论数字环境下高校教学档案资源的开发与利用

段 红，李小云

（怀化学院 政法系，湖南 怀化 418008）

高校教学档案作为高校教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录，对促进和提高高校的教学管理、教学工作、教学交流、教学质量有着重要的作用。随着社会的发展和科技的进步，特别是以计算机技术为核心的现代化技术不断渗入到社会各个领域，传统纸质教学档案的利用形式已完全不能适应新形势的需要，高校教学档案部门如能依托计算机和网络技术构筑信息化、网络化服务的大平台，为用户提供更快捷、更方便地信息化服务，这将是高校档案部门迎接信息时代挑战的重要举措。高校教学档案资源的信息化、网络化将是高校教学档案工作发展的一个方向，也是开发高校教学档案资源的有效途径。因此，数字环境下高校教学档案资源的开发与利用势在必行。

一、数字环境下高校教学档案资源开发与利用的优势

数字环境下高校教学档案资源的开发利用具有的优势，是传统环境下无法比拟的，如表1。

表1 数字环境下高校教学档案资源与传统环境下高校教学档案资源的利用比较

二、数字环境下高校教学档案资源的开发与利用的现状

（一）高校教学档案资源保障体系不完善

1.教学档案的收集、归档困难。因高校教学方式的灵活性以及高校教学档案管理制度完善情况参差不齐，以至于教学档案材料收集不完整，新型载体的电子教学档案，因得不到档案人员的重视，收集方法欠妥，造成收集归档的电子档案不全。

2.高校档案部门编研工作滞后。第一，从教学档案的内容上看，编写的教学档案信息种类单一，未建成开放式的教学档案资源信息库。第二，从教学档案的方式上看，档案部门未充分利用网络资源。第三，从教学档案的形式上看，档案部门由于未充分运用现代化教育手段和教育模式，以至于档案工作者无法通过计算机网络更好的开发高校教学信息资源。

3.档案部门基础设施落后。由于学校投入不够、硬件不足，致使教学档案部门的硬件基础设施匮乏。

（二）高校教学档案资源共享体系不完备

1.教学档案信息资源数字化进程缓慢。高校教学档案资源丰富，数字化工作量大，需要大量的档案专业人员、计算机专业人才以及设备，而高校各部门对教学档案资源的重要性认识不够，管理意识不强，投入使用的基础设施落后等原因而很难实现，严重影响了档案资源数字化建设的进程。

2.高校档案部门提供的检索途径单一。高校档案部门不少高校档案馆由于检索手段落后，尚未真正实现主题检索或内容浏览检索。

3.高校教学档案数字化过程中的网络安全存在隐患。互联网是一个开放的网络，而高校档案数字化的建设完全依赖互联网，虽然我国大多数院校都在其内部建立了校园网，并通过电子邮件、网关和防火墙与互联网相连，但文件很容易受到病毒的袭击，容易导致数据丢失，甚至造成网络瘫痪。

（三）高校教学档案信息资源服务体系不健全

1.档案人员思想观念传统，服务意识落后。高校档案管理中普遍沿袭 “重汇集轻开发”、“重保管轻服务”的传统管理模式，使教学档案在专业整合、学科优化等方面的参考、服务作用不能很好地发挥，制约着教学档案资源的开发利用，影响着其利用率的提高。

2.档案人员专业素质不高，研发能力不足。在我国高校中，大部分档案人员对计算机等现代设备也只限于软件操作和文书处理，能够深层次开发档案管理软件和进行程序设计的人员很少。

3.档案人员与利用者缺乏互动沟通平台。在现实环境中，由于缺乏档案人员与利用者之间的互动沟通平台，档案利用者的利用需求信息难以进行统计，档案人员很难做出相应的举措，来及时更新利用率较高的信息资源。

三、数字环境下高校教学档案资源开发利用的对策

（一）建立完善的高校教学档案资源保障体系

1.丰富和优化教学档案的收藏结构。第一，高校档案部门要建立健全的档案管理网络体系，不断完善教学档案管理制度，采取及时收集、补充收集、跟踪收集等措施，确保档案完整齐全、准确、系统。第二，加强档案人员的收集意识，尤其是对教学档案的电子文件的收集，在这一方面可以参考国外高校的做法，如制定详细可行的电子档案归档管理办法。

2.加强和完善教学档案的编研工作。教学档案的编研活动，不同层次和性质的学校应根据其教学工作的性质和任务等需要进行。如针对每年的职称评审工作，可编制 《优秀课程建设一览表》等，为教师职称评审工作所用；针对教学评价、评估等中心工作，可及时编制部分教学档案基础数字汇编，如 《本科生优秀毕业设计汇编》等。

3.加强基础设施建设。第一，各级政府对高校教学档案数字化建设提高重视程度，加大对高校教育的经费投入，以便高校有可靠的资金投入档案数字化建设；第二，高校要想法设法多方筹集资金，投入专项资金进行档案数字化建设，通过经费投入的增加，逐步配置必要的档案安全保护设施和必要的计算机设备，进一步完善基础服务设施，不断提高高校教学档案开发利用现代化水平。

