浅析新时期档案信息化建设

薄一博　刘宵静

摘 要：如今电子档案已经在社会各个机关单位得到了广泛应用，这些发展对电子档案管理流程工作提出了新的挑战。在新的挑战面前档案管理部门必须将档案管理的重点放在如何把文件、录像、照片等原始记录转化为方便使用的电子信息上，并及时、高效、真实的提供给信息使用者，以此来适应新时期档案信息化的发展需求。本文通过分析档案信息化建设的重要性对新时期档案信息化建设提出些许建议。

关键词：信息资源；档案信息化；电子档案管理

当今社会信息化的迅猛发展，人类社会逐渐向信息化社会的迈进，信息技术已经成为当代社会最具潜力的新生产力，电子信息在人们的社会生活中所占的比例越来越大。

而随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。档案本身在数字化的冲击下其形式由原先的可视记录识别转变成了依赖机器识别的代码型，也就是电子档案，进而档案管理模式也从传统的手工模式不断变化其管理流程。档案管理者需转变观念、通过计算机网络为人民服务，促使档案管理紧跟时代步伐。

1 充分理解档案信息化建设的重要性

1.1 在现代化电子档案建设过程中必须重新思考档案管理理论和方法

由于现代计算机科学技术在档案管理中的大范围应用，新的档案管理理论和方法不断涌现，进而遇到一些新的问题。如机关档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的综合能力问题、电子档案的管理问题、电子档案的收集鉴定问题等，对于这些新问题，档案界都必须有相应的理论和技术支持。

1.2 电子档案建设的根本目标是提高档案信息化的管理水平

要实现档案信息化，就必须创建科学有效的电子档案管理系统，充分合理的使用电子档案。档案信息化建设是一个循序渐进的过程，在这过程中，人们要做好几项工作：1、对收集而来的资料进行规范化管理，保护信息资源原始性的同时改进电子档案的管理流程；2、根据信息资源的收集与处理流程来设计相应的计算机软件程序，使之更好的为电子档案工作服务；3、在电子档案的保管中建立完善的控制程序与制度，确保电子档案的安全。

另外，在档案信息化建设过程中必须立足当前并认识长远，坦然面对并解决档案信息化过程中会出现的种种问题，进而提高档案信息化的管理水平。

2 档案信息化过程中电子档案在实际应用中的发展趋势

自动化办公、无纸化办公等在我国这十几年的发展来看，促使了电子档案的生成，也使得档案信息的生成方式发生了很大的变化，诸如文件的起草、签发等过程可以在计算机技术的支持下更快捷方便的进行，这样电子档案的利用方式与传统纸质档案的利用方式就会出现很大的差异。这就要求电子档案的管理者具备更高的计算机科学知识，所以，现代档案工作的重点也应该适应数字化管理的需求，从实体纸质等档案管理转变成对信息资源的管理，以信息管理为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案进行处理，使之成为可利用和保存的电子档案。

另外，经过处理的信息资源是可以被共享和多平台利用的信息资源，电子档案资源只有通过信息化处理，才能真正实现档案资源信息的价值，进而为社会经济发展、科技进步等各个领域提供更全面快捷的服务，使之成为未来信息化社会的宝贵资源。由此看来，档案信息化工程中电子档案的应用是档案利用工作发展的必然趋势。

3 新时期推进档案信息化建设的几点建议

3.1 规范电子文件档案的收集和管理工作

电子文件的收集和归档是档案信息化的基础工作，也是最重要的工作之一，确保收集到的信息资源的原始性和真实性是档案收集机构的重中之重。档案部门要以《电子文件归档与管理规范》为依据，对收集到的档案进行鉴别与筛选，加强对档案真实可信度的调查，确保有价值的信息资源归档，保护电子档案的完整、真实和有效性。

3.2 加强档案信息化人才建设

档案管理人员的整体素质决定了档案信息化进程的快慢，档案管理人员是信息资源与资源使用者之间联系的纽带，起到至关重要的作用，档案的信息化过程中需要大量的具备档案管理与计算机科学技术的综合型人才。档案人员除了需具备档案管理技术以外还需要有一定的计算机技术，能熟练地运用计算机进行档案信息的录入与收集工作，还必须懂得一定的网络知识，能够给用户快速提供有效的信息资源。所以，档案管理部门不但要配备档案保护与管理方面的人才，还需要对档案管理人员进行计算机方面的培训，使他们的能力能够适应新时期档案信息化的发展需求，为未来信息化社会提供人才保障。

3.3 建立健全档案信息安全保障体系

电子档案固然有很多优点，但是信息资源的安全性却是一个不可忽视的问题，对于档案信息化建设中所遇到的安全性问题主要有两个方面：其一是档案信息安全储存，信息储存中要增强网络安全意识和计算机防护意识，加强计算机网络系统的监控，采取各种手段和措施来确保信息的安全。其二是档案信息的安全利用，这就要求管理者做好网络身份认证和密匙管理，设备要安装杀毒软件和防火墙，防止病毒和黑客的入侵，各种数据要及时进行备份和销毁。一方面确保信息能够安全储存，一方面保证了信息的安全管理。

综上所述，现代档案管理必须向着档案信息化发展，电子档案的应用在未来社会必将成为主流，而科学规范的档案管理只有坚持与时俱进、不断提高管理水平才能适应现代社会的发展需求，开创档案管理工作的新局面。

参考文献

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