高校知识管理的流程设计与技术支持

余乐 黄曦

[摘 要] 本文对高校知识管理的流程和相关技术进行了研究，研究发现：从流程上，高校的知识管理基本遵循知识获取、知识整理、知识共享和知识创新的过程；而这些过程的实现会涉及Internet、知识门户、数据挖掘与文本挖掘、人工智能与专家系统、知识库、编码法、知识地图和群件技术等技术的应用。

[关键词] 知识管理；流程；技术；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 11. 070

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）11- 0107- 03

1 高校知识管理的涵义与内容

高校知识管理其实就是高校管理者对存在于高校内部和外部的知识的管理与利用，高校知识管理的对象不仅涉及其内部的知识，还涉及大学与各种外部机构产生关系而有关的知识；通过知识管理实现知识的获取、共享和转移，这些过程能够带来大学创造力的提升。[1]高校知识管理是通过将各种知识和智力资源进行有效整合，最终实现将这些资源转化为生产力和竞争力目的的管理理念。[2]高校知识管理就是对教育知识的创新、生产、储存、转移和共享，它是知识投入、知识创造、知识传播、知识转化的复杂过程。[3]高校知识管理应该包括创造知识储备、改善知识获取、强化知识环境、管理知识资产。[4]

由于高校的三大功能是教学、科研、服务社会，按照这3个方面进行知识管理内容的安排：第一，教学过程的知识管理，这一过程的知识管理主要是对教师和学生的知识管理，着重进行创新教育和创新能力的培养；第二，科研过程的知识管理，主要针对知识的输入、知识的处理以及知识输出的管理；第三，服务社会过程的知识管理，主体包括知识产权保护、联合开发知识、教育服务管理等。[5]高校知识管理的内容也十分庞杂，高校的知识涉及学校、教师、学生和教学资源等方面，因此应该针对这些知识来进行管理，通过这些知识的获取、存储、分析、整理、转换、分配、利用和创新，从而达到优化教学的最终目标。从管理内容上分析，高校知识管理包括：对关于学生能力、兴趣、需求、风格、习惯等信息的管理；对承载教学过程的诸如教学教案、考试试卷、学生成绩单、学期总结等教学信息和呈现教学内容的以各种媒介形式表现的教学资源的管理；对各种显性及隐性知识的管理；以及对知识获取、知识运用、知识创造等活动相关的一切行为的管理。[6]

2 高校知识管理的系统流程

对于知识管理流程的研究和表述其实不应该有绝对的界限，知识管理流程的先后顺序只是一个大致的步骤。不同的知识管理步骤有时会同时进行，几个步骤间也会重复循环。例如，知识共享和知识存储的过程可以同时发生，而知识创新则很有可能发生在每一个流程中。再比如，创造后共享，共享后长足，存储后共享，共享后经过创造又存储。因此，这些步骤间实际上没有固定的顺序，也没有一定的源头。[7-8]虽然，学者们的研究角度不同，但不同角度的分析和研究仍然存在一些共同点。本文认为，知识的获取，知识的整理与组织，知识的交流与共享，知识的应用与创新应该是知识管理过程的核心流程。

2.1 高校知识的获取

知识的获取是高校知识管理的起点。高校知识管理流程设计在遵循这一前提的基础上，在获取知识的过程中既要考虑如何通过持续追踪与更新机制来保持教师的专业特长和竞争优势，又要在技术上考虑如何将教师的智慧、经验等隐性知识转化为可以显示的电子文件，并分类存储进入文件管理系统。从知识获取途径看包括外部知识获取和内部知识获取。[8]知识的外部获取是指从组织外部借助一系列手段获得存在于组织之外的有价值的知识的过程，这些手段可以是购买、战略联盟的合作或者非正式交流等。[7]

从知识分类来看，高校将获取的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识往往是外化的、形成文字、图片的、显性化或数字化的知识。显性知识的获取需要学校将已经存在的各种文字性的文件、资料、图片等录入计算机，将其通过计算机形成新的文件，并最终建立关于这类知识的知识库。在这项系统工作中，建立知识库又是一项极为重要的工作。而对于高校而言，隐性知识的捕获是一个难点，因为隐性知识存在于学校教职工的头脑中，是一种无形的难以物化的内容，难以明确化，更难以捕获。但从数量和质量上来看，隐性知识在高校知识中的比重较大，因此这部分知识对学校的发展很重要。对于隐性知识的获取，一种方法是隐性知识转化为显性知识（显性化），要实现这种转化需要通过编码来实现，将编码后的隐性知识转化为显性知识；另一种方法是隐性知识之间的转化，这就需要通过加强人们之间的交流、沟通和体会来完成，因此要在实施知识管理过程中，通过人与人交流和沟通，来促进隐性知识的交流。比如网上实时通信交流、定期的知识讲座、学术沙龙、头脑风暴，这些形式的交流方式都利于隐性知识交流的实现。[9]

