科研型班组知识库管理系统设计

◎北京航天长征飞行器研究所 任俊梅 涂建 刘晋渤 史文卿 周春燕

在日益激烈的市场竞争环境中，随着知识经济时代的到来，知识逐渐成为获取竞争优势的战略性资源和生产要素，企业竞争的焦点也从前台的产品转化为产品背后所蕴含的知识资源，知识管理逐步成为知识经济时代的“车头”，其能力也成为企业核心竞争力及可持续发展的关键。航天企业正在积极主动地探索适于航天产业的知识管理举措，以使航天企业内的知识实现最大化的共享和交流。

班组是航天企业最基本的组织单元，是推动航天事业发展的核心、主力和基石。航天企业倡导“建班组就是建企业，抓班组就是抓管理”的文化理念，因此，航天企业的知识管理工作应重视班组这一基础层面的知识管理建设。为此，笔者对航天企业的科研型班组知识库管理系统进行了探索性研究和设计。

一、系统设计目标

知识管理是伴随着知识经济和信息技术而产生的，实现知识共享与创新的管理是其不同于以往管理的显著特征。知识管理把知识分为显性知识和隐性知识，并视其为资产进行管理，旨在利用集体的智慧提高组织的应变和创新能力的目的上寻求新的途径，通过知识的交流和共同分享扩大知识的利用价值并产生知识的效应。

一个组织的知识管理实施不仅是知识系统的设计，更重要的是组织自身的知识管理架构。组织知识管理系统的设计必须从总体上符合组织知识的特点，满足组织业务管理和职能管理的需求。

笔者秉承知识管理的思想设计科研型班组这类的知识库管理系统，目标是班组成员能够通过系统快速找到所需的显性知识资料及可能具有该领域隐性知识的人的路径，同时为班组成员营造经常总结经验和技能、乐于贡献与分享知识的氛围，搭建一个讨论、交流的平台。考虑到科研型班组业务管理和职能管理的需求，该知识库管理系统内的知识应尽可能全面覆盖班组建设基础管理方面的事项，成为班组建设工作开展的平台。

二、科研型班组的知识特点

随着科研工作的持续开展，科研型班组内不断产生各种有形或无形的知识信息，这些信息分散存在于相关的文件、计算机或人员的头脑中，呈现着文本、程序、模型、视频资料等多种不同的形式。知识库管理系统要做到能够对这些可共享的知识进行存储、组织和分析，其具体构建形式必须是在分析这些知识信息的收集和构成特点的基础上展开。

科研型班组的职能可简单概括为承研科研任务、搞好班组建设以及内化外界信息三个方面。这些职能相互交织，其中科研任务是中心，搞好班组建设和内化外界信息服务于科研任务，同时科研任务又支撑和牵引着班组建设及内化外界信息。

科研任务多以项目管理形式开展，各项目按照相关要求产生相应的人员队伍、技术资料、项目成果等方面的知识信息。科研型班组建设方面的知识主要有班组成员编写或常用的标准、设计工具及规范、班组规章制度及发展规划、班组成员信息、技术总结、报告模板、论文、班组成果等。内化外界信息主要指由班组以外的组织发布且与本班组业务相关的知识信息，如上级部门或单位发布的质量、管理、专题培训等信息。

纵观这些信息，航天企业科研型班组的知识特点为：内容、主题多样；多为签署完整的独立文件，具有人员、时间、项目等管理规定信息；存储形式多样，如Word、AutoCAD、PPT、图片、多媒体等；数量大且不断动态增加；多为涉密信息，但均可在班组内最大化地共享和交流。

三、知识库管理系统及设计原则

数据库技术解决了大量数据的有效组织和存储问题，其存储数据信息及进行数据管理的功能对知识管理起着重要的推动作用，为科研型班组知识库管理系统的设计开发提供了良好的软件技术平台。基于数据库软件进行二次开发的科研型班组知识库管理系统的设计不仅要遵循数据库的设计原则，还要很好地适应知识存储的需要。

1.数据库类型的选择

班组知识库管理系统的运作方式应以简单、便捷、高效为基本原则，通过简单易学的操作提高班组成员参与的积极性，实现信息的有效共享，真正发挥系统平台的作用，达到团队与成员共同提高的目的。

