高校图书馆机构设置调查与分析

叶允中

（山东大学图书馆 山东 济南 250100）

近年来，随着信息技术的发展以及读者需求的不断变化，图书馆正面临着从传统向现代的转变。图书馆的工作方式、思维方式、组织方式及服务方式也正在发生转变，以适应信息技术在图书馆的广泛应用。而机构设置及运行情况是高校图书馆工作的重要方面，为了解我国高校图书馆机构设置有关情况，对211高校图书馆进行调研。211高校覆盖全国31个省市自治区，能够较为全面地反映出我国高校图书馆部门设置现状。因此，调查以中华人民共和国教育部网站公布的211高校名录［1］为基础，通过这些高校图书馆网站展开调查。211高校共计112所，获得图书馆部门设置信息的为103所，比例为91.96%。

1 高校图书馆机构设置模式

被调查的103所高校图书馆的管理模式大致可以分为4种，即大部模式、分馆模式、平行设部模式和混合型模式。

1.1 大部模式

大部模式即在图书馆“部门”之上再加一管理层级，将那些职能相近、业务范围趋同的部门相对集中，由一个大部门统一管理，便于对业务工作进行协调。

采用这种机构设置的图书馆一般是将总馆的采编部门、技术部门或参考咨询部门设为总馆直属部门，管理层级升格为大部，称呼由“部”改为“中心”，如文献资源建设中心、采访中心等。然后将分馆的阅览、流通或参考咨询等服务部门归并到一起称之为分馆，设分馆馆长，并按照分馆收藏文献的特点或所在地名称区分，如四川大学的江安分馆等。

1.2 分馆模式

分馆模式即将采编或技术等工作集中到总馆相应的部门，总馆各部门不动。分馆以下设为两个以部门，包括读者服务部门和技术部门，设分馆馆长或由副馆长负责管理。

1.3 平行设部模式

平行设部模式即总馆、分馆统一设置部门。平行设部主要分为两种形式，一种是分馆直接设读者服务部，或按学科称之、或数字称之、或按校区名称称之。如延边大学的社科图书阅览部、理科图书阅览部，华东师范大学的流通阅览一部、二部等，陕西师范大学的雁塔校区借阅部、长安校区借阅部等。另一种是部门跨分馆的管理，即所设部门的管理包括分馆相同部分的管理，如南昌大学的流通部包括了3个校区4个分馆的流通工作［4］。

1.4 混合模式

混合模式即采取的是总分馆模式，但将行政线与业务线分离，总馆业务部门指导分馆相应的业务部门开展工作。

2 高校图书馆部门设置现状

管理学认为部门是指组织中管理者按照专业化分工的要求，为完成规定的任务而有权管辖的一个特殊领域［5］。部门划分的目的，在于确定组织中各项任务的分配与责任的归属，以求分工合理、职责分明，有效地实现组织的目标［6］。图书馆部门的划分与一般组织机构设置既有共性，又有它的特殊性，一般图书馆部门设置是根据工作任务和业务工作流程来确定。所调查馆在部门设置的数量上相差很大，部门最多的馆达10余个，最少的馆只有4个。实际上图书馆部门的数量多寡并不重要，重要的是图书馆的工作任务和工作流程。因此，图书馆部门设置数量又要依据图书馆规模和工作量多少而定。为了便于统计与分析，笔者根据图书馆部门任务和它们之间的关系，把图书馆部门分为四种：条件支持部门、文献信息支持部门、技术支持部门和读者服务部门，被调查馆所设置部门均按此类聚。图书馆所有的工作是围绕着读者服务展开的，因此读者服务部门是核心，其他三个部门是为读者服务提供必备的条件。

2.1 条件支持部门

条件支持部门是为读者服务提供必要支撑，涉及行政与业务管理协调、人力资源管理、财务管理、文秘档案管理、公共关系管理以及后勤保障与安全管理等。从条件支持部门设置现状（详见表1）来看，为服务部门开展读者服务工作提供必要条件，已经不仅仅是办公室了。

