试论“大数据”环境下档案人应有的思维方式

张军

资金投入和资金保障是档案信息化和电子档案工作最重要的话题之一。俗话说得好，“巧妇难为无米之炊”。没有资金保障，要实现档案信息化是办不到的。因此，加大档案信息化的资金投入是电子档案建设的重要保障措施之一。“按照国家档案局、河南省信息化工作领导小组要求，各级档案部门应积极向财政部门反映，要求落实有关资金扶持政策，加大信息化资金投入。按照信息化目标考核要求，出台政策，强力推进，为档案信息化顺利推进创造条件。”

那么，是不是只要有了档案信息化投资，加大对档案信息化的资金投入，就一定能够使电子档案建设取得理想的实际效果呢？回答不是肯定的。绝不是有了资金保障档案信息化、电子档案建设就一定能达到我们预想的目标。必须清醒地认识到，档案信息化并不只是买几台计算机，装几套软件，录一些数据，扫几张图片那样简单。对于档案信息化和电子档案建设来讲，更重要的是转变我们的思维方式，使档案工作者逐渐具有信息化思维、技术性思维和商业化思维。这是因为“人的任何行为或活动，都离不开思想的指引，一个人的思维方式决定其行为方式”。

在思维与行为的关系上，“存在方式决定思维方式，思维方式决定行为方式，用一句通俗的话说就是物质决定意识，意识决定行为”。有什么样的思维方式，就有什么样的行为方式。要想改变行为方式，就要改变思维方式。思维方式不变，行为方式不可能改变，或者说不可能从根本上进行改变。“大数据”环境下，要求我们有适应“大数据”的行为方式，首先就要求我们有与之相适应的思维方式。信息化思维、技术性思维和商业化思维就是与“大数据”相适应的思维方式。

1 信息化思维

信息化思维，就是在一切档案工作中用信息化视角认识事物、用信息化方法分析矛盾、用信息化手段处理难题。

“信息化思维”源自“信息化意识”。我们可以将“信息化思维”看作是人们“信息化意识”的一种综合反映，即用信息化的视角来观察、认识、分析和处理档案工作中的各种问题与困难，进而实现档案工作与信息化的有效结合。档案工作者如果具备了“信息化思维”，就能够更好地在工作中推进档案信息化对传统档案行政管理、档案实体管理、档案事务管理的改造，就能够更加主动接受信息化带来的新生事物、提出的新要求，就能够善于运用信息化技术来设法提高传统档案工作的质量效率。思维模式决定行为模式。如果档案工作人员没有“信息化思维”，仍然热衷于传统手工管理档案的工作模式，将使用计算机、使用网络、使用OA，认为是多余，是负担，是多此一举，在实际工作中放着信息技术设备不用，仍然沿用非信息化的工作方式，或者要求年轻人用，年龄大的人不用；又或者要求一般工作人员用，领导同志不用，那么再多、再先进、再智能化的信息化设施都只是摆设，丝毫没有价值。

现在，基层档案机构的工作人员中，传统思维仍然占据主导地位，只有少数一些专业技术人员具有“信息化思维”。从决策者的层面看，由于“思维方式决定着人的最终行为方式，传统的线性思维，迷信经验，对于材料和信息的处理简单化，在决策过程中的主观性和片面性，往往做出错位的决策”。从一般工作人员的层面看，有的档案工作者仍然习惯于传统工作模式，配备的计算机只是用来打字的打字机，上网也只是看看新闻，聊聊QQ；有的则错误地认为档案信息化工作是懂得信息化技术的专业技术人员的事情，从不考虑在自己的业务上如何运用已有的信息技术；还有的人因为年龄、文化程度、工作繁忙等客观条件的影响，有意回避应用使用信息化技术与设备。不少人对档案信息化还存在一些狭隘、片面的认识。这些非“信息化思维”造成的影响使得我们花费巨资购买的先进档案信息化设施、设备，利用率不高，效率低下，浪费巨大。

2 技术性思维

信息化是一种依托信息技术、依赖技术人员、依靠技术进步的生存发展模式。技术性思维与逻辑性思维是两种不同的思维方式，两者相辅相成。逻辑性思维，考虑的是因为什么，所以必须怎样，即由因到果的关系。而技术性思维要考虑的则是有了这个因之后，怎样才能实现这个果，即具体该怎么做的问题。在档案信息化问题上，逻辑性思维考虑是因为信息化对档案工作有利，是历史发展必然，所以要实现档案信息化。而技术性思维要回答的则是如何才能实现档案信息化的问题，也就是在档案信息化过程中，必须提出可以具体操作的技术性方案。在档案信息化经费保障上，逻辑性思维考虑的是要不要经费、如何要经费的问题，技术性思维考虑的则是如何花的问题。

根据思维与行为的关系，可以肯定“技术性思维不仅占据着人的思维方式，而且占据着人的行为方式”。过分强调“技术性思维”或“逻辑性思维”都是一种片面性的思维方式。在档案界，在档案信息化问题上，我们不缺少做不做、要不要钱的“逻辑性思维”，缺少的是如何做、如何花钱的“技术性思维”。在我们身边敢要钱，会要钱，却大花冤枉钱的事例并不少见。这就是因为我们缺少懂得信息技术、具有信息技术背景的技术人员，以及详尽而周严的“技术性思维”。

3 商业化思维

商业化思维又叫做商业化运作思维，其核心就是一种成本效益观念。

关于商业化有许多不同的定义。有人认为“所谓商业化，是指企业目标利润化、主人行为规范化、激励机制市场化、经理聘选竞争化与资产管理商业化”。也有人认为“所谓商业化，是指它不是财政功能，即不是无偿的，而是以盈利为目的的”。还有人认为“所谓商业化，是指搜集盈余产品到生产物品以作商业售卖的转化过程”。归纳起来，“商业化是将对生产有利的一切社会活动扩大成为商品或者服务并且在人们之间进行等价交换，用经济方法帮助人们从事对生产有利的一些准备以及有创新的活动”。而商业化思维则“可以理解为是围绕一个主体或中心，运用周边的各种有利因素，快速而高效地推动主体或者中心的运转，实现该主体或者该中心的价值；而且推动主体或中心快速而高效运作的所有因素也均可以被商业量化成一种商品进行市场交换”。商业化思维对企业来讲，是天经地义的，对事业单位性质，依靠财政投入运营的档案局（馆）并不完全适用，但在档案信息化工作中，却有着不少可以运用商业化思维的地方。在档案信息化中运用商业化思维就是要树立强烈的成本效益观念，注重信息化资金投入的效益，防止盲目投资，盲目上项目，盲目购设备，盲目买软件。总之，在信息化方面，我们应当向企业学习，精打细算地花好每一分钱。

综上所述，在“大数据”环境下，“企业和市场像猎豹一样永远拥有敏锐的嗅觉，当企业和市场进入到对‘大数据的实施和行动阶段后，处理非结构化数据库工具的先进性、方便性得到了越来越多的认可。档案信息化也应从中吸取经验，接受‘大数据工具处理非结构化数据库的技术和理念，从海量档案信息中筛选、整合、获取关键信息满足用户需求”。而这经验的核心，就是转变思维方式。在档案信息化和电子档案建设过程中，档案人要转变现有的思维方式，逐步确立信息化思维、技术性思维和商业化思维，并在实践中学会主动运用信息化思维、技术性思维和商业化思维。