现有的大型数据库有Oracle、Sybase等，小型数据库有Access、FoxPro 等。考虑到科研型班组知识的数据规模，选用小型数据库即可满足要求；由于航天企业班组内的知识信息大多为涉密信息，系统的设计及知识录入工作最好能封闭在组内完成，应尽量选取较大众化、容易学习和掌握的数据库软件；此外所选取的软件应能对要收录的信息的存储形式进行方便、快速的收录和查询。因此，科研型班组知识库管理系统可采用Off i ce办公套件组件之一的Access数据库类型进行二次开发设计。

2.数据库的设计原则

数据库设计的优劣会导致它们之间的数据存储效率有很大差别，所以在设计数据库时必须遵循一定的设计原则。在数据库中，表是存储数据的基本“容器”，因此数据库的设计原则都是针对表而言的，包括字段唯一性、记录唯一性、功能相关性和字段无关性四个方面。

数据库的设计一般包括确定数据库的创建目的、功能模块、数据库包含的表、确定表关系以及编程和测试数据库等步骤。

四、知识库管理系统的构建

以Access数据库类型为软件开发平台，科研型班组知识库管理系统数据库设计的首要工作是对数据库的功能需求进行具体的分析，并根据需求分析确定该系统的功能流程图以及所包含的表；随后在所建立表的对象基础上创建窗体等对象，实现该数据库的各种功能；最后可以设置启动选项，并将数据库系统生成为ACCDE文件实现数据库系统的集成。

1.功能模块分析

科研型班组知识库管理系统主要包括三大核心功能模块和两大管理模块，如图1所示。

对应科研型班组的三大职能，班组科研项目资料管理模块的功能是对班组科研项目任务产生的具有共享价值的资料进行管理；班组建设管理模块的功能是对班组建设方面的资料进行管理；外界信息管理模块的功能是对需班组内化的外界信息的资料进行管理。

从管理角度考虑，用户登录模块的功能是对操作数据库的用户进行身份验证，只有拥有权限的用户才能操作该数据库系统，保证数据库系统的安全性；综合处理模块的功能是以提升班组综合管理水平为目标，对班组三大核心功能模块中的信息进行综合统计分析后，梳理出不同需求的综合管理信息，为班组管理工作快速提供统计表格或数据，如班组年度建设成果的统计除了对班组建设模块中的信息统计外，还包括科研管理模块中项目成果信息的统计。

2.关于数据表的分析

根据对科研型班组知识管理系统的分析，可以得出该数据库系统主要包含15张表，分别是科研项目资料管理方面的项目基本信息、项目技术资料、项目成果、技术秘密等4张表，班组建设管理方面的组员信息、设计工具及规范、规章制度及发展规划、标准、论文、模板等6张表，外界信息管理方面的室级发布信息、质量信息、专题培训信息、外界信息系统、其它信息等5张表。该数据库系统通过三大核心功能模块中的这些数据表来全面、系统地保存和管理班组信息。

出于对数据库的设计原则、快速查询及管理各方面的综合考虑，这些数据表中具体包含的字段信息除了文件全文外，还应包含信息ID、人员、时间、项目等管理信息。为将信息以文件的原始形式直接录入系统，实现数据录入操作的简便快捷性，应将这些数据表中的信息全文字段设置为附件格式的数据类型。

3.系统创建实践

基于上述分析，笔者所在的总体科研型班组对班组知识库管理系统进行了创建实践。该系统对15张数据表进行了全面创建，并在这些数据表的基础上，根据查询需要创建了部分查询窗体，如系统中创建的人员研制项目查询窗体可方便快速地对某个班组成员所从事过的研制项目进行查看。此外系统还创建了系统登录窗体，以对用户进行身份验证，从而保证数据库系统的安全管理。同时，通过该系统项目技术资料数据表中信息的录入环节，对班组承担的部分项目涉及的上百份资料进行了收集、梳理和录入，在项目成果数据表中录入了组内成员完成的近百项科研成果。目前，系统录入信息量已初具规模。

该系统经组内试用，反映出可操作性强，极大地方便班组内信息资源的共享和管理，使班组工作效率得到了明显提高。例如，按所属项目代号或所属项目名称字段对信息进行筛选，系统能快速给出所查项目在系统中包含的所有技术资料；按成果获取时间字段对信息进行筛选，系统能快速给出所查年度包含的所有成果信息，很好地体现了信息的时效性和系统的信息统计管理功能。

班组知识库管理系统结合班组实际，使班组知识呈现有序化，为班组成员间知识共享和班组管理能力提升提供了良好的平台，相信在长效的管理机制引导下，以员工不竭的知识创新为源泉，这一平台将会为班组组织带来极大的便利，为企业带来明显的成效。

图1 科研型班组知识库管理系统的功能模块