档案的安全管理工作体会

文晓亮

摘 要：档案管理工作的核心是档案的安全管理，通过有效的保护措施防止储存档案遭受自然或人为的损害是档案管理工作的重中之重。本文针对档案安全管理中容易出现的突发事件做了一定的介绍，并且详细阐述了在安全管理中应当如何应对这些突发事件。其内容主要可以归纳为提高管理者的安全防范意识以及建立、完善重要档案保护机制两个方面。

关键词：档案；安全管理；突发事件；应急机制

从某种程度上来说，档案工作能够体现一个单位或部门在某一阶段或某一历史时期的完整性，是一项长期而具体的任务。当前，世界范围内的公共安全问题面临着巨大的挑战，因此，我们必须对档案的安全管理工作给予高度重视[1]。档案管理部门应当制定好相应的应急措施和防范机制，将因为自然灾害和突发事件引起的档案管理事故损害降到最低，最大程度的保障档案的安全。

一、提高防范保护意识

档案安全管理通常以预防为主，各部门应该事先制定好安全防护措施和保护制度，并加强部门之间的安全管理宣传。灾害防治是一项长期的工作，也是档案管理工作的核心和主要任务。首先要提高档案管理者的安全防范意识，做好处理档案突发事件的应急预案。对已有的档案文件，应当拥有足够的安全保密意识，强化安全管理[2]。正确处理好公开档案与保密档案的管理，对开放档案的内容进行严格的控制。保证这些措施的有效执行，都将对档案的管理工作起到健康的促进作用。

二、建立保护机制

1.对纸质档案的保护

纸质档案由于其载体的特殊性，容易受到外部环境的干扰。灰尘，温湿度，光线等自然环境因素都有可能造成纸质档案的损害。除此之外，纸质档案还具有不可再生性，损坏后将无法恢复。纸质档案最有效的防灾措施就是对其进行复制保存。复制包括在场存放和异地存放两种形式。在场存放是指将拷贝文件仍然留在办公地点，但对其采用特殊的防火防盗装具加以存放，增强其安全性。异地存放则是指将经过拷贝过文件存放在办公地点以外的地方，防止毁灭性打击。

2.对电子档案的保护

电子档案主要是指以数码形式储存的档案文件。相比与纸质档案，电子档案的损坏保护比较简单。最常用的电子档案保护方法是对其数据进行电子备份，这样在遇到突发事件，电子档案遭到毁坏时，可以从数据储存系统中进行恢复、取回相应的数据。

电子档案保护的重点在于对数据的收集归档以及信息安全的保护[3]。电子档案的收集整理有以下几个原则需要遵循：⑴在对电子档案整理归档时，要对其内容进行认真、全面的校对。保证电子文件内容与相应的纸质文件或其他载体文件内容的一致性；同时，也要检查归档的电子文件内容是否完整、真实、可靠，以及原程序与文本是否一致。⑵对归档电子文件载体进行病毒查杀，并且应当对其物理状态的完整性加以检查，看能否正确的读取信息。⑶利用光盘作为存储介质，对归档电子文件进行存储，并设置其属性为只读，增强其安全性。⑷已经归档的电子文件需要对其安全性、 有效性进行定期检查，对已经损伤的载体或信息进行即使的修复和拷贝[4]。⑸对每份文件的形成，管理和使用状况加以整合记录。相比与纸质文件，电子文件的时效性较强，对需要的信息需及时的记录保存，并且可以作为证实电子文件真实可靠的有效依据。

档案信息安全是电子档案管理中最重要的也是最难的一个环节，这就要求管理者具有足够的信息安全和网络安全意识，并且需要采用切实有效的技术手段进行管理与保护。在电子档案的保护工作中，应当做好身份认证和密钥管理。计算机系统作为电子档案的运行环境，在电子档案的安全保护中也占有重要地位，做好对计算机系统的防护，对系统及时升级，以及安装防毒软件，可以有效提高电子档案储存环境的安全性。对于在线档案，应当建立网络信息防火墙，安装保密隔离卡，严格的控制用户进行密码访问；内部局域网与外部网络之间应当实行严格的物理隔离，从而确保档案信息的储存环境足够安全保密。并且要做好各类数据库的备份工作，保证系统受到恶意攻击后可以对档案进行及时的恢复；在管理上，应当建立完善的电子文件归档制度和文件管理记录系统，保障电子文档的每一次调用都有据可查。在电子文件使用时，还应当注意其保密性，坚持按照利用和保密并重的原则，对电子档案进行严格的管理和保护。这样，从技术要求和管理措施两方面双管齐下，从而有效的做好电子档案的密保工作。

三、结束语

总而言之，在档案工作中，应当遵循预防为主、防治结合的原则，建立合理的安全规范。“早发现、早报告、早处理”，保障档案资料安全和并且最大限度的延长档案寿命。在严格管理，积极预防的同时，要对可能发生的危险情况及时处理，面对突发事件及时采取应对措施，将事故造成的损害降到最低，从而有效地保护档案资源。

参考文献：

[1]姜硕.高度重视信息化条件下档案的安全管理[J].赤子，2013（13）：143.

[2]张宁宁.浅论企业电子档案的安全管理问题[J].黑龙江科学，2013（9）：35-38.

[3]王朝阳.档案信息化管理的優势及安全问题[J].华北水利水电学院学报（社科版），2006（2）：42-43.

[4]申新彪.电子档案的安全管理和防护[J].科学之友：下，2013（1）：76-77.

[5]冯兢.基层单位档案安全管理工作的思考[J].天津档案》2013（4）：17-18.

[6]牛亚杰.关于数字环境下档案安全管理的问题与对策[J].神州，2013（11）：242.

[7]邱莹. 信息时代档案安全管理的困境及其破解策略[J].中国电子商务，2013（1）：243.

[8]王元宝，牛景丽.探讨电子档案安全管理与风险管理的现状及应对[J].科技视界，2012（25）：286.