大型商业零售企业管理信息系统应用的优劣势分析与建议

施雪莲

摘 要：随着社会的发展和科学技术的不断进步，管理信息系统在企业的各项工作中越来越发挥着重要的作用。本文主要分析了管理信息系统（MIS）在大型商业零售企业应用中的重要性和所发挥的优势，并对管理信息系统应用中存在的相关问题及改进方向进行分析论述。

关键词：商业零售； MIS 管理信息系统； 优势； 改进策略

管理信息系统（MIS）是为了适应企业现代化管理的需要，是一个由制度、人员、计算机系统、网络系统等有机结合的对信息进行收集、存储、加工、传递和使用的系统。它不仅具有核算功能，更具有控制和管理的功能，具有智能化和管理化的特点，它使企业摆脱了落后的工作和管理方式，实现了管理工作统一化、规范化、现代化，极大地提高了企业工作和管理效率。

就笔者所在大型商业零售企业而言，随着社会的发展及科学技术的不断进步，销售业务经历了由手工收款到前台POS收款-后台MIS系统数据存储、处理的转变，财务核算经历了手工核算到用友U8再到满足集团级信息化需求的NC系统这一过程，为供应商结算货款由手工填写支票、电汇单到使用及时便捷的网银支付这一过程。由于先进的计算机软硬件的介入，极大地减少了手工处理的过程，提高数据处理的准确性，简化工作，节约人力，使各项工作有效率、有效果。

一、管理信息系统对于商业零售企业的重要性及优势分析

（一）POS-MIS系统的应用，使庞大的销售数据整合处理，满足不同层次核算、分析、决策的需要。

从前台销售业务来看，实现了前台POS机收款与后台MIS系统联网，使庞大的零售业务数据得以统一及多样化处理加工，满足各经营及管理人员对数据查阅及分析决策的需要。在手工核算时期，每一笔收款业务都需要用人工对各种票据进行统计汇总，工作量大，准确性差，只能满足最基本的财务核算需求。

（二）优化供应商管理。

随着国内零售市场竞争的日趋激烈，提高供应链效率已经成为提高企业市场竞争力的核心所在，因此做好供应商管理也是各项工作的重中之重。我国的零售市场已经由卖方市场转变为买方市场，零售商与供应商的关系也不再是单纯的一方依靠另一方，而是二者互相选择、竞争与合作并存的关系。

（三）完善的商品进销存管理系统。

经、代销商品采购及销售实行一货一码。无论是单品、合同、部门及公司整体的期初库存、本期销售采购及期末库存情况皆一览无遗。为顾客提供优质的商品是实现销售的前提，通过对每一件商品实现完善的进销存管理系统，及时跟进商品的销售及库存情况，通过分析得出顾客购买商品的喜好，对货品及时调整或补充。

（四）与财务系统接口，简化财务记账工作。

购进、结算、成本、销售数据由MIS系统导入NC财务核算系统。作为一名80后的财务人员，有一些难以想象在无信息系统和财务系统时代，财务人员是如何进行每天上万笔销售业务核算、每一个单品的采购、销售和库存情况，每月为上千家的供应商结算这些业务的。很庆幸我所工作的年代，各种信息系统很轻松的实现了这些数据的核算与统计。

二、管理信息系统的不足之处及改进策略探讨

（一）网络环境的安全性及计算机硬件设备的正常运行。

由于信息科学技术的迅猛发展，各种管理信息系统的应用也极为普遍，但是同时也对网络环境的安全性提出了更高的要求。近些年，我们不乏听说利用网络窃取商业机密和传播计算机病毒破坏信息系统的前车之鉴。计算机管理人员应加强计算机软硬件环境及设备的日常维护，建立合理的数据备份机制与有效的病毒防范措施，保障设备的正常、安全运行。

（二）基础数据手工录入数据量大

1、超市商品采购及变价频繁，数据量大。数据维护时需要按单品逐笔进行手工录入，维护不及时或维护价格出错，造成前台销售价格与价签标价不一致。

2、供应商需承担的各项费用也需要逐笔合同逐条费用进行录入，大中型商超店铺基本上都会有上千家供应商，每月都需要手工录入各项费用，手工业务量很大。

程序设计时应考虑缓解基础数据手工录入工作量大的问题，将工作重点放入审核功能中。提供统一格式的数据上传、系统自动识别进行数据处理功能，节约人力，加强及注重审核功能。

（三）对内控及审计工作提出了更高的要求

人机相结合的管理信息系统，最基础的合同、商品、前台销售等信息仍然需要人工进行录入。只有正确的录入工作、完善的设计程序、正常运行的计算机硬件及通畅的网络环境相结合，才能保证系统准确提供各项数据和报表。而系统自动化的应用程度越高，越容易造成人员的惰性，过分依赖系统。

（四）程序设计模式固定及后续维护升级乏力

各种管理信息系统都是根据开发时具体的使用需求、确定的思路和流程设计出来的，缺乏弹性。程序一旦设计及试运行完成投入使用后，需求一旦有大的或急需的改变，开发人员可能会经过较长时间的设计、改写及试运行，无法及时满足使用者的需求。对于数据的查询，使用者只能严格按照系统已设定的模式进行，这与我们现在日常用到的互联网快捷、多样的查询模式还有很大的差距。

企业的大多数员工只掌握本人岗位权限范围内的基本的系统操作和使用，但是系统的各部门、各岗位间的各项业务和报表数据都是具有关联性的，由于岗位及权限的限制使系统使用者发现问题的思维及维护系统的能力较差，有时只能靠出现问题后通知相关程序设计人员来进行维护。系统使用人员的风险意识差，考虑问题无全面性，与程序设计人员的配合脱节，易造成企业无法及时发现系统存在的漏洞，不能及时进行解决，无法准确对风险进行防范。

三、结语

综上所述，管理信息系统在企业中的应用在提高企业各项管理、工作效率的同时，也对企业的内控及管理工作提出了更高的要求。企业应顺应信息化时代发展的需要，加强自身的不断学习和综合素质的提高，不断探索及开创新的内控及审计模式，从而更加有效的利用各个管理信息系统。

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