2.2 高校知识的整理与组织

知识整理简单来说就是将组织已拥有的知识进行整理，这一过程包括分析知识，去伪存真、去粗取精，并按照某种逻辑（例如按照性质或者用途）对知识进行分类，经过整理的知识将更具有条理性和正确性。知识整理的方式有人工分析和基于计算机技术的知识自动分类鉴别系统，两种方式要结合运用。[10]知识的组织是对知识进行审计、编码、存储以利于组织检索知识的过程。当组织在进行知识管理之前，首先要了解组织的知识存量情况，并通过知识审计来发现组织的知识缺口。知识编码工作是对各种知识加以表示的过程，通过知识编码技术组织和个人可以对知识进行保存和检索。[11]其中知识的存储是知识整理和知识组织的基础，组织要将其认为有价值的知识进行选择、过滤、提炼、加工后，选择某种适当的媒介存储起来，并针对存储起来的知识的内容和结构进行及时的更新与维护，这样更有利于满足知识需求者的访问要求。组织在对知识存储之前，首先要评估这些知识的价值，并将去掉那些价值低且存储费用高的知识。而组织系统的知识存储方式有：使用自动化软件、文档管理系统、无纸化管理、知识库管理系统、实践社群，其中核心工具就是知识库。[7]

2.3 高校知识的交流与共享

知识的交流与共享是高校知识管理流程的核心。知识共享为的就是通过知识的交流能够让知识的价值得以实现并产生知识效应。知识共享的过程是由两个知识转换的循环构成。一个是产生于组织内部的知识转化，另一个是产生于组织内部与外部间的知识转化，这两个过程对于组织和个人都会带来知识的增加，也就是说知识共享会引发知识创新。[7]在高校，知识共享让学校每一个有意愿使用知识的教职工得到他们需要的知识，而知识交流则是实现知识共享的重要环节。但自我保护是人的天性，为了不丧失竞争优势，我们会产生不愿分享知识的动机。高校的管理者们要通过外部刺激来促进知识共享，比如高校的内部和外部网络建设，可以加快知识的传播和流动。为实现知识交流与共享，学校应该鼓励教师进行教学反思，教学单位要成为微观的学习型组织，从学校层面来看，要建立开放性的网络学习和知识传播机制。因为知识经过高校知识管理平台大量传播后，才能产生极大的价值。[9]

2.4 高校知识的应用与创新

知识应用是员工对新知识和已有知识进行整合并将这些知识应用到产品生产和服务中的过程。有效地应用知识可以帮助组织提高其运作效率并降低成本。有学者指出知识管理过程就是知识整合的过程，例如Grant认为企业可以通过建立规则与指令、组织过程程序化、形成组织惯例和成立独立的项目团队这4种方式来实现知识整合。知识应用的对象既要包括成功经验的知识，也要包括失败教训的知识；组织应该鼓励新知识的应用，并保证知识容易被需要者找到获得使其能快速链接到知识源，这些措施有利于知识管理的实现。[11]而高校要保持持续的竞争力除了要管理以后的知识和经验外还要不断创造知识更新。而这种持续竞争力需要具备知识优势来支撑，为了实现这种知识优势，建立不断更新的知识库和虚拟知识社区就是重要的实现手段。作为知识管理重点的知识创新，一方面强调创造新的价值，使知识能够自生长，另一方面强调实现知识的自我更新，淘汰掉那些旧的并失去使用价值的知识。[9]

3 高校知识管理的系统流程实现的支持技术

知识管理是一种管理理念、管理文化和管理方法，而这些都需要凭借一定的技术来实现。对于高校而言要实现知识管理的各项功能和流程，必须通过知识管理技术来完成。知识技术是指能够协助人们获取、存储、共享、使用以及创新知识的基于计算机的现代信息技术。知识技术包括知识获取、存储、加工、共享、使用以及创新的各个环节所需的技术；知识技术集成了多种信息技术，它们构成了知识管理系统，并为组织提供知识管理服务。[12] 如表1所示。

来源：李娜.天津大学知识管理研究[D].天津：天津大学，2004：38

3.1 Internet与校园网

知识管理必须在一个有利于开放交流的网络平台基础上进行。Internet就是这样一个网络平台，它为全世界范围的计算机提供了标准的网络通信方式，建立起了网络体系。其中TCP/IP协议是互联网的基础通信协议。互联网是通过TCP/IP协议将不同的计算机网络集合的。校园网通过接入互联网与外界进行信息联通，高校已不再是封闭的系统了，如今的高校是开放的知识系统，这种开放的知识系统需要基于一定的网络技术。如今知识管理活动的开展越来越依赖网络技术的应用与发展，因此高校首先应该建立和完善基于网络的校内外知识交流平台。[12]

3.2 知识门户

知识门户是一个获取知识的通道入口，组织员工通过知识门户中的一些栏目，例如：行政公告、通知、新闻、论坛等来了解组织与工作相关的内容或者话题、信息等。而且通过知识门户组织员工间还能进行实时的联系，这种联系能够帮员工们找到需要的专家或者其他有帮助的门户链接。知识门户是一个数据高度集成的入口，而且它能在单一的且提供个性化设计选择的界面上实现内外部信息和知识的分享。从管理的视角来看，知识门户管理的是知识，它是实现知识管理的效率和效果的重要手段和技术。 [13]

