浅谈建设项目档案管理创新体系建设

陆华

[摘 要] 随着电子信息网络技术的发展，信息化建设推动了档案管理的改革创新，旧的传统管理模式已经不能够适应信息量庞大的档案管理，经济建设的发展要求建设工程更具规范性、先进性、条理性，其档案管理是建设项目管理的重要环节。针对近年来建设项目管理出现的诸多现实问题，提出档案管理新策略，切实加强建设项目档案管理创新体系建设。

[关键词] 建设项目；档案管理；创新；建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02

1 前 言

建设项目档案管理随着建设工程项目的发展而发展，项目管理在投资建设等方面不断改革创新，建设档案管理必然也要摒弃传统管理模式，根据基建工程的新特点对其资料进行创新管理，采用信息化管理模式，针对建设项目管理中档案原始性、有序性、真实全面性等特点，建设项目档案管理新体系，解决复杂项目档案资料难以整理的问题，切实做好档案管理工作，推动项目建设有序进行。

2 档案管理创新的意义

（1）档案包括文字、图标、声像材料等，建设项目档案管理越是完善越是能够促进项目工程的完成，提高经济效益。时下社会经济高速发展，科学技术突飞猛进，项目建设与国家产业化管理息息相关，必然要随着时代建设而不断改革创新。创新是技术能力，是具有生产力代表的竞争力，是民族进步的催化剂。国家要取得可持续发展势必要不断保持创新力，创新发展才是推动时代进步的强大动力。建筑项目工程事务繁多，根据项目的不同又有不同的项目资料，其管理模式是否有效直接影响着工程建设的可靠性，影响着未来目标的制定，影响着现实目标的决策。档案建设工作已经列入国家重点管理项目之一，针对传统管理模式提出了改进办法，建设项目档案管理必须跟上时代发展要求，进一步落实档案创新改革。

（2）创新是档案管理部门发展的原始推动力，档案改革推动了建设项目工程的发展，实践证明档案管理要不断创新才能适应不断发展中的项目建设要求。提升业务效率离不开档案的有效管理，在实施档案管理过程中，不断吸引经验教训，为制定最优的建筑项目管理制度提供参考，档案管理过程中自身管理不断加强，更加能够适应社会的发展需要。

（3）创新是档案管理工作持续发展的必然要求，传统模式的管理方式必有其优势也有不足之处，档案创新吸取优秀的传统理念方法，摒弃阻碍性的落后模式，转变工作人员的思想观念，带动建工事业的全局发展。档案建设是以人为本，按照日常工作流程，记录工作行为，没有档案记录则建工信息紊乱无序，阻碍经济建设的发展。

3 建设项目档案管理创新措施

3.1 档案轮作透明化

档案管理的观念意识高低直接影响着档案工作的进行，多数工作人员还保持着落后的管理模式观念，工作人员较少接触档案，加上档案一般不予公开，缺乏了解继而不予重视，设立分项部门，根据档案资料的情况分门别类，设多人专职管理，在年限内重新挑选管理人员，为保持工作的热情，防止随意更改档案的情况，要采取规定年限内的轮作制度，三年一选或者三年一轮，但要求档案管理人员专业技能要高。逐渐开放适宜公开的档案收藏部分的内容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓励相关人员及时掌握档案资料，为发展目标提供建议，根据项目建设的不同设置管理制度等，实现理念创新带动行为创新。

3.2 设立管理反馈机制

根据不同项目建设需要不同的管理模式，强化质量责任制，进行档案管理创新。严格按照制度强化管理，要求管理人员严格执行相关规章制度，有效、完整、真实地管理档案相关事宜，采取责任机制，若档案内容出现问题则追究档案管理当事人的责任，增强档案管理的自觉自动，提高档案管理及时有效性。设立反馈机制，实行人人都是管理者，人人都可监督的模式，对于档案管理过程中优秀的项目进行表彰，阻碍档案发展的行为及时通报批评。制定反馈表，定期进行问卷调查，针对管理过程中出现的问题听取民意，了解档案不合理的地方，通过数据统计分析，根据反馈的信息整理提出指导基层业务的建议、方案，开展业务咨询机构，针对相关业务给予咨询服务，定期定量开展培训活动，进一步落实档案管理责任制，推动档案管理有序进行。

