创建档案对文件归档的冲突和应对措施

郭志敏

作为中职卫校，经常要开展有关创建迎检工作，整理大量创建档案，迎接上级机关的检查验收。但同时也对文件归档工作造成了冲突，本文就创建档案对文件归档工作的冲突和应对措施进行探究。

1 创建档案的分类和特点

1.1 上级对中职卫校的年度责任目标考核。每年度上级单位对学校下达的工作责任目标、党建目标等，是对全年业绩的整体考评，关系到本单位在系统的排名和成绩。特点是每年必查，检查时间一般安排在年底或翌年三四月份。但档案整理工作一般于年初开展，由于这些迎检工作没结束，很多文件原件需要备查无法归档，延迟了文件收集时间，对文件归档工作造成一定的影响。

1.2 关系学校办学的评估工作。省教育厅、省卫生厅下达的教学质量评估、专业设置认定等工作，特点是时间跨度大，材料范围广、数量多。需要近一年的筹备时间和近三年的材料，往往检查完第二年还要复评，时间跨度两年多，创建档案达到几百盒。

1.3 关系学校荣誉的创建迎检工作。如文明单位、园林单位、平安建设先进单位等对学校打开知名度有助推作用的各种创建工作，主要特点是迎检时间不定，创建档案时间跨度大，对文件归档工作也造成不小的冲突。

2 创建档案对归档文件整理的冲突

2.1 创建档案的性质对文件归档工作的冲突。创建档案具有应对性和临时性的性质。应对性是指由于学校平时对有些业务工作应形成的文字材料重视不够，在对照评估指标体系时，发现许多工作没有留下文字材料或有些工作根本就没开展。为了顺利通过评估，不得不投入大量的人力、财力进行补充、加工、拼凑，使文字材料的真实性和原始性受到影响。临时性是指检查过后，创建档案缺乏相关制度对创建档案的归属和管理进行规范，影响了创建档案的及时完整归档。

2.2 创建档案的标准对归档文件整理工作的冲突。创建档案都是按照评估标准进行整理的，不是真正意义上的档案，根据《河南省档案局〈归档文件整理规则实施细则〉》，归档文件应采用“保管期限—年度—组织机构”或“保管期限—年度—问题”等复式分类法进行分类。因此，创建档案需要按照档案管理程序重新分类整理才能转化为文书档案。

2.3 创建档案的保管对归档文件整理工作的冲突。创建档案是学校业绩的综合展示，具有重要的归档价值，但创建档案往往为增加分值，投入一定财力对形式进行包装，采用统一文件盒、统一盒标、内容全部装订成书等形式，检查后作为经验范本进行陈列，在较长一段时间内不能按期归档，影响了文件归档工作的完整性。

3 将创建档案与档案管理工作有机结合，促进档案管理规范化建设

3.1 抓好创建材料原始积累，保障归档文件的质量。在各项创建工作中要拉升标杆，提升工作质量，抓好各项工作的落实，加强原始资料的积累，对材料的质量进行严格把关，为成功创建打下良好的基础，推动档案工作规范化建设再上新台阶。

3.2 实行备份制，保障创建材料及时归档。为避免创建档案中文件原件不能及时归档，应将创建档案中的原件进行复印备份，复印件用于装订或利用，原件备查，迎检结束后，把迎检材料盒转入陈列室供展示，原件移交档案室正常归档。

3.3 增强档案规范化意识，保障档案工作机制。各项创建工作关系到中职卫校的长远发展，既是挑战也是机遇，应以此为契机，建立健全档案管理机制，提高管理效能。一是要提高档案管理层次。校领导要高度重视，将档案工作纳入到学校全局工作中，建立健全档案管理机制，各部门要强化责任意识，把创建工作同档案管理工作紧密结合起来。二是加强档案人员队伍建设。要对参与创建人员进行归档知识培训，进一步增强档案管理意识和大局意识，提高工作质量。三是加强跟踪指导。档案部门要主动参与到创建工作中，对创建档案管理情况进行跟踪指导，对存在问题进行及时纠正，对重要材料及时进行收集和保管，确保创建档案的完整及时归档，为学校的发展作出应有的贡献。