过程性文件现行价值的质疑

唐莉++桑毓域

摘 要：文章对吴品才教授认为过程性文件经历了现行期，存在现行价值的观点提出了质疑。提出过程性文件具有“时间共生性”这一特性，并从“现行期”的定义和文件运动的内因两个视角，分析得出过程性文件没有现行期。进而通过分析“现行价值”的概念内涵，得出没有现行期的过程性文件，也不具有现行价值的结论。以期达到，对过程性文件现行期和现行价值的研究，不单是理论问题，而从管理实践上也要进行更加深入的思考和研究的目的。

关键词：过程性文件；现行期；现行价值

Abstract：In this study， the viewpoint from Wu Pincai that procedural documents go through the existing use period， having the existing use value will be deliberated. This paper presents that procedural documents have the characteristics of times symbiosis， as well as analyzes that procedural documents have not experienced the existing use period by views of the definition of the current period and the internal cause of file movement. This paper further concludes that procedural documents， which have not the existing use period， have not the existing use value also. In order to achieve the target that more in-depth thinking and researches are needed in the management practice of procedural documents.

Keywords：Procedural documents；The existing use period；The existing use value

在文件运动规律研究中，大多数文件在做线性运动，是从文件第一阶段到文件第四阶段，逐一进行的。但也有某些特殊的文件，“在文件顺向运动的大潮中，有时又会发生某些文件跳过某一运动阶段而直接进入后面几个运动阶段的现象，我们将其称为文件运动的跳跃形式”。[1]随着文件运动问题的深入研究，吴品才教授提出了一系列自己的观点。吴教授认为，类似录音录像这样的过程性文件运动，不属于文件运动的跳跃形式，也存在现行期，发挥了现行作用的观点，笔者认为值得商榷。

1 过程性文件没有现行期

过程性文件是伴随着事件的发生，而同时产生的一种文件类型，是“记载和反映社会实践活动开展过程的文件，如会议记录、照片、录音等”，[2]这类文件的特点是，文件记录的是社会活动的某一个瞬间。例如会议记录，会议结束时“记录”也随之完成，照片、录音和录像也具有这样的特点。在文件运动规律研究中，认为某些文件可以从制作阶段，跳过文件第二阶段，直接进入到第三或第四阶段。过程性文件运动大多属于跳跃形式，因为很难找到它们的现行阶段。但吴教授认为，过程性文件并没有做跳跃运动，也按部就班地经历了文件的四个阶段，有现行期。他指出：“文件制作形成后，首先处于现行期，现行使命完成后，可能进入半现行期，继续运动至一定时候就可能进入非现行期，文件的这种线性运动必须按部就班地逐个前行，不应也不可能出现跳跃，这是普遍规律，而不是一般规律，无一例外。”[3]笔者认为，这里有必要首先对“现行期”这一概念进行深入分析。

现行期指：“文件的现实使用阶段，文件在法律上正式生效后即进入这一阶段。此时文件处在传递、运转、承办和执行过程中。作为社会活动的工具，起着交流思想、表达意志、传递信息的现行作用，显示的是现行价值……”[4]从这一定义中，我们可以得出以下两点理解：第一，文件进入现行阶段的前提，是要经历制作期。因为文件不可能凭空出现，在正式使用之前，一定存在制作阶段，从而形成文件实体。第二，“此时文件处在传递、运转、承办和执行过程中”，这意味着，此时“文件针对的社会活动正在进行”。[5]这两点是判定文件现行期的关键要素。我们判断过程性文件是否存在现行期，也主要从这两个要素入手。具体地说，是要看过程性文件在自身的运动过程中，是否存在这样一个阶段：在经历了制作期之后，文件上所记载的社会活动正在进行，此时文件处于现行期，文件对原形成者（包括接受者）存在现行价值。

值得注意的是，相比于其他文件，过程性文件在制作阶段存在“时间共生性”这一特性。过程性文件的制作过程，与其对应活动的开展过程，在时间上满足共生关系，即过程性文件的制作与完结，跟与之相对应的社会活动的产生与完结，在时间上保持一致性，这是其他文件所不具备的。因为，对于过程性文件而言，它们只能伴随活动的发生而制作，必须与该活动发生在同一个时间段内。我们很难想象，会议是在上午召开，而会议记录是在下午撰写完成的。事实上，过程性文件的制作与该活动的发生不仅满足时间上的共生性，甚至绝大部分还满足空间上的一致性。但随着科技的进步，可以实现某些时候，过程性文件的制作与该活动的产生在空间上的剥离，这里就不再赘述了。相反，其他文件则不一定要满足时间共生性，甚至可以说绝大部分文件，都不是在同一时间进行的，即文件上所记载的内容，往往超前于文件内容所针对的社会活动，这也是现行文件能够“指导”社会活动进行的前提。