3.3 分层服务

档案管理服务方式多种多样，有效的服务可以提高管理的工作效率，根据建设项目档案管理的不同又有其自身的特点，在服务创新中要注意服务范围与内容的界定和创新，可以设置中高层服务模式，根据建设项目档案管理的内容不同，由低到高分层次归纳档案，大众档案、中层档案、高层档案，根据层次的不同设置不同的服务态度，低层要亲切，中层要严肃，高层要活泼，不同的服务模式更易于被大众接受，更能够节省有效的时间抓住重点，参考有价值的部分。阶段性改变服务方式，一年一换或者根据建设项目的特点设定年限，范围针对的是不同的人群，根据不同群体的要求制定不同的理念，横向交叉纵向服务管理，共同延伸。此外，从服务对象基本要求出发，真正做到服务创新，体现人性化措施，有效推进档案管理工作有序进行。

3.4 责任连坐制

档案管理具有可变性，随着项目建设的不同而变化，档案资料的记录收集是围绕建设项目的建设过程以及施工工作的内容形成，单是依靠档案项目技术等工作者是难以推动管理机制建立的。要充分调动工作人员的积极性，相关管理部门协同合作，科学有效的管理各项工作。加强内部控制管理，实行责任制，切实把责任按照工作板块、职责落实到每一个部门、每一个工作者身上，进一步明确员工职责范围，设立监管机构，加强监督管理，推动工作有序进行，哪一个环节出了问题对责任人依条例严惩，连带其领导也要负起责任，层层负责，集体有责。此外，建立健全内部工作制度，针对内部员工工作内容、程序、方法、日常工作制度等制定适宜具有操作性的规章制度，严格按照制度进行管理。

3.5 分地协管

建设工程系统包括多个方面，档案管理不仅与建设内部各个部门机构紧密联系，还与外部许多单位联系着，要建设项目档案管理制度就必须加强内部与内部，内部与外部的协作关系，确保全体工作人员以及施工、监理、建设等共同努力。例如根据建设项目的不同联系合作办事处，设置外事员一名，建立临时或者常驻办事点，及时收集资料归档，总部档案中心分为几个部分，权利分开，档案分开，在分布档案有效整理前不予受理，几地分管处互相制约，实地管理，确保档案的及时性、准确性。在管理过程中，建设项目管理部门要及时了解工程运作信息，及时向相关工作部门了解情况，适当指导工作，同时创新管理模式，创新服务方式，根据不同对象采用不同服务模式，个性创新，确保各项工作落到实处，真实反馈施工建设工作，确保档案的真实有效性。

3.6 建立资源共享平台

随着数字信息化建设的不断推进，网络信息已经覆盖工作生活的各个方面，档案管理建设中更是不能缺少信息化建设，网络管理能够弥补传统档案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科学系统管理价值。建设项目工程随着社会发展合作更加紧密，建立资源平台，档案创新。例如集合各项目建工单位的信息管理处，构建信息平台，在平台存放各单位、各项目、各信息的自动搜索功能，形成统一的工作网，设置讨论板块，鼓励员工提出建议，提高信息共享效率。完善档案的整理编排工作，建立检索机制，信息公开化，方便相关工作者查阅档案资料，加强档案信息把握力，设置监察系统定期检查，发现问题及时解决。加强资源共享，建立共享平台，提供交流合作的互动性服务，鼓励员工积极建设数字化信息平台，推动档案信息化建设。

3.7 影像监控，确保安全

档案信息在整个项目工程建设中非常重要，要确保档案信息的持久性、安全性，针对不同档案建设不同安全管理机制，保护档案的安全性能。首先要提高档案管理人员的安全意识，切实注意档案资料的保持，不能随意丢弃、损坏、篡改，可以开设适当的培训课程，定期定量培训相关工作人员。档案管理室与冗杂人群隔离开来，单独成室，安装监控设备，影像监督，确保每个角落都能通过电脑监控，实时录像。另外，要做好档案资料的备份工作，以防档案丢失破损，不可恢复，减少损失。对档案进行分区分库管理，确实保证档案项目管理有效进行。

4 结束语

建设项目档案管理在整个建设工程中起到非常大的作用，是项目建设决策的参考，是日常工作内容的管理，是不断发展变化的运动过程，其管理模式是动态的信息化管理。当今时代科学技术高速发展，城市化建设不断加强，各种档案资料越来越多，工作要求也越来越细致，针对档案管理项目出现的问题提出创新制度的要求，不断加强建设项目档案制度管理、服务创新管理、思想观念提升、加强信息化建设等，切实推动档案管理工作有序进行，促进建设项目工作的完成。

主要参考文献

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