对学校财务管理系统优化设计的探讨

陈爱萍++沈新华++谢鹏

【摘 要】 文章基于学校财务管理工作的实践，在分析原有财务管理系统特点、全面梳理财务流程的基础上，对学校财务管理系统的优化设计问题进行了探讨，提出了优化、改进的思路与流程，阐述了系统的功能，对完善财务管理工作具有很强的现实意义。

【关键词】 预算管理； 财务报销； 会计核算； 财务流程； 财务管理系统

中图分类号：G475；F232 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）12-0110-02

一、背景简介

笔者所在的学校近年来一直致力于财务管理、预算管理工作的研究与探索，前几年通过全校统一思想、共同努力，在学校预算管理信息化方面取得了突破性进展，做到了将预算申报与审核、预算执行与控制、预算分析与考核等方面的工作流程都固化到系统中，通过校内网让财务部门和业务部门能实时、清晰地了解预算下达及执行的情况，从而能方便地实现“无预算不开支，有预算不超支”的预算管理目标。但是，由于该预算系统与会计账务系统是两个不相关联的系统，信息尚不能共享，在实际运行过程中，存在以下两方面的问题：一是两个系统的信息可能由于报账时间、用款额度、预借款、托收等原因存在着不一致的现象；二是需要在两个系统中登记、记账，客观上增加了工作量。由于以上问题，两个系统存在的信息“孤岛”现象，仍然影响财务核算与管理的质量。

基于此，学校在以往预算管理系统的基础上，继续探讨系统优化的问题，设计开发出将现有预算系统与会计账务系统相融合的软件系统，从而实现预算管理与会计核算的信息集成。本文从学校财务管理工作的实践出发，对如何利用网络平台来优化提升学校财务管理系统进行探讨与阐述。

二、学校财务管理系统优化设计理念

系统设计理念是系统的灵魂和精髓，基于目前现状，学校财务管理系统的设计应定位为：技术先进、安全第一、以人为本、信息共享。系统设计的理念是：在校园网环境下，结合原有财务管理的现实基础，以“网络报销”为设计主线，将预算、审批、报销、核算、查询等流程关联起来，在不改变现有会计准则的前提下，以信息化、电子化为手段，实现业务办理简单化、单据填写规范化、业务审批流程化、财务制单自动化、付款方式电子化的目标，创建一种新型的财务报销与预算控制系统。

三、学校财务管理系统的具体设计思路

（一）梳理财务流程

对工作流程的梳理与设定直接影响到系统的功能与使用，对系统设计有着重要影响。财务流程主要包括财务预算、财务审批、会计核算、会计监督和信息查询等。原先的系统主要是解决了财务预算流程中的预算申报与审核、项目与额度控制、汇总分析等问题，其他财务流程大多仍是手工方式处理，各流程之间信息不能实时共享。在手工审批情况下，费用审批人员在审批单据的时候，无法及时了解各部门已经花了多少钱、还剩多少预算余额、实际如何使用等。部门与部门之间无法进行充分的信息共享，导致很多重复性的工作。此外，手工审批受人为因素影响较大，很多管理制度不能有效执行，因为职工每天的工作很多，不能指望职工记住很多管理制度来进行人为判断，因此，有必要通过优化系统设计，将预算、审批、核算、监督、查询等各项工作流程固化下来，每项业务按规定的流程规则运转，参与业务的人无需记忆各种复杂的流转规则，从而避免人为因素产生的不规范及低效率。

从负责相关审批手续的管理层来看，他们有大量的日常业务需要审批，如采购、出差、借款、资金审批等。手工审批中各环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节，而利用电子化报销流程则可以把管理和财务的职能进行区分，作为管理层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少，而财务的职能则需要判断该事务发生的凭证（发票）是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以在电子化流程下，电子单据和纸质凭证分别走各自的流程，管理层以电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在纸质凭证上审批，纸质凭证由财务审核即可，这样可以支持领导远程审批。按此流程操作，既可以突破时间和空间的限制，提高费用报销效率，又可以规范费用报销流程，实现费用的有效控制。