依照文件运动规律，文件在制作阶段完成之后，才会进入文件现行使用阶段，但由于过程性文件的“时间共生性”这一特点，导致了文件在制作完成之时，也是该活动同时结束的时刻。也就是说，文件刚刚经历了制作期，还没能进入现行期，文件上相对应的活动就不存在了。此时，并不符合文件现行期的定义。

此外，我们知道文件之所以可以向前运动，并非表面上人为地随时间和空间变化，实际上是由文件内部的矛盾运动决定并推动的。而从文件内部矛盾运动的角度来看，也很难找出过程性文件存在现行期的动因。因为，一旦过程性文件制作完成之后，人们的主体需求就变成了“希望通过文件内载录的原始信息了解某一已结束的社会活动的历史原貌”[6]（文件第三阶段的主体需求）而非“为对现行社会活动进行管理，要求文件发挥控制功能和依据功能”[7]（文件第二阶段的主体需求）。也就是说，人们的主体需求，是从文件制作阶段直接过渡到文件第三、第四阶段的，并不存在文件现行期所对应的主体需求。而“文件的属性”与“主体需求”两种要素相互依存，若某一阶段主体需求缺失，也就不存在与之对应的文件属性了。因此，对过程性文件而言，不存在文件第二阶段相对应的主体需求，所以过程性文件并没有现行期。

针对过程性文件制作期和现行期可否重叠的问题，吴教授认为：“这些会议记录、照片和录音材料等在形成时就发挥着现行价值，可以认为现行价值的发挥和文件形成是伴生的，两者合二为一，文件的设计制作形成和纵向运动的第一阶段相伴而行。”[8]（吴教授认为，文件纵向运动第一阶段，指的是文件的现行使用阶段，而非文件运动规律中的制作阶段。）“这里的‘相伴而行或‘伴生并不是指两个运动阶段的发生是并行的，它们仍然与我们所指的线性运动规律一样，是按部就班地逐个前行，制作形成阶段在先，现行期在后，因为如果文件没有制作而成，何来文件现行价值的发挥和文件的现行期。所谓伴生，如同档案是社会实践活动的伴生物一样，因为社会实践活动的开展，才会伴生有档案的形成，而不是因为档案的形成，才有社会实践活动的开展，我们发现，这些文件的现行期持续时间通常都较为短暂，而它们的制作形成时间一般也较为短暂，所以，在较宏观的时间跨度上，笔者认为这样一类文件的这两个运动阶段似乎可以合二为一……”[9]

笔者认为，这里将文件“制作形成阶段在先，现行期在后”类比成“档案是社会实践活动的伴生物一样”，是伴生关系，存在一定的问题。实际上，档案与社会活动之间所满足的关系，是逻辑上的先后关系，而文件制作期和现行期则是时间上的先后关系。逻辑上，因为社会实践活动的开展在先（因），才会伴有档案的形成在后（果）。而我们却不能说因为文件有制作期，所以文件有现行期，二者同属于文件的属性范畴，不存在逻辑上的因果关系。如上文现行期的定义所述，文件制作期和现行期，满足且必须满足时间上的先后关系，并不能重叠。虽然，吴教授也认为二者是“按部就班地逐个前行，制作形成阶段在先，现行期在后”，但从宏观的时间跨度上也不能视为合二为一。因此，过程性文件的现行期持续时间并非短暂，而是并不存在，这种将两阶段可看似合二为一的观点，也难以解释清楚。

2 过程性文件没有现行价值

我们知道文件的现行价值，指的是“文件内容针对的活动正在进行之中，文件对原形成者（包括文件接收者）的初始价值”。[10]这一概念，不是针对文件的利用主体来区分的，而参照的是文件本身内容所针对的活动的进行情况来区分的。为了更好地探讨过程性文件究竟存不存在现行价值这一问题，笔者认为，有必要先对“现行价值”这个概念进行深入分析。

实际上，“现行”这一范畴中的概念，如“现行文件”、“现行期”、“现行价值”和“现行作用”，都是在某一特定的阶段中，文件属性的一种反映。现行价值，可以理解为，在现行期这一特定的时期中，主体需求对文件客体属性相互间存在的一种肯定关系，并在相互的关联中，文件所体现出的价值。同时，这种价值又因为文件的内容和面向的利用主体的不同，表现出了行政管理价值、法律价值、财务价值和科研价值等第一价值。

