民生档案利用服务工作探析

张倩男

【摘 要】本文探讨了民生档案利用服务工作的重要性，分析了民生档案利用服务工作中出现的问题，并对民生档案利用服务工作的问题提出了相应对策。

【关键词】民生档案；利用服务；法制建设

民生档案是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成并保存备查的、与民生有关的各种形式的历史记录。” [1]民生档案利用服务工作是关注民生、保障民生、改善民生的环节之一，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。服务民生已成为档案工作的重要职能，关注民生，服务民生，更好地发挥档案工作为人民群众服务的作用。近几年来各级档案部门积极投身于民生档案利用服务工作，服务民生成为档案利用工作大局的一个新亮点，也成为民生档案工作重大变化的一个新拐点。

一、民生档案利用服务工作的重要性

（一）优化档案的价值与作用

档案作为人类社会文明发展的原始记录，承载知识、信息的重要载体，在封建社会作为“推进政务、备修史志的工具”而被统治阶级所专有。新中国成立以后，由于领导阶级的性质发生了根本性变化，对档案的价值与作用也有了重新的认定，即：行政管理的查考凭据；生产建设的参考依据；政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。改革开放以来，以人为本、关注民生，人民群众对档案的利用需求越来越大。[2]民生档案利用服务工作为新时期档案工作的新目标，由于民众对档案利用需求的增加，档案对社会、对民众的价值扩展速度逐渐加快，档案为社会、百姓服务，特别是为民生服务的价值作用也逐渐凸现。

（二）以人民群众的利益为中心

随着经济社会的快速发展，群众对档案利用的需求日益增長，档案馆、室和有关部门保存的大量民生档案已经成为破解社会矛盾、调处民间纠纷，保障人民群众合法利益的重要凭证。以四川岳池县为例，2007—2013年，县档案馆共接待查档者62341人次、利用档案305824卷次，其中公民个人利用档案达到了48732人次、68273卷次，占总利用人次的78.2%。这充分说明民生档案的建立、保存和利用，与人民群众的利益是密切相关的。因此，切实做好民生档案利用服务工作，是确保涉及群众利益的事件有档可查，有案可稽的关键举措。

（三）促进档案事业的发展

在整个档案事业发展中，民生档案利用服务工作仍是一个薄弱环节，与不断发展的形势任务还不相适应。这既是民生档案工作面临的挑战和考验，也为民生档案事业发展提供了新的机遇和空间。因此，广大档案工作者，深入实施民生档案利用服务工作的指导思想，推动民生档案事业不断向前发展，科学开发利用各种民生档案，扎实推进民生档案工作的规范化、制度化和现代化建设，是推动档案事业又好又快发展的关键。

二、民生档案利用服务工作的问题

（一）馆藏利用服务状况问题

第一，民生档案的馆藏资源相对不足。民生档案占档案馆馆藏量的比例较小，涉民档案的数量与查阅民生档案的需求量形成巨大的反差。第二，民生档案的馆藏资源内容分散。即便是被移交到档案馆的民生档案，往往也是散存于各个不同的立档单位全宗内。第三，民生档案的馆藏资源内容失真。如房产档案中的身份失真，人事档案中的年龄、工龄失真、医疗档案中的病历失真、工程档案中竣工图的作者失真等是档案中常见的虚假情况，同时，因信息化技术与管理滞后导致的电子档案真实性问题更加突出，上述问题将会使民生档案资源的质量大打折扣。[3]

（二）利用服务方式滞后问题

民生档案利用服务水平还不够高，民生档案利用服务质量还有待于进一步提升。民生档案服务利用工作直接面向广大人民群众，只有群众满意了，民生档案的价值才得以体现。目前，主动提供民生档案服务利用工作的还是以各级各类档案馆为主，基层档案室的提供利用工作多限于机关内部人员，对于普通群众的利用门槛还比较高。而省各级档案馆，尤其是县区级档案馆，多数信息化程度还不高、硬件设施还不健全、深层次开发力度还不够大，使得民生档案利用渠道和方式还比较单一，已不能满足群众利用的需要。同时，民生档案利用服务工作的宣传力度还不大、宣传范围还不够广，尤其是社区、乡、镇、村等基层，民生档案利用服务群体的信息来源还比较窄，民生档案利用信息反馈机制还未完全形成，民生档案的利用服务方式和水平还有所欠缺。