因此，通过对各项财务、业务工作流程的全面梳理，确定系统优化设计的主要工作是将预算、审批、报账、核算、监督、查询等各项财务流程有机地整合起来，重点是在原系统基础上增加以下功能：电子审批、来款登记、借还款、预约报账、预算与核算有效对接等。

（二）设计表单

针对学校财务报销流程的特点，系统设置各类标准单据，覆盖学校各项业务需求。表单设计力求做到简便规范，高效灵活。在财务管理系统中，主要可设计以下电子表单：

1.针对学校内部使用的单据。（1）“借款单”、“借款报销单”：主要用于学校内部的借款及借款报销流程。（2）“费用报销单”：主要用于学校内部费用支付的直接报销流程。

2.针对学校外部使用的单据。“付款单”：主要用于学校外部费用支付的付款流程。

（三）设计业务申请、审批流程

1.报账申请

在发生报账业务时，业务经办人首先需要在系统中填写业务申请单，按照预先设定的单据格式填写相应内容，在填写申请单时，系统自动获取该业务的预算总金额、目前实际累计发生额以及预算余额等数据，提供预警和多种控制方法。

填写完毕后，可按“流转”按钮提交单据进入流程。系统自动根据业务类别提示本单据相关流程环节和责任人。

2.报账审批

学校各级领导可在电子流程中对单据进行审批，审批责任人可以对审批单据做“通过、退回、加签”等操作。

（四）设计财务审核、付款、记账流程

财务相关岗位可在流程中进行财务审核、付款、记账等财务操作。系统可以自动生成记账凭证及进行会计确认等，这将大幅度减少财务人员的重复工作，提高工作效率和工作质量。endprint

1.财务人员在对纸质单据核实确认后，在电子流程中完成“财务审核”环节，然后批量生成记账凭证。财务人员也可以通过手工方式增加新的凭证，以解决规则外的凭证生成。

2.财务人员对生成的凭证进行复核，确保生成凭证的正确性并可对凭证内容进行修改。

3.财务人员根据预约的结算方式进行付款。现金结算方式下，报账人到出纳窗口领取现金；非现金结算方式下，财务人员将账款直接打到报账人银行卡上，并设置短信通知。

4.财务人员可通过记账、报表等功能形成核算需要的各种文件。

（五）设计查询分析功能

在系统中设置查询分析功能，对已经发生及正在发生的报销事项进行查询。用户可以通过“我的单据”功能，查询自己填写的单据当前的流程状态；通过“我的任务”功能，查看和处理当前责任人是自己的单据。学校和部门领导可以通过“单据查询”功能查询学校或本部门的所有单据，通过“费用分析”功能查询学校或本部门的费用使用情况。

四、对优化设计财务管理系统工作的评价

基于学校原有财务管理及会计核算的基础，通过对各项财务业务流程的全面梳理，对学校财务管理系统进行了优化设计，各项财务流程得到了有机融合，这项工作符合并顺应了财政部、教育部对高校财务管理信息化的要求，提高了财务管理水平和会计信息质量。该系统可以在业务申报、审批以及支付等不同环节及时提供预算数据、实际数据及对比差异，实现资金支出的事前、事中控制，从源头避免费用超支，实现了费用报销、会计核算与预算控制的结合。

通过将财务工作流程固化到系统中，可以做到流程规范，制度透明；依托校园网，支持职工在任何时间、任何地点，提交报销申请和预约，领导可以自由安排时间签批，每个单据的进展情况可以清晰地进行展示，提高报销效率。系统可以根据正确的报销申请单自动生成记账凭证，确保了财务信息的及时性和完整性，也减轻了财务人员的录入工作量，可以提高财务部门的工作效率与服务质量。各部门、项目负责人以及财务人员可以查询相关事项的已报销情况以及已申请未报销情况，合理安排资金，严格控制预算，提高资金的使用效率，也便于财务信息公开。

五、结语

预算管理是财务管理工作的核心，财务报销、会计核算是财务工作的重点。在优化设计财务管理系统过程中，对预算、报销等事项的审批流程和控制流程进行了清晰梳理，从事前到事后，每一个环节都能实现及时准确的控制，完善了内控，提高了审批和报销的工作效率、工作质量，有利于学校的日常管理和决策。

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