企业管理中的公文收文工作流程优化探讨

聂洁

（西安铁路局办公室助理工程师，陕西西安710054）

企业管理中的公文收文工作流程优化探讨

聂洁

（西安铁路局办公室助理工程师，陕西西安710054）

公文收文工作流程的优化能有效地提高企业的管理水平，增强依法行政履职能力。分析收文办理工作流程中可能产生的问题及对企业管理水平、依法行政履职能力的影响，探讨在审核签收和登记、拟办、批办和承办、传阅、催办和督办、电子公文的收文办理六个方面如何通过流程优化，防止问题发生。

公文；企业管理；依法行政；履职能力；收文办理；工作流程；探讨

0 引言

公文是法定机关与组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文收文办理是公文处理工作的重要组成部分，公文收文办理包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序，是企业及时得到上级部门下发的各类公文和对外部信息沟通的重要渠道，是上下通达、信息互通、左右联系的纽带[1]。

1 收文办理工作流程中容易出现的问题

收文办理工作具有政治性、时限性和机要性，另一个特点是繁杂而琐碎，容易出现文件和信息丢失，文件传递中断，或因承办人的偶然失误给企业造成损失等错误。办公室文书人员应追求工作零失误，要始终保持高度的工作热情，及时准确、科学规范、保密安全地运转公文，为企业领导经营决策、职能部门及时完成任务做好服务工作。为此，公文管理要做到流程合理，流转高效，拟办（审核）正确、催（督）办及时、归档完整。现针对工作中容易出现的问题，从如何减少公文审核签收、登记时的失误，如何有针对性地提出拟办意见，如何提高批办和承办质量，如何高效传阅公文，如何充分发挥催办和督办的作用，如何加强电子公文的管理等六个方面探讨优化公文收文办理工作流程，以更好地服务中心工作。

2 收文办理工作流程的优化探讨

2．1流程优化一：厘清公文审核登记分类

文书人员签收公文时要做到四检查，一查信函收文单位名称是否属于本单位收文，以防错收；二查信函号码与递送人签收登记号码是否一致、信函件数是否相等；三查信函的密封情况；四是接收电子公文时，不错收、不漏收、不迟收，检查公文名称是否与内容符合，附件是否齐全。

公文签收后应该立即进行审核登记，根据公文的密级、来文机关、公文性质进行分类登记。重复性强的工作只有坚持按制度规范进行，才能尽量减少失误。收文登记的作用是对公文进行保护和有效管理，防止丢失，也是为日后公文运转交接、统计催办、快速查阅做好准备工作。收文登记分流水登记、分类登记，各单位可按来文的实际情况选择登记方法。如果对外联系单位较单一，公文较少，可选择流水登记方法。如果对外联系单位较多或主管上级来文较多，可选择分类登记方法，这样有利于查询和催办公文。

审核登记是收文办理的关键环节。文书人员为公文审核登记，要迅速判断出公文的轻重缓急，根据时限要求及内容性质不同，做相应处理。例如时限短的先办，时限长的后办，急件急办，特件特办，不拘泥形式，采取灵活多样的方式加强与领导的有效沟通也是成功办理急件的关键。秘书人员为做好收文工作必须努力学习业务知识，长期积累经验，工作中分清主次轻重。有的同志把所有公文都当成急件处理，感到这样做绝对不会出错，搞得自己整天忙忙碌碌，抓不住重点，长期下去不仅容易出现错误，还耽误了急件的处理。

2．2流程优化二：提高拟办意见针对性

拟办是收文办理的一项辅助决策环节，为决策活动提供可选择的方案，是变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。拟办文件时认真研读公文的内容、发文机关的要求，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况，这样才能有针对性地提出拟办意见。意见要简明、具体、得体，应工整、清晰地批示在相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。

2．3流程优化三：提高批办和承办质量

批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动，是企业领导根据公文指示精神进行经营决策并向承办部门布置工作重点和要求的过程。批办意见应具体明确并具有指导性，使承办部门责权分明，不互相推诿，能迅速贯彻和执行文件精神，布置的工作得到顺利完成。批办意见也应工整、清晰地批示在相应的栏目中，并签注批办人姓名与日期。