（三）法制建设完善问题

民生档案服务民生工作是新时期国家对档案工作的新举措，是围绕民生问题而形成的一系列服务工作，而民生问题纷繁复杂，这就意味着档案服务民生的法制建设是一个不断完善和改进的过程。目前涉及民生档案的法规还比较分散，缺乏一定的系统性。加强开展民生档案的法制建设，是规范和搞好民生档案资源利用服务工作的必要条件。由于民生档案涉及的范围极其广泛，相形之下，目前我们已有的关与民生档案的制度、规范显得非常有限，还没有完全覆盖到民生档案工作的各个方面。在民生档案开放利用过程中往往出现社会效益的滞后性，具体环节中所涉及的法律依据模糊是主要原因。北京、上海、浙江、江苏等省份已具体落实民生档案利用服务工作，但国家档案局印发的《关于加强民生档案工作的意见》中所提出的“比较完备的民生档案管理法规和制度”并未予以实现，与实践领域缺乏同步性。各部门之间的民生档案工作条例和规章制度的制定也是前后不一，法律的统一权威性无法得到体现。[4]

三、提升民生档案利用服务工作的对策

（一）开发民生档案资源与利用服务相结合

深入挖掘现有馆藏的各类民生档案资源，是做好民生档案资源利用服务工作的基础保障。围绕民生需求，调整馆藏资源建设思路，改变过去“重机关团体、轻普通群众”的档案利用服务观念，指导民生相关部门的文书归档工作，把民生档案资源收集齐全、整理有序，从源头上保证民生档案资源的丰富，让档案资源体系能够覆盖民生的各个领域。同时，对于馆藏具有现实价值的民生档案资源，要认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，根据利用需求，本着“突出重点，先整先用”的原则，建立不同种类的民生档案目录。这些专题档案目录不仅提高了民生档案的查找效率，也为群众解决实际问题提供了可靠线索和政策支持[5]。

（二）优化民生档案多渠道利用服务方式

各级档案馆应坚持以民生需求为导向，采取来电来函代查档案等多种服务方式，一是通过开发关系人民群众切身利益的档案编研产品，使普通百姓在利用档案维权的同时又能够增强对档案价值的认定。二是加快民生档案利用服务窗口的建立，开展一站式民生档案服务，从而打造出便民、利民、惠民的統一平台。三是开展馆藏档案数字化工作，加快信息化步伐。四是充分利用网络，开展网上民生档案利用服务利用，网络平台提供有限制性、非保密性电子文件的查阅。积极开展在线服务，改变传统坐等上门的利用模式，利用现代信息化手段，如：在网站上建立民生档案专题库，提供数据检索查询，全文阅览；利用电子信箱、QQ、MSN等服务方式，实现利用者与档案馆的实时在线交流，解答公众对档案查询、手续、相关法规制度的询问。[6]五是送档上门服务，改变被动服务的工作作风，主动走出去，深入基层调研，及时调整工作思路和方法，做到知己知彼，有的放矢。使涉及到人民群众现实利益的民生档案能够更好地服务民生。

（三）加强民生档案法制建设规范利用服务标准

完善民生档案法规，目前主要有两个方面： 一是对于没有制定的档案法规应尽快立法；二是对于已有的但不够完善的档案法规要修改完善。[7]可以将条件成熟的政策上升为法规，提高立法层次。近年来，国家档案局等有关机关颁发了一系列有关民生档案工作的政策性、规范性文件，推动了民生档案工作的规范化发展。档案部门应与相关职能部门协同合作，共同建立健全民生档案的法规制度，为民生档案工作健康发展提供保障。同时，实现民生档案的科学规范管理，更需要各级各部门领导的高度重视及大量的精力、物力、人力的投入，只有在全社会的共同关注关心下，不断整合民生档案资源，不断创新服务理念，民生档案利用服务工作的建设才会日益完善。在不断完善的过程中逐步转向档案管理社会范式的本质核心，从而真正实现民生档案信息服务工作有法可依、有法可循。

民生档案与广大群众的切身利益息息相关，与社会和谐、稳定密不可分。民生档案工作事关和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。加强民生档案利用服务工作不仅为人民群众提供了及时、有效、全面的政策服务，同时为档案工作的全面、协调、可持续发展及档案事业的健康有序、持续高速发展创造出了良好的社会环境。民生档案利用服务工作与人民群众的利益密切相关，档案界理论与实践工作者必须加快民生档案利用服务工作，确保党和政府惠民政策有效的落实和群众切身利益的实现。

【参考文献】

[1]曹航.民生档案建设的理论诉求与路径选择[J].档案，2009（3）：7-10.

[2]李影.民生档案利用服务的实践与思考[J].兰台世界，2009（2）：23.

[3]黄广琴.民生档案利用服务实践中的问题反思[J].北京档案，2008（10）：30-31.

[4]王景芳.民事权利视角下档案法规的完善——基于民生档案角度而言[J].四川档案，2010（1）：39-40.

[5]姚明，余波，刘孟.基于知识地图的广西文化信息资源开发构想[J].湖北第二师范学院学报，2013（9）：130-132.

[6]艾琦.档案部门如何做好民生档案工作[J].北京档案，2013（3）：31-32.

[7]潘玉民.加快推进民生档案法规的建设[J].上海档案，2008（5）：15.