论计算机软件在档案管理中的应用

王宪

[摘 要]计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案管理的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地，最大限度地转化为生产力，创造出更大的社会效益和经济效益。

[关键词]计算机；档案工作；档案管理

[中图分类号]G269 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）07 — 封三 — 01

伴随着计算机在各领域的广泛应用，人们日益感到计算机的重要性，各项工作的开展也大部分依赖计算机的操作，各项产品的设计和包装也大大依赖于计算机，人们感觉着计算机带来的便捷性。而档案管理是一项重复较大，且工作繁重的工作，每个单位、每个部门、每个企业都要有档案，如何管理好这些档案，让这些档案发挥出作用，计算机软件的应用在档案管理上起着至关重要的作用，在一些单位和部门正在应用，但没有在所有的单位上进行推广和使用，一些单位和部门仍然习惯于手工管理，随着档案存放时间的增长，单位人员的变动，使档案管理变得混乱。

一、管理软件的设计应可以采取B/S结构

采取面向客户的设计，建立在广域网之上，客户的界面要求操作简单、方便，统一客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上。为什么考虑这样的结构？就是为使档案管理统一化，每个单位、部门不是根据各自己的想法来规范，而是采取统一的标准，统一模式，统一的软件进行录入和整理，这样有上级对下级档案的统一管理，也便于本部门、单位统一管理，单从B/S 构件组成上看，方便构件个别的更换，实现系统的无缝升级，系统维护开销减到最小，用户从网上自己下载安装就可以实现升级。

二、全部以电子档案的形式进行录入保存

采取多种媒体录入，文档、照片、音像格式录入，尽可能地将实际情况进行记录。电子档案管理必须设定专人，由懂计算机操作，明晰档案管理要求的人员，配齐相关的电子设备，确定好录入程序。按照档案管理要求，先期整理好材料，在保证完整，齐全的要求下，对档案进行整理归类。按照归档时限及时归档，严格分类标准，严格分类要求，及时完成归档任务，及时录入系统，进入大库。要准确上传文件，电子档案要及时上传，纸质档案要扫描后上传，多媒体档案要直接上传。

三、 要实现便捷的查询界面设计

方便快捷的查询界，便于档案管理人员进行管理。可以公开的档案，在查询人出示规定要求的合法证件后，具体管理人员要快速查询出相关的档案信息。这就要求查询系统方便、快捷，如可以用姓名进行查询，可以用身份号进行查询，可以用档案编号进行查询；要设计更加广义范围的查询，始设定单位进行查询，设定时间段时行查询等；要更加注重智能模糊查询，要更加注重离散运算，精心研究好算法，无论采用低级或高级语言，都要设定好编译器，用WINDOW最大化的兼容。

四、 要按实物档案要求统一规划设计。

根据实际要求和管理的方便，软件设计要与实物档案的生成、装订、保存过程保持相一致。微机室尽量与档案室相连，这样可以在在计算机上查询后，直接找到实物档案；也可以找到实物档案后，直接查询出相关信息；要按实物档案的要求，进行设计，如档案的年份、档案号、排序……等等都有严格的要求，使软件的设计符合档案实物的要求；软件设计起点要高，标准要高，按国家示范级（特一级）的要求，按照相关的法律、法规、规章进行设计，实现软件管理的规范化、标准化。

五、要保证计算机软件系统的安全。

当前大多数计算机采取的是WINDOWXP和WIN7系统，这两种系统对软件均采取了最大的兼容，允许绝大多数的应用软件安装和使用，同时计算机广泛地接入互联网系统，这些都会带来一些潜在的计算机安全问题。这就要求，一是档案室计算机要专人专用，系统要保持“干净”，不能什么软件都安装，必须设定安全进入运行密码。二是计算机使用要由专人负责，配备计算机水平较高的操作人员，进行维护，进行录入。三是安装防计算机病毒和杀计算机病毒系统，定期快速和全盘扫描计算机，保证系统的“无毒”。四是定期清理计算机系统产生的垃圾，增加其运行速度，保证软件系统不被其它程序更改和注册。

六、要及时更新档案业务软件系统。

随着档案管理日益精细化，日益严格化，软件系统也随之不断升级和更新，所以要及时对档案管理软件进行更新，在升級之前，要先做好备份，有条件的地方，要有专门的数据备份计算机，在保证数据安全万无一失的情况下，可以自行依照流程要求，逐步进行操作升级，也可以请档案部门专业人员进行操作。

〔责任编辑：谭 蕊〕