文书人员在送批过程中，因领导工作繁忙时阅文时间过长，应及时提醒，这样可以加快文件的运转速度。

承办是收文办理的重要环节，公文只有承办才有意义，公文就是为企业经营管理解决问题而产生的，承办部门承办的效率直接体现了公文办理的效率。承办部门收到交办的公文后，一要认真研究文件内容和领会领导的批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围和公文办理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。二要熟悉交办公文相关的法律法规、规章制度。三要根据领导具体批办意见及时办理，不得延误、推诿。主办单位应先拿出办理意见后积极协调有关单位，采取灵活多样的方法及时沟通、商谈，比如电话联系、开会研究，意见达成一致后，相互合作，全力配合。如协调确有困难可向办公室文书人员说明，也可直接请示单位领导，得到批示后再行办理。如果是一般性文件，领导没有具体批办意见，承办单位可按惯例进行办理。四要在规定时间内将公文办理完毕，紧急公文应当按时限要求办理，一般公文应当在3个工作日内办结，并将办理意见在阅办单上注明。如有客观原因，不能在限时内办完的，应主动向公司领导或文书人员说明情况。承办部门办文人员应将本部门承办结果工整、清晰地写在相应的栏目中，签注承办人姓名与日期，并在公文处理后及时将公文返回办公室归档。

2．4流程优化四：提高公文传阅高效性

公文组织传阅时，应采取以文书人员为中心点的辐射方式，尽量避免传阅部门之间的横传，横传容易造成公文管理的失控和泄密。为保证公文特别是带密公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便，文书人员要对公司领导和承办部门的公文管理人员及时提醒，告知公文横传的弊端，使大家养成良好的办文习惯。文书人员在送公司领导批阅文件时，如遇急件，根据实际情况可先送呈办单位阅办后再继续送领导批阅。送承办部门阅办公文时，也是先主办、后协办，先阅办、后阅知。另外收文办理要执行交接登记制度，这样有利于公文的及时催收，防止公文丢失。

2．5流程优化五：充分发挥催办和督办的作用

为了加速收文的处理速度，提高办公室的办文效率，使承办部门能够按照时效高质量完成领导在公文上批办的各项工作，办公室应该对办理的公文进行催办和督办。送领导或交有关部门办理的公文，办公室秘书要负责催办。凡列入公司督办事项，办公室要发送督办单，及时督办，限时报告结果。各承办部门要高度重视督办件的办理。对列为督办的事项，承办部门要及时向办公室报送办理结果。如确需延时办理，应主动说明情况。

2．6流程优化六：加强电子公文办理工作的法制化

随着计算机的应用和普及，办公自动化被深入运用，很多企业已经进入无纸质办公阶段，实现电子办公的脚步明显加快。电子公文是相对于传统意义上的纸质公文而言的，它伴随着现代信息管理技术的出现而产生，其传送和接收是在高度自由的网络环境中进行的。必须加强电子公文各方面的建设，确保传输和存储信息介质的有效运行，保证公文的严肃性和机要性。负责收文办理的人员要及时接收电子公文，按照企业办公网收文流程对公文进行流转，根据企业领导在系统流程上的批办意见，签署承办意见，办理完毕后将电子公文返回文书部门。文书人员根据电子公文性质、密级、重要程度分类处理，具有保存价值的公文将内容、阅办流转单打印装订，年底进行归档保存。

电子公文处理工作是较为复杂的系统，其复杂度体现在两个方面：首先，公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构系统。从纵向看，公文系统被多级组织共同使用；从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用。不同组织级别的公文系统具有不同特点，不同组织级别的公文处理流程有较大的差异，受到多方面因素的影响变得复杂多样。由于其特殊性，在送达、接收文件时，需要设置一定的权限，譬如说电子签名、电子签章或电子指纹，经确认后才能打开文件。与此同时，我国电子公文尚不具备与纸质公文同等的法定效力，这是当前迫切需要解决的问题。目前，法律地位的不确定，给电子公文的发展和使用带来了许多麻烦，从而阻碍了电子公文的发展。解决了这个问题，电子公文无论是权威性还是可信度都将得到很大程度的提升，具有很强的法定效力，是被法律所认同的公文。

采取以上六项措施优化的企业公文收文办理流程见图1。通过流程优化，企业的管理水平将得到有效提高。

图1 收文办理流程图

4 结束语

企业管理水平的提高，依法行政履职能力的增强，取决于各项工作流程的优化。公文收文是其中的一项工作，办理流程的优化，工作制度的严格遵守，业务知识水平的不断提高，加上高度的责任感，有效的沟通协调能力，就能将收文办理工作做得忙而不乱，有条不紊。

[1]孙冰.铁路企业精细化管理浅析[J].铁道经济研究，2010（3）：43-45

（责任编辑：魏艳红）

The optimization of receiving files process will effectively improve the enterprise management level and enhance the ability of performing duties by law. This paper analyzes the possible problems in receiving files process, the impacts on enterprise management level and the ability of performing duties by law, discusses how to optimize the process of the audit, registration, start,approval,undertaking,circularizing,urging,supervision and receiving,in order to prevent problems.

document;enterprise management;performing duties by law;ability of performing duties;receiving files management;working process;discussion

A

1004-9746（2014）03-0044-03

2014-05-12）