利用成熟软件技术快速构建轻量级知识管理系统

◎北京强度环境研究所 常江 刘斌 许卫华

知识信息深刻影响着企业未来的发展，企业如何有效进行信息化改革，实施知识管理，最大限度地提高知识资源的质量，是企业需要迫切解决的课题。

北京强度环境研究所是一家以试验技术为核心的单位，在工作过程中产生的大量试验文档描述了试验过程、记录了试验数据、分析了试验现象。这些文档可以通过业务或档案系统有效地进行管理，而试验过程中产生的工程经验和操作准则需要采用有效的知识管理系统进行积累。因此，构建一套成熟稳定、简便易用、便于维护的轻量级知识管理系统已迫在眉睫。

笔者结合研究所的知识管理需求及特点，提出了利用成熟的软件技术快速构建轻量级知识管理系统的方法和实践途径。

一、知识管理业务需求

当前，研究所存在多个信息管理系统且都针对知识管理进行了精心设计，但由于技术发展的限制，这些系统很难完全满足研究所在知识管理方面的业务需求。

一是部门级使用的要求。研究所的业务活动以部门或专业层面为单位开展，所有人员都在一个部门或专业层面内进行密切协同，相应的知识与经验也在这个范围内进行共享。所级层面积极推动知识的积累，但并不直接使用这些知识。因此，系统的层级要简单，应能够快速实现知识的扩散和共享。

二是利益保护的要求。由于部门间专业相近，人员来往比较密切，且工作内容存在重叠，具有竞争关系，导致相互沟通时会有一定保留。同时，研究所在很多行业为行业的领导者，商业秘密的保护关系重大。因此，系统需要考虑对单位利益的保护，不方便使用公用的知识管理系统。

三是简单、易用性的要求。

由于研究所属于专业所，研究范围狭窄，在工程实践中产生的点滴经验较多，不足以构成完整的知识体系和架构。因此，系统要求简洁、易用、操作快捷。

四是不追求精细化的要求。

研究所作为一个基层单位，日常知识积累追求的是快速、灵活，而不是严谨。因此，系统经常有需要更改和调整的地方，必须快速满足内容变更的要求。

军队有教育，随时随地，连说带唱，不受时空条件的限制，可以时时刻刻对照自己的言行省察调整，不断提高自律能力和综合素养；企业有教育，但需要一定的时空条件，如场所准备、设施布置、人员聚合，宣讲匆匆，过眼云烟，效果难料[1]。

二、构建过程

1.思路

通过对研究所知识管理需求的分析，笔者认为，研究所的知识管理系统只需要一个能够满足知识管理基本要素且便于操作和管理的轻量级系统平台，就可以实现对知识的快速、简洁管理和使用。因此，研究所采用SharePoint平台，利用其内置的强大功能和扩展性，组合Word在Web页面显示、文档版本控制、Word批注管理、标签云技术、列表管理和文档库管理技术，从而实现知识的梳理录入、地图检索、维护变更、用户反馈等活动。

2.各要素实现过程

一是梳理录入。梳理录入分为知识编写、知识审核和知识发布3个步骤。

微软已经在Web网页上实现了Off i ce系统的全部功能，可以实现和Word完全一样的文档插入、图文混排以及自动拥有全文的检索和在线编辑能力。SharePoint也内置了标准的流程引擎，可轻松实现知识的审批。

借助微软强大的IT技术，知识的编写可在Web网页上进行。用户可以快速创建知识项，利用模板约束填写条目，通过简单的录入、粘贴、上传等方式填充知识内容，并可进行内容的编辑、修改和批注。利用SharePoint内置的流程引擎能够将知识内容提交给校对和审核人员进行批准。

审核人员在收到编写人的知识文档或条目后，可以在线修改，也可在有歧义的地方进行批注，并提交相关人员进行修改。在知识进行修订后可直接进行发布，利用微软产品权限体系让有权限的人员分享知识文档和条目。

二是知识地图。微软在Web网页上实现了文档标签功能，可对文档定义多种标签，用标签表达被描述项目的各种属性。同时，微软也支持标签的重组，可用标签组成多个维度的标签树，并构建多级目录体系，再利用标签云技术将每一项知识用多种标签描述，从而将整个标签体系构成一个知识地图。

三是内容检索。利用微软内置检索引擎与Word文档的无缝链接使用户可通过关键字进行全文检索。同时，标签类似于传统的关键字，也可用做常规检索项实现高效快速检索。

五是用户反馈。利用Web技术中的列表、批注、讨论版等功能插件能够实现用户对知识条目和文档的评论与意见。

六是统计分析。微软拥有丰富的列表管理经验，列表可以自由追加定制属性项，通过使用自定义的属性项可以记录用户的各种操作，从而得到用户的操作列表，归纳出用户的未读知识、我的关注、我的请求、我的纠错、我的知识、待审批知识、待处理请求、待处理纠错等统计信息。

三、系统功能及经验

1.系统功能

从2012年开始，研究所利用微软的成熟技术搭建了基于SharePoint平台的轻量级知识管理系统，其功能模块包括知识搜集、梳理录入、事件与工作流管理、服务协同、用户权限管理、知识列表库和文档库管理、文档版本管理、绩效分析、筛选搜索等主要部分。

知识管理系统搭建完成后，研究所的知识状态流转如图1所示。

Microsoft Office Sharepoint Server（MOSS）的组织架构设计和用户管理完全集成于研究所现有的Microsoft Active Directory域环境中，研究所各部门负责人、员工以及按行政部门或按需求组建的工作组是知识管理组织架构中的直接人员，他们基于用户登录认证并结合微软安全机制实现了对MOSS或用户组及单个用户知识条目的授权管理。

微软有一套成熟完善的应用体系架构能够作为协同办公门户和知识管理等应用的完整构架。基于MOSS开发的知识管理结构化示意图如图2所示。

图1 知识管理系统中知识流转示意图

图2 基于MOSS开发的知识管理结构化示意图

2.建设经验

通过近一年的调研和实践，北京强度环境研究所已经搭建起一套轻量级的知识管理系统并投入使用，研究所在实践中取得以下几点建设经验。一是坚持以业务分析为核心，才可以搭建出符合用户实际需求的应用系统；二是抓住应用需求的核心特点，才可以搭建出更实用、更受欢迎的系统；三是在自身开发力量不足的情况下，尽量采用市场上主流厂商的成熟技术，才可以降低开发难度，提高系统易用性，以达到良好的使用效果。