表1 条件支持部门设置现状

目前条件支持部门的设置出现了四种变化：

名称的变化。从表1可以看出有23个馆占23.3%，未称为“办公室”，显然在名称上已经有了变化。馆长办公室、行政办公室、综合办公室可以说基本类同于办公室，综合部、综合管理部的名称则完全有别于办公室的称呼，这些名称其职责涵盖范围更广了。例如哈尔滨工程大学设综合部主管办公室、综合部物业管理中心。

传统图书馆办公室的一些职能分化出来，形成了新的部门，如后勤管理部、综合保障部、总务办公室、物业管理部、安全保障部等为后勤与安全提供保障；研究发展部、研究合作部和业务办公室则对图书馆未来发展、业务研究和对外合作提供保障。

传统图书馆公共关系管理职能仅限于办公室的迎来送往，当前图书馆已经开始重视公共关系管理与协调，并设立了新的部门，如公共服务部、读者服务部、读者服务与文化建设部等，说明图书馆已经有了“自我营销”的观念，这些部门的职责就是负责图书馆整体形象和服务的宣传推广，以获得公众的信任和支持，并协调图书馆与读者、同行和相关机构的关系。

很多高校图书馆文献资源管理采取的是二级管理制，图书馆之下还有院系资料室，现在有的学校称为“专业分馆”。院系资料室与图书馆之间的行政关系是脱节的，有的图书馆为了更好整合全校资源与服务，建立了相关的部门，如专业馆管理部、学院分馆管理办公室等。

2.2 文献信息支持部门

文献信息是读者服务的基础和依托，文献信息支持部门就是通过文献信息的收集与整理，以支持读者服务工作开展的部门。文献信息支持部门是图书馆不可或缺的部门，也是较为传统的部门，在部门设置上（见表2）变化不大。103个馆中采编合一的有84个，占81.55%，采编分离的有19个，占18.45%。中央音乐学院只设编目部门，而未设采访部门，该馆将各类型文献的收集分散于各相关部门，如书籍特藏部、期刊部等。随着高校图书馆的发展，文献信息支持部门在名称上也有所变化，目前尽管传统的称呼还占一定的比例，如称为采访部、采编部、采访中心等有49个馆，占49.57%。但称为文献资源建设部、资源建设部和文献建设部的有35个馆，占33.98%，其他还有一些相类似的称呼，如文献资源部、资源建设中心、信息资源建设部等。单独设置编目部门的有19个馆，占18.45%，其中称为编目部或编目中心有17个馆。目前大部分编目部门还是传统的纸型文献分类编目，但湖南大学编目部门改名为“资源加工部”，武汉大学的资源建设中心之下的编目部门改为“资源组织部”，为编目部门提供了发展空间。

表2 文献信息支持部门的设置现状

2.3 技术支持部门

随着现代信息技术在图书馆的普遍应用，读者服务工作已经完全离不开现代信息技术的支持。技术支持部门要为图书馆的全部工作提供技术支持，这样才能保证现代化图书馆服务的顺利进行［7］。

近年来，网络信息技术环境下的技术支持部门是图书馆最为活跃、涉及面最广的部门，也是名称变化最多的部门。从技术支持部门的设置来看（详见表3），103个馆中只有一所尚未建立专门的技术部，有10个馆是技术与参考咨询部合一的，有一个馆设置的是“网络运营部”，负责全校的网络管理。目前各馆技术部的名称多达46种，说明各个图书馆对技术部的职能还没有形成一致的看法。从其名称来看，其所承担的职能也不尽一致。