（二）建立完备的高校教学档案资源共享体系

1.加快推进教学档案资源数字化建设。推进教学档案资源数字化，建设各类教学档案信息资源数据库是进行网络化服务的前提和基础。由于教学档案资源丰富，数字化工作量大、任务重，需要分阶段、分层次，按照轻重缓急、保障重点，注重发展的先后关系来进行。第一，可根据教学档案的特点及实际需要，建立和完善教学档案信息资源数据库，如学生信息数据库等；第二，利用扫描、压缩和媒体格式转换等技术手段，逐步将馆藏原有的各类档案实体文件包括纸张、照片、声音和图片等，组织成具有有序结构的档案信息数据库，形成网络化流媒体资源。第三，在建成的数据库基础上按照档案利用的常见模式加工成各类档案数字产品，及时上载到网络数据库中，为档案用户提供科学有效服务奠定坚实基础。第四，多方面、多角度采集整合电子档案资源，为不断更新和丰富档案信息网络资源提供先决条件。总之，应想方设法尽早实现高校档案馆藏数字化、文档处理一体化和信息传输网络化。

2.提供多途径检索，便于利用。档案部门为了能给利用者提供及时、高效、准确的档案服务，当务之急是加强档案检索工具建设和建立档案目录中心。在有条件的高校档案馆（室）可以建立教学档案目录中心，将本地区、本系统乃至全国各大高校保存的教学档案资料，通过实体分散、目录集中的方法汇集起来，以最大限度地实现教学档案信息资源共享。高校档案部门要逐步实现教学档案的辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使教学档案检索途径更加多元化，便于用户查询利用。

3.建设网络安全体系。第一，加强网络工作人员的安全管理。针对网络安全的脆弱性，不仅需要在网络设计上完善系统的安全保密设施，增强安全服务功能，还需要大力加强网络安全管理。第二，保证网络安全技术和产品的先进性。为了确保计算机网络系统的安全性，还必须采用一些先进的产品和技术来应对安全漏洞问题。

（三）建立健全的高校教学档案信息资源服务体系

1.转变传统观念，提高服务意识。第一，转变传统观念，重视开发利用。第二，保持积极的服务心态，克服消极传统文化心理。档案人员应将利用方向分为公务利用与个人利用两个方面。公务利用，例如学位点授予评估、本科教学工作水平评估等是部门或学校上报数据材料或迎接上级各种教学申报和评估时的利用；个人利用，如学生在出国深造、考研考博等方面出具学历证明和学籍材料等是个人在岗位聘任、业务考核、晋升职称等方面提供依据时的利用。第三，变被动服务为主动服务。档案工作者必须紧紧围绕高校教学和科研这一中心任务，探索档案开发和利用的新路子，积极主动发掘教学档案信息资源，更好地提供优质服务。

2.提高档案人员专业素质，增强其研发能力。第一，丰富和完善档案人员的知识结构。档案工作人员除了掌握档案管理学、档案文献编纂学等基础学科的专业知识外，还要努力学好情报信息学、计算机科学等多门学科知识。另外，还要有较强的语言文字处理能力和应用写作能力。第二，要提高档案人员的软件开发和程序设计能力。开发和利用档案信息资源是一项复杂的系统工程，要做好这项工作，必须提高档案人员的专业素质及研发能力。

3.建立高校教学档案管理人员与利用者互动沟通平台。第一，根据教学档案使用记录提供查询建议。可将各类教学档案的使用记录利用与 “数据挖掘技术”相结合，对教学档案目录信息进行基于关联规则的 “数据挖掘”，得到参考价值更大的相关知识，为教学档案的应用提供更高层次的服务。第二，提供教学档案目录信息的远程管理功能。基于校园网环境可以开发基于 “客户机／服务器”模式的档案目录管理系统，为档案管理者提供远程管理目录信息的途径，实现在校园内带有网络连接并安装了专用客户端程序的计算机上都可以随时更新，修改档案目录信息，以保证档案目录数据库中的内容可以随档案内容的更改及时得到更新，为档案的利用提供准确的基础数据。

总之，必须把高校教学档案信息资源的开发作为日常工作的重要内容，使教学档案在优化人才培养、高校的教学管理和教育事业改革发展中发挥出积极作用。正因为如此，数字环境下高校教学档案的利用才显得尤为重要，研究数字环境下高校教学档案的开发与利用是大势所趋。

[1]戴晶晶.高校特色档案资源的开发与利用[J].兰台世界，2013，（4）：96－97.

[2]王颢.试论高校档案资源的开发与利用[J].档案与建设，2010，（8）：75－76.

[3]黄晓沙.谈高校档案工作的服务创新[J].怀化学院学报，2006，（4）：188－189.