3.3 数据挖掘技术与文本挖掘技术

数据挖掘是借助统计分析工具、神经网络、模糊逻辑、遗传算法或其他人工智能技术，从大量的数据中获得新的、潜在的有用的最终可理解的模式的过程。也就是说，它是从现有的大量数据中萃取有价值的知识的过程。数据挖掘的功能有：数据总结、数据分类、数据聚类、关联规则。我们可以借助数据挖掘技术在无序的数据中找到我们想要的有用知识。

文本挖掘是一种信息处理技术，它为文本信息的整理、分析、挖掘提供了有效手段，它是知识获取的有效途径，其中信息检索技术是文本挖掘的基础。它是知识管理领域的新的分支，由于我们对于信息的依赖和需求越来越大，因此我们对于文本数据的深入分层分析和处理的需求也越来越大。[12]

3.4 人工智能和专家系统

人工智能是一种模拟人脑功能的技术，这种技术的实现要利用一定的人工装置来实现。人工智能可以通过硬件和软件方式来实现。专家系统就是一种软件方式的人工智能。专家系统是在某个领域内，根据这个领域的知识、经验、技术建立的解决问题、辅助决策的计算机软件系统。专家系统的工作过程是想让计算机模拟专家来解决问题，只是这个过程需要借助专家的知识来完成，这些知识被赋予计算机，它们才能模拟专家解决问题。专家系统通过获得人类专家在专业领域的知识，使人们的决策水平和质量得以提高。

知识管理是一项获取知识、整理知识、传播知识的过程，知识管理过程需要辅助专家系统来完成。如何将专家脑中的知识、技能等转换到系统中且便于存取，当其他组织成员需要使用时方便取用，这一过程的实现就需要依靠专家系统的技术。因此，专家系统对于知识的获取与创新有积极作用和重要意义。[12]

3.5 知识库

知识库是一种由数据库、方法库、模型库、知识源库和专家库组成，并使用数据库技术、多维数据库技术、专家系统、数据挖掘和知识发现技术对知识进行管理的特殊的数据库，库中有与数据相关的语境和经验。

知识库集合了数据库技术和人工智能技术，知识库中的知识具有结构化形式，也有部分的非结构化形式。结构化的知识是那些可以以文档形式存储的显性知识，非结构化知识就是那些隐藏于头脑中的隐性知识。知识库还是一种特殊的信息库，因为它不仅仅存储了直接的知识条目，更重要的是它还将组织通过各种途径获取并积累的相关案例、知识使用记录、知识来源线索等都一并存储起来。另外，知识库的报告查询工具是知识管理的基础。

从使用上来看，当我们完成某件工作时，我们可以从知识库中寻找我们需要的现成的知识，我们可以在这些现成的经验基础上来创新。假如我们需要的知识（隐性知识）还未与其所有者分离，那么知识库此时应该含有相关的专家库内容，这样就能让我们了解到目前有哪些专家，他们的专长，他们的研究方向，研究进度、以及如何联系到他们等。那么，我们就可以试图联系这些专家寻求相应的帮助，在此过程中分享和创新知识。[12]

3.6 编码法

编码法是在知识输入后，对其进行识别、收集、分类、提取、组织、标准化等一系列的加工和处理过程，使之便于公开、共享和交流，并能够通过信息手段进行传递。企业将所需的知识借助知识管理整理工具，编辑存储在一个完善的数据库中，并采取一系列的措施使得每个员工都能方便地接触和使用其中的信息。[13]

3.7 知识地图

知识地图是一种关于知识的导航系统，它既是一种技术也是一种策略。与信息过量相似，我们也会面临知识过量，我们不缺乏知识，我们缺乏的是在海量知识中找到我们需要的。组织在实施知识管理前就应当对整个组织的知识资源进行描述和定位。知识地图就像知识的搜索导航一样，能清晰地告诉我们需要的知识源在哪里。所以说，知识地图不是关于具体知识内容的，它确定的是知识的位置及其相互间的关系。知识地图可以让不同的人便利地利用和学习知识。面对知识过载的问题，如何让知识需求者在数量庞大的知识海洋中提高知识搜索的效率，需要一定的工具来帮助他们实现。知识地图就能告诉人们到哪里去寻找他们需要的知识。知识地图的形态是多种多样的，有面向程序的、面向概念的、面向能力的和面向社会关系的，不过不论知识地图的形态是怎么样的，它的目的就是要帮助人们找到他们需要的知识。[12]

3.8 群件技术

群件技术是以群体交流、协作和共享信息为目标，基于计算机网络技术的支持群体工作的新工具。包括信息共享、电子会议、日程安排、群件文档、数据库、电子邮件、工作流自动化软件和联系群体各成员的网络。群件是从群体的角度出发，为了支持、促进和简化群体的各项功能或协同多个群体工作，利用群件我们可以提高群体的工作效率。群件可以帮助用户建立应用系统，用户可以自定义群体，也支持多个群体的定义。多个用户也可以对同一文档进行编辑；群件可以实现多用户群体访问工作日历、共享信息等功能；它还可以记录多用户间的交流信息；同时支持电子会议、屏幕共享和群体决策支持系统。[12]

主要参考文献

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