表3 技术支持部门设置现状

传统称呼数 量以数图为主的称呼数 量以网络为主的称呼数 量以系统为主的称呼数 量以自动化为主的称呼数 量以信息与技术为主的称呼数 量参考咨询与技术合一部门数 量技术部 22 数字化技术部 1 网络中心 1 系统管理部 2 信息技术部 9 网络与信息部1发展部 1 数字技术部 1 网络部 1 系统技术部 5 信息技技术术中心 1 信息技术部3服务部 3 数字图书技术馆建设部 1 网络技术部 1 系统与技术部 4 信息网络部 1 信息与技术服务1支持部 1 数字资源部 1 网络技术技术服务部 1 系统与数字化部 2 信息系统部 2 信息咨询与技术部1数字资源与技术部 1 网络系统部 1 系统与数字化建设部 1 信息咨询部1网络与系统建设部 1 系统与网络信息服务部 1 信息服务中心1网络运营部 1合计 30 合计 7 合计 9 合计 25 合计 6 合计 15 合计 10

2.4 读者服务部门

读者服务是图书馆工作的核心，也是图书馆赖以生存的根本，读者服务部门的设置也体现了图书馆服务观念与理念。读者服务从服务层次上分为文献服务、信息与知识服务，当前读者服务部门的设置基本能够反映这种层次分布。

2.4.1 以文献服务为主的部门

文献服务是高校图书馆重要的服务方式之一，涉及文献种类主要包括图书、报刊、古籍、特藏文献、电子文献及多媒体文献等。高校图书馆文献服务的部门设置情况详见表4。

表4 以文献服务为主的部门设置现状

目前，文献服务愈来愈趋于综合化和特色化。首先，流通阅览一体化。从调查情况看，建立流通阅览合一部门的有78个馆，占所调查图书馆的75.73%。而设置期刊部门的仅23个馆，设置电子与多媒体部门的有10个馆，设置古籍特藏部门的28个馆，设特藏部门的有16个馆。其次，服务综合化。从读者服务部、读者服务中心、学习支持中心和业务部部门名称来看，这些部门职能涵盖面更广，不仅仅是图书报刊文献服务、纸型文献服务，还包括了参考咨询等信息服务方面的职能，体现出未来图书馆一体化服务趋向；第三，特色化服务。图书馆的古籍部、古籍特藏部、特藏部等部门主要以本馆所藏古籍和民国时期文献服务为主。现在很多图书馆设置了以文献内容或主题特色为主的服务部门。尽管大多在名称上同样称为“特藏”，实质上跟前者已有所不同，从一些未用“特藏”命名的部门名称可略见一斑，如货币博物馆、文库工作部、藏学文献中心、海洋文献与数字化部、蒙古学部等。

2.4.2 以信息知识服务为主的部门设置

目前，图书馆信息与知识服务的部门主要是参考咨询部门及其衍生部门承担。图书馆信息与知识服务是读者服务的延伸与深化，也是图书馆提高服务水平、拓展服务能力的着眼点，从信息知识服务部门设置现状上看（见表5），在一定程度上体现出各馆对这方面工作的重视。

93个馆都设置了参考咨询部门，占90.29%。各馆所设参考咨询部门，尽管名称上有所不同，但基本服务内容却是相似。只不过有些图书馆把参考咨询部门一些项目单列出来设置了一些新的部门，如科技查新部、读者教育与文检课部、学科服务部门和教学研究部，但数量较少。值得我们注意的是随着图书馆服务的深化，学科服务已成为高校图书馆未来的发展趋势，有的馆直接将参考咨询部门改为学科服务部、学科信息服务部。

表5 以信息知识服务为主的部门设置现状

3 高校图书馆机构设置分析

从调查情况来看，高校图书馆的机构设置模式在不断调整变化，机构设置模式趋于扁平化［8］。如前所述在总分馆统管情况下的四种机构设置模式，选择了平行设部模式的有68个馆，所占比例达66%。单纯地压缩层级只会带来沟通协作不畅通的弊端［9］，重要的是还要加强横向部门间的沟通与协作。从调查情况看，图书馆所进行的机构重组，忽略了网络环境下图书馆部门之间的关联度在逐渐增强，有很多工作与服务需要多部门协作才能完成的问题。从管理沟通角度上看，大多数图书馆缺乏部门横向沟通与协作的组织保障。在组织结构方面只有3个馆建立了横向跨部门的委员会或工作小组，迎合了许多研究者提出的构建扁平化的矩阵式组织结构的观点［10］。

