高职高专院校档案信息化管理的思考

李红兰

人类社会进入二十一世纪，也就进入了信息技术和网络技术的广泛应用时期，在以互联网为代表的信息技术突飞猛进的基础上，作为记录历史的档案，应用计算机及网络对档案信息进行采集、存储、检索、分析、传输，以及在网络上建立档案目录中心、全文中心等数据中心在网络上公布查询，让高校师生可通过网络快捷、准确、全面地获取所需的档案信息。档案信息化管理已经成为档案工作发展的趋势和新要求。面对机遇，如何克服高职高专院校起步晚、底子薄、管理水平低的困难，借助学校的网络建设工程，全力提高院校档案管理的信息化水平，是每一个高职高专院校档案人应该去思考的问题。

1 目前高职高专院校档案信息化管理面临的困难

1.1 信息爆炸带来了工作量的剧增。高校扩招后，学生和教职工的数量急剧增加，学生的学籍档案、教职工的人事档案、学校的各种重大活动等信息量呈爆炸式增长，档案内容更新更快，载体形式更趋多样。这就加大了档案信息的采集、鉴别、编辑的难度。过去以纸质为载体的学校档案管理模式已经很难达到当前的各种需要。

1.2 体制不健全阻碍了档案管理信息化的进程。高职高专院校的档案一般没有统一的机构管理，形成了文书档案、科研档案、人事档案、财会档案、设备档案归属不同业务部门各自管理的局面，造成人力物力的巨大浪费，阻碍了档案管理信息化的进程。

1.3 档案从业人员的素质不高制约了档案管理信息化的进程。高职高专院校档案管理的业务人员大多不是从事档案管理的专业人员，他们学历层次不高，不具备必要的专业技能，年龄结构也不尽合理。有些人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，不是学校的大事。同时，档案管理又由原来的手工管理转变为信息化管理，更是客观要求从业人员必须成为不仅要具有扎实的文化底蕴、一定的外文功底，还要懂专业的档案管理知识技能，还必须懂计算机管理技术和法律法规的复合型人才。而所有这些知识和技能都是目前高职高专院校的档案管理人员所缺乏的。

1.4 经费不足导致档案管理信息化建设滞后。目前，教学和科研是高职高专院校经费投入的重点领域，而档案管理方面经费的投入相对较小，这样信息化管理所必需的计算机的硬件和软件的采购就无从谈起，即使有了一定数量的计算机和电子存储器对档案进行信息化管理，但经费的缺乏，也使这些软硬件系统得不到即时的更新和升级，从而影响档案信息化管理的质量。当前很多高职高专院校的档案管理依然停留在手工检索、纸质载体阶段。经费投入上的不足是高职高专院校档案信息化管理落后的重要原因。

2 高职高专院校档案信息化管理的重要意义

2.1 高职高专院校档案信息化管理有利于维护学校教职员工的切身利益。首先，高职高专院校档案信息化管理使得学术档案更加丰富，为学校教师的教学和科研提供了充裕的学术资料。其次，完备规范的师资档案，为教职工定岗晋级提供翔实的依据。最后，对于即将踏出校门，走入社会的广大毕业生来讲，有了信息化的个人学籍档案，对他们应聘求职，找到理想工作有着更加重要的现实意义。

2.2 高职高专院校档案信息化管理是学校正规化、现代化发展水平的标志。当下，各个高校都在加快学校的现代化发展水平，而在建设现代化楼堂馆所等的同时，建设高度信息化的档案管理制度，是一个学校正规化、现代化发展水平的标志。建立了信息化的学校档案管理制度，必然大大促进高职高专院校的教学、科研、人力资源管理和学生管理等各方面工作，提升学校管理水平，使学校成为教书育人、科学研究以及服务社会的现代化高职高专院校。

2.3 高职高专院校档案信息化管理有利于和谐社会的构建。目前的信息化时代，科学技术作为推动社会发展进步的第一生产力，对社会的物质文明和精神文明建设越来越起到决定性的作用。而高职高专院校作为科学技术的资源集中地，作为培养实用技能型人才的基地，建设信息化的档案管理制度，就能使学校的科学技术资源更容易被社会共享，从而更好地促进社会的发展进步，有利于和谐社会的建设。