现行价值，既然属于“现行”这一概念范畴，也就意味着：“现行价值是以文件的现行属性对主体及其需要的满足为基础的，所以与现行价值相对应的均是现行文件，它们始终处在生效与执行的状态及过程之中。而处在制作形成阶段的文件，由于还没有进入到现实执行状态，不能视作现行性文件……”[11]只有处在现行期的文件，才会具有现行价值，才能显示出现行作用；没有现行期，或是不处于现行期的文件，是无法体现出现行价值的。就文件本身内容针对的活动情况来划分，如上文所述，文件内容所针对的活动的开展过程，与过程性文件的制作期完全重合，过程性文件并没有现行期，而制作期和现行期又不可以重叠。因此，没有现行期的过程性文件，也是没有现行价值的。

但吴教授曾举例说明过程性的现行价值，他认为：“如果作录音记录将限制讲授的内容，而不作录音记录则学者认为可以自由地发挥，尤其是一些暂未公开的和个人的观点。在此，我们明显看到在社会实践活动的开展过程中录音记录对活动开展的推动和制约作用，这难道不是在发挥现行价值吗？”[12]

但笔者认为，将“如果作录音记录将限制讲授的内容，而不作录音记录则学者认为可以自由发挥”看做是对活动的制约作用，未免缺乏说服力，且混淆了“录音行为”对活动的约束作用，并非“录音”文件自身。我们可以试想以下两种情境：一是，学者在讲授之前被告知会进行录音，但实际上并没有真正录音，也就是说“录音行为”假设存在，但“录音”并不存在，此时会限制学者的讲授内容。二是，学者在讲授之前没有被告知会进行录音，但实际上录音了，这样的结果并不会约束到学者讲授的内容。而此时“录音”文件是存在的，但对学者而言“录音行为”并不存在。由此可见，真正对学者起到制约作用的是“录音行为”，而非“录音”文件本身。

对此，吴教授曾给出另一种情境，并进一步论证说：“如果在录音时当事人一旦知道录音设施是有故障的，不能正常录音的，即貌似在录音，但没有录音文件或事后的录音档案形成，又如何呢？此时当事人自然就会不受影响地发挥，可见，只有录音行为，没有录音文件的生成，就不会产生现行制约作用，所以，对活动开展产生影响的是录音文件，而不是录音行为……”[13]这一论述的逻辑错误在于，学者一旦知道录音设施是有故障的，不能正常录音，那么实质上“录音行为”也就不存在了，与上文论述的第二种情境的结论一致。这里，对录音这种过程性文件的现行价值的讨论，略显牵强的原因在于，实际上它并没有现行期，也就没有现行价值。试图将现行价值套用在过程性文件上，也是难以合理解释的。

3 总结

过程性文件与一般文件相比较，具有相对的特殊性。如果依据文件运动理论：文件的运动从表面看是随着时间迁移的空间变化，但是，其实质是文件价值关系（即文件的价值主体和价值客体）相互作用推动的运动形式。基于此，对于过程性文件运动阶段，以及附着于每个阶段的价值体现的研究就显得非常重要。文件生命周期理论认为：处于不同阶段的文件价值不同，因此也对应着不同的管理手段。基于这种思想，对于过程性文件现行期和现行价值的研究，不仅仅是个理论问题，从管理实践上我们可能也要进行更加深入的思考和研究。

参考文献：

[1]何嘉荪，潘连根.论文件运动的特殊形式——跳跃与回流[J].档案学通讯，2000（3）：10～14.

[2][8][12]吴品才.文件纵横运动论[M].北京：中国档案出版社，2002：188.

[3]吴品才.论文件运动跳跃与文件管理跳跃[J].档案学研究，2005（2）：7～10.

[4]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究[M].北京：中国档案出版社，1999：84.

[5]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究[M].北京：中国档案出版社，1999：42.

[6]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究[M].北京：中国档案出版社1999：218.

[7]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究[M].北京：中国档案出版社，1999：216.

[9][13]吴品才.质疑“文件跳跃运动实例分析”——与仇壮丽同志商榷[J].浙江档案，2008（4）：12～15.

[10]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究[M].北京：中国档案出版社，1999：239.

[11]张锡田.论文件的初始价值[J].档案学通讯，2006（3）：37～39.

（作者单位：天津师范大学 来稿日期：2014-02-18）