随着图书馆的发展，部门工作划分越来越细，图书馆部门设置已不再是传统的“四部一室”、“五部一室”了，形成了一些新的部门。如条件支持部门的办公室，衍生了负责图书馆规划、学术研究，图书馆发展方向的研究发展部。技术支持部门出现了负责对各类型的数字资源进行集成、组织、制作、管理并提供服务的数字化部；读者服务部门出现了负责专题文献服务的部，传统的参考咨询部衍生了科技查新、读者教育与文检课、学科服务、教学与研究等部门。

多校区图书馆服务部门的重复设置，说明读者服务已趋于综合化，即“一站式”服务。虽说方便了读者，但服务部门之间缺乏有效沟通，极易出现服务标准不一致性问题。混合管理模式中的业务线能较好地解决了这一问题，但大多数图书馆未采取这一模式。读者服务部门已经有了按读者需求和专题设置的部门，如东北师范大学设置的学习支持中心、课程服务中心、学科建设与学术研究支持中心，中国海洋大学的海洋文献与数字化部等等。从图书馆部门设置现状来看，图书馆对自身的工作没有一个明晰的分类，导致机构设置中的机构名称混乱，部门职责不够明晰［11］，给读者服务与馆际交流带来诸多不便。如技术支持部门中的技术部，名称达46种之多。设数字化部的高校有18所，但名称却有7种之多。纵观技术部和数字化部，它们在名称上也是有重复。

4 结语

现代信息技术在图书馆的广泛应用，促使图书馆从传统向现代转变，这一转变过程也是图书馆为适应现代信息技术进行整合的过程。图书馆整合包括三个方面，文献信息整合、管理整合和服务整合。文献信息整合和管理整合是基于服务整合的基础上进行的，机构整合是管理整合的重要组成部分，必须有利于读者服务工作的开展。机构整合是长期的，也是一个不断调整的过程，因此图书馆必须要有长远的整合战略规划，以保障整合的有序性。

［1］“211工程”学校名单［EB／OL］.（2008－08－02）［2014－03－10］.http：／／www.moe.gov.cn／business／htmlfiles／moe／moe＿94／.

［2］陈茜，孙莉，李广军.高校合并后图书馆管理模式研究［J］.情报科学，2002，20（4）：65－66.

［3］教育部.普通高等学校图书馆规程（2002）［EB／OL］.（2002－02－21）［2014－03－10］.http：／／www.moe.edu.cn／publicfiles／business／htmlfiles／moe／s3886／201010／xxgk＿110215.html.

［4］馆情介绍：图书馆机构设置 ［EB／OL］.（2008－08－02）［2014－03－10］.http：／／lib.ncu.edu.cn／department／lib＿jgsz.htm.

［5］闫涛，孙晓红.管理学 ［M］.第3版.大连：东北财经大学出版社1912：98.

［6］张永良.管理学基础［M］.北京 ：北京理工大学出版社，2010：109.

［7］李立国.现代图书馆馆长工作方法与创新：领导艺术、业务实践、管理创新［M］.北京：中国知识出版社，2006：717.

［8］卢小平.高校图书馆机构设置探微［J］.图书馆建设，2003，（6）：77－80.

［9］王吉鹏，邸洁.大型集团组织结构设计［M］.北京：经济管理出版社，2012：55.

［10］唐承秀.图书馆内部管理沟通［M］.天津：天津大学出版社，2009：74.

［11］王启云.中美高核图书馆机构议置比较研究［J］.新世纪图书馆，2007，（2）：55－57.