企业档案管理工作要点探讨

肖谋飞

摘 要：档案可以帮助人们保存重要信息，也能记录重要文献，它是将过去、现在和未来连接起来的关键纽带，构成了信息资源的重要成分。所以，在新的经济社会环境下，对档案的自身特点，即保密性、专业性和特殊性提出了越来越高的要求。对于企业来讲，档案可以记录自身的发展历史，所以，做好企业档案管理工作异常重要。本文第一部分对企业档案管理工作进行综和论述，第二部分分析现代工作中还存在的弊端，最后一部分对企业档案管理工作提出建议。

关键词：企业档案；档案管理；建议

在企业的日常管理中，档案管理至关重要，其管理范围也在不断扩大。对于企业来讲，档案不仅是重要的信息资源，而且是企业信息的重要载体，甚至会涉及到商业机密，所以，科学高效的企业档案管理对于企业意义重大。

一、企业档案管理工作的综述

1、企业档案管理工作的主要内容

在企业进行现代化发展的大环境下，企业档案管理的内容也越来越多，主要包括：科学有效地对不同类型的档案进行分类整理，搜集企业的各种工作信息，对其进行分析整理和鉴定，最后进行整编，以求有效利用各种信息。编研工作是档案管理工作的重要组成部分。

2、企业档案管理记录了企业的发展历史

企业的档案是指与企业自身发展相关的文字或者媒体等形式的资料，涵盖了图纸、技术标准、财务档案、文书档案、科技档案、设备档案等等和企业息息相关的凭据或者原始数据。整理并归档企业的有关重要资料不仅能够保存企业历史的完整性、真实性和可追溯性，而且还能促进企业的良性发展。

3、创新是企业档案管理工作的基础

作为现代信息化工作的重要环节，企业档案管理工作的核心逐渐转变为对信息的数字化建设，而创新是做好企业档案管理工作的基础，它不仅可以促进企业的经济效益，而且还能通过档案的管理分析，汇总所有有利于企业发展的信息，将企业的经济发展和社会发展联系起来。

二、企业档案管理工作中存在的弊端

1、企业档案分类结构不合理

虽然档案分类工作已经普遍存在于企业的现代化管理工作日程中，但是绝大多数企业的档案分类工作做不到位，存在较多问题，包括档案分类不够系统、门类较少、档案质量较低等。这些问题的存在已经影响到了企业的档案编研和整理工作，导致档案部门缺少编研经费，进而影响企业信息研究的推广工作。

2、档案利用率不高

对于开展企业的各项工作来讲，企业档案意义重大，但是通常情况下，大多数企业对档案的利用率不够高，重视“藏”而忽视“用”。这样不仅使档案在社会效益和经济效益的宣传方面效率大大降低，也使企业员工对自己档案的认识不足，忽视了档案在企业正常运转管理和日常工作中的重要作用。

3、企业档案管理的工作人员素质不够高

当前企业档案管理的工作人员素质普遍不够高，表现为档案管理的专业人员较少、学历整体不高、基础知识普遍缺乏、没有创新意识和现代化管理水平等等。尤其是随着经济社会的快速发展，对信息化水平的要求逐渐提高，档案管理的信息化办公人才几乎没有。

4、企业档案管理工作的经费较少

当前随着科技的进步，管理手段也在逐渐发展，这就为检索信息提供了有效途径。虽然信息共享在很大程度上提高了人们的工作效率，但在企业档案管理的保密性上问题重重。有些企业因为硬件设施不够或者经费有限，还在进行手工收集或者检索，这样不仅大大降低了档案的搜集、整理和利用效率，而且获得的信息量较少。

5、忽视档案管理工作制度的建立

很多企业认为只要公司能够正常运行，做好日常工作就好，档案的建立与否意义不大，所以导致大多数员工不熟悉档案的用途，企业从整体上忽视档案管理的工作制度。有些企业在档案的收集、保存和保密方面工作不够完善，对于档案室的监督管理工作不够重视，造成任何人都可以随便进出档案室。还有些企业虽然有一定的管理制度，但却是形式大于内容，具体执行程序不够完善，档案管理人员缺少责任心，导致本该井然有序的档案管理工作陷入一片混乱。

三、企业档案管理工作的建议

1、培训相关工作人员

档案管理本应该是一项对专业性和业务性要求很高的工作，属于大众服务业的一种，它对从业人员的要求一方面是要有专业的理论知识和技术基础，另一方面还必须具有强烈的责任感、助人为乐和热爱工作等精神，这些都是构成现代化科技手段和管理方式的重要因素。所以，企业档案管理的工作人员必须首先严格要求自己，提高业务能力，优化知识结构，企业多从国外引进先进的管理理念和高素质人才培养机制，尽量从整体上提高档案管理人员的综合素质。

2、加大经费投入

加大对企业档案管理工作的经费投入首先要从档案室的基础设施等经费投入开始，档案室的环境必须符合建筑设计的规范，例如必须防火、防潮、防虫、防盗等，室温也要适度。另外，现代化的检索设备和管理系统也是必备的，投影仪、扫描仪、计算机等设备在必要时也必须具备。

3、建立企业档案数据库

作为企业信息的一种资源，企业的档案既可以保障企业的发展建设，又可以为企业宣传提供信息支持，其数据库是网络信息的存储区域，数字化档案管理工作的实施要靠数据库信息的建设，特别是文件目录数据库的建设工作。对于企业来讲，相关档案部门必须利用好企业档案信息化建设的时机，全方位利用档案信息资源，推进建设档案数据库，在新信息时代探索企业档案管理工作的思路，开创新格局。在具体实施过程中应该尽量减少人为因素的干扰，充分利用现代网络技术手段，减少工作量，提高企业档案管理的工作效率。

4、健全相关制度

加强对档案综合管理的重视，建立相关制度。企业领导应该率先认识到问题的严重性，带头重视并行动，其次是所有企业员工的共同关注。具体应该从以下方面入手，第一：将档案管理工作放在企业的日常管理工作中，可以成立相关管理小组，专门对档案管理工作进行监督，最终形成完善的档案管理网络；第二：对档案管理制度进行修订，争取全职分开，职责分明，并且建立合理的奖罚制度，做到奖惩分明。

5、档案管理信息化

企业应该加快档案管理信息化进程，加大其保密性。在目前企业档案管理工作的大形势下，企业必须采取一系列措施，在企业局域网的前提下检索数字化文档。具体方法如下：建立企业自己的电子借阅登记系统，并建立电子阅览室，企业可以从互联网公司开发或者购买检索系统，并且控制网络访问端口和IP地址，只对企业内部员工开放。对于重要文件可以进行加密处理，提高了资料的安全性和保密性。

6、提高档案利用率

企业要充分认识到档案管理对企业发展的促进作用，企业员工的档案意识和档案工作人员的业务能力也要同步提高。企业应该强化档案在经济效益和社会效益方面的宣传，要逐步明确所有人在档案管理工作中所扮演的角色和应尽的义务，从思想和行动上开始重视企业的档案管理工作。

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