3 高职高专院校推进档案信息化管理的方法

根据高职高专院校档案信息化管理面临的困难，我们必须正视这些不利因素，在思想上、体制上和投入上下功夫，切实找到提升高职高专院校档案信息化管理水平的方法。

3.1 加强学校档案信息化管理的制度建设。完善的、切合实际工作需求的档案信息化管理的制度和规范标准，是高职高专院校档案信息化管理工作能够安全、高效、有序推进的必要条件。因此，从行政和技术两方面规划高职高专院校档案管理的信息化建设，制定一套严密、高效的工作制度，是一切工作的重中之重。第一方面在行政组织保障上，学校应根据自身情况，组织设立学校档案信息化管理的组织协调机构，能统一、高效地协调学校各个部门重视开展档案信息化管理的工作。第二方面从技术上要强化数字化档案的采集、保存和利用的工作。首先，数字化档案的采集主要通过互联网完成，由于大多数学校的校园网的建设已经比较完备，因此，各部门在完成电子文件的形成和归档后，必须及时通过互联网传给档案管理部门一份，形成一个习惯的机制。其次，数字化档案的保存，要把文件制作和编制检索同步进行，对存储器的容量性能要有明确的限定，对保存的操作规范和安全措施也要有明确的标准，这样才能保障数字化档案的安全有序保管。最后，在数字化档案的利用上，也要制定明确的调阅权限，按规定办事，使得档案的利用既高效又安全。

3.2 更新服务理念，拓展服务范围。要想显著提升高职高专院校档案信息化管理的水平，必须是以档案管理人员的观念更新作为重要的前提，要向旧式的手工档案管理的模式告别，以新的信息服务理念作指导，确立积极创新的思维以及主动服务的思想。有了思想观念上的主动创新，就有可能拓宽档案管理工作的服务范围，不仅为本学校的每一位教职员工提供高质量的档案管理服务，还要把学校掌握的科学技术资源，推广到全社会当中，为我国的社会主义现代化建设添砖，为和谐社会的构建加瓦。

3.3 加强电子文件归档管理，丰富优化馆藏。根据档案管理要求，对不同类型载体档案（如，纸质档案、照片、录音及录像档案等）进行数字化处理和转换，加强对各类有参考和凭证价值档案的收集，做好重大活动、重点建设项目和重大科研项目档案的收集工作，注意征集接收能反映本单位专长和特色、本单位历史沿革等的档案材料，优化馆（室）藏的档案结构。加强对高校电子文件真实、鉴定、著录、归档工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理方法。使不同类型档案信息资源都能充分发挥应有的功能。

3.4 提升个人素质，创新服务手段。高职高专院校档案信息化管理离不开具有良好的专业技能的高素质人才，只有拥有了一定专业素养的人才，才有可能依托现代信息技术去创新档案服务的手段，提高档案服务的质量。因此，高职高专院校在引进专业的青年人才的同时，要定期举办现代档案信息化管理知识的培训班，建立档案管理人员定期进修学习制度，为学校的档案信息化管理提供良好的人力资源保障。并且提高档案管理人员的政治素质与工作责任感；提高学历层次；加强经验交流，探索档案工作规律和信息化管理方法。有了具有现代档案管理以及信息技术的专业人才，就能够丰富档案管理的服务手段和为高校的发展提供更好的服务，比如，网上档案检索、在线服务、电子文档自动上传采集等新式服务手段。

3.5 增加经费投入，保证档案信息安全。现代信息化的档案管理系统除了需要计算机、服务器以及电子存储设备等以外，还需要一些专业的档案管理系统和数据管理的软件，这些都需要较多的经费投入。因此，高职高专院校要满足档案信息化管理必需的经费，为档案信息化管理提供必要的资金保障。有了充足的资金保障，就可能提高电子档案的安全性，一方面建立严密科学的管理制度，对电子档案实行全过程的监督、检查和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效。另一方面采用一些技术措施，如，加密技术、防写技术、访问权限控制技术等提高档案信息的安全性。另外更要严格执行《保密法》、《档案法》，强化安全防范意识，做好安全保障工作。

总之，高职高专院校档案信息化管理工作不仅是高校现代发展水平的标志，关系到高职高专院校自身工作的各个方面，更对整个社会的资源共享、文明进步有着重要的现实意义。档案工作者要更新观念、加强业务学习、创新工作方法和手段，在学校有关领导和部门的支持下，一定能把档案信息化管理工作推进到新的水平和高度。