以人为本背景下中职学校档案管理工作要点分析

杜玉林

［摘要］ 中职院校为我国培养了大量的专业人才，是我国人才培育基地重要的组成部分。在中职学校管理中，档案管理工作有着重要的地位，中职学校档案管理就是对学校各项工作、活动等进行真实的记录，为学校下一步的发展提供真实的依据。以人为本是我国发展过程中的核心观念，加强中职学校档案管理工作，必须坚持以人为本的基本理念。本文对目前我国中职学校档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出加强中职学校档案管理的有效对策。

［关键词］ 以人为本；中职学校；档案管理；工作要点

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 071

［中圖分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0111- 02

中职学校的档案管理工作的质量是衡量学校整体管理水平的一项重要指标，也是中职学校管理中的重点工作之一。在以人为本的背景下，如何加强中职学校档案管理，是广大中职院校需要认真考虑的问题之一。目前我国中职学校在档案管理工作过程中，还存在一定的问题，不能真正发挥档案管理的作用，必须采取有效的措施，加强学校档案管理，使其能够为中职学校的发展起到更大的作用。

１中职学校档案管理工作的不足

从目前的发展情况看，虽然许多的中职学校档案管理应用了信息化管理技术，但是所用的档案管理软件还相当落后，通常只能用于对文件的保存、修改等，并不能实现对档案中信息的检索、全文件检索等功能。学院的档案管理工作要与时俱进，不仅需要树立科学的管理观念，还需要有一套科学、严谨的现代化管理体制以及档案管理运行机制。但是目前很多中职院校的档案管理并没有达到上述要求，档案管理的质量难以保证。

另外，在档案管理工作中，缺乏相应的人本意识，没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有坚持以人为本的基本理念，使得管理工作的作用无法切实发挥，只是对各种信息资源的盲目接收，不能对其进行整理和分类，不仅增加了档案管理的工作量，而且严重影响了管理的效率和质量。

２以人为本背景下加强中职学校档案管理的对策

２．１ 全面提升档案管理人员素质

无论是利用什么新型的技术、设施、软件等进行中职学校档案的管理，都需要人为的操作和运用，所以提升档案管理人员的素质是加强中职学校档案管理的根本所在，这也是以人为本观念的基本体现。提升学校档案管理人员的素质，主要要从以下几个方面进行：（１）转变管理人员的观念，努力培养档案管理人员的职业精神、创新精神等。（２）提升档案管理人员的专业技能，只有熟练掌握档案管理的技能，才能保证其管理质量。这里的专业技能包括对专业知识的掌握、操作的专业技能，还包括管理的能力。（３）中职学校的档案管理工作，涉及学校管理的方方面面，这就需要档案管理人员熟悉学校各项管理的内容、方法与流程。（４）学校档案具有一定的保密性质，这就需要培养档案管理人员具有很强的责任心，做好保密工作。

２．２ 树立人本理念，拓展档案信息来源

一方面，要积极做好档案的鉴定和分类工作。档案管理人员应该对收集到的档案信息进行整理和鉴定，做好分类管理工作，将具有丰富历史价值和使用价值的档案收藏在学校的档案室中，而将具有一定参考价值的档案放置在相关部门中，便于随时更新和利用，对于那些无用的信息资料，则可以向相关部门申报销毁，减少档案工作的工作量。

另一方面，要拓展档案收集的渠道。对于中职院校的档案信息资源而言，信息收集的方法主要包括主动收集、跟踪收集以及协作收集，不同的收集方法需要采取相应的措施。对于主动收集，要安排专业的档案管理人员，按照一定的时间间隔，对档案信息进行采集，促进档案管理工作的规范化和制度化；跟踪收集，主要是针对学校由于各种因素无法及时收集或者存在部分遗漏的档案资料进行收集和处理，如教学活动中存在的典型事件等；协作收集，主要是设立相应的档案管理委员会，定期进行档案管理工作的总结，对存在的问题进行解决，提升档案管理工作的有效性。

２．３ 利用信息化技术，加强中职学校档案管理标准化建设

在信息化快速发展的时代，中职院校档案管理工作也要紧跟时代潮流，运用信息化管理技术，加强学校的档案管理，提升档案管理的质量。这主要需要做好以下几个方面的工作：（１）引进新的信息化技术，加强学校档案管理硬件、软件设施建设；（２）建立完善的档案管理机构，做好学校档案电子文件建设，并坚持以人为本的理念，加强专业人员的培训工作；（３）完善档案安全管理制度，落实相关的责任，定期对档案管理工作进行总结、考核；（４）加强中职院校档案管理工作的标准化建设，引进先进的管理技术与新的管理理念，紧跟时代发展。

２．４ 做好档案需求分析及预测

首先，要结合实际情况，对档案的利用需求进行预测。档案管理人员在进行档案管理的过程中，必须结合中职院校的近期目标和远景规划，了解学校发展的重点，切实做好的档案利用需求的分析和预测，确保档案管理的有效性。

然后，要做好科研成果的整理工作。在当前市场经济的背景下，各种新的科研成果可以以商品的形式在市场上展示，也使得科研档案的重要性日益凸显。因此，对于中职院校的档案管理人员而言，要充分了解当前科研市场的发展动向，并切实做好对市场需求的预测，结合预测结果，对科研成果进行整理，选择适当的时机，将学校自身的科研成果转化为实际的生产力，促进学校发展目标的实现。

３总结

以人为本是我国发展中重要的原则之一，并指导我国发展过程中的各项工作。档案管理工作是学校管理中必不可少的组成部分，为学校发展提供真实的依据，是一项服务于学校发展的综合性工作。这就需要坚持以人为本的原则，加强档案管理创新，加强档案管理队伍建设，引进新技术、新理念，全面提高中职学校档案管理的水平，使其更好地服务于学校的发展。

主要参考文献

［１］王华琳．新时期中职学校档案管理的要点分析［Ｊ］．高校管理．２０１２，２７（１０）：１４８－１４９

［２］峻岭．以人为本背景下中职学校档案管理工作探究［Ｊ］．理论研究．２０１３，２９（２１）：２５６－２５７

［３］王莎莉．浅谈以人为本理念下的学校档案管理［Ｊ］．科技风，２０１２（５）：２４３．