新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策

陆华

［摘要］ 企业档案管理工作的基础工作主要为档案收集工作，同时档案收集工作还是档案业务的出发点。在新时期，企业档案管理工作已经成为企业管理工作中不可缺少的一个组成部分。本文对企业档案收集工作中存在的问题进行分析，并以此为基础提出改进措施。

［关键词］ 企业；档案；收集；对策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 061

［中圖分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0098- 02

１前言

在企业档案业务建设工作中，企业档案收集工作是最基础的一个环节，如果企业档案收集工作无法开展，那么档案工作也就无法进行，企业档案收集工作对企业档案工作影响很大，是其整体建设的出发点与保障。因此，采取有效的措施保证档案收集齐全、正确，并且充分发挥其对企业发展的积极影响，已经成为现阶段档案管理工作重点关注的内容。本文对新时期档案收集工作难点以及存在的问题进行详细的分析，并以此为基础进一步探讨应对措施，旨在为相关人员提供参考。

２新时期档案收集工作难点分析

２．１ 档案工作中的收集与利用脱节

新时期我国经济社会，改革力度加大，企业档案收集工作存在的问题也越来越尖锐。加上社会主义市场经济快速发展，对档案利用要求更高，档案收集工作与利用脱节。

２．２ 工作特点致使收集工作难度变大

我们都知道，档案制造者主要为国家机关、社会团体和个人。档案收集工作领域阔度大，同时信息量很大，导致档案收集工作任务比较艰巨。所以，企业档案收集工作的顺利完成，需要具有大量专业水平高的档案管理人员。

２．３ 办公自动化提升工作要求

随着计算机技术的快速发展，当前人们不管是生活还是工作或者学习均离不开计算机。实施办公自动化后，越来越多以磁盘等为存储介质的文件出现，使档案形式从传统的以纸质为主转变为电子档案形式。此外，大量档案管理工作开始使用现代化信息技术，使传统档案工作面临巨大的挑战［１］。保存格式多样化、真实性辨别难度变大以及软件更新换代迅速等，均在一定程度上加大了档案收集工作的难度。

２．４ 档案管理人员素质较低不利于档案收集工作的开展

现阶段人才市场越来越完善，加上企事业单位用人机制进行调整，人才流动性不断提高。因为档案收集工作比较重要，因此相关工作人员也应该具备较高的专业水平，但是初次参加工作人员在较短的时间不可能完全掌握知识与技能，加之档案收集工作指导水平较低，想要保证归档资料不受损难度很大。

３新时期企业档案收集工作存在的问题

３．１ 档案管理人员流动性高

现阶段，因为公司重组、企业改制，部分单位对机构进行调整，企业档案管理人员变动很大。甚至还有少数单位时常更换专兼职档案员，企业档案管理人员思想不稳定，对企业档案收集工作造成不利的影响。在部分专兼职档案人员工作调动过程中，没有根据规章制度完成文件移交手续，甚至为了方便，将具有极高保存价值的文件占为己有，不进行移交归档，致使大量文件材料丢失，不利于企业有关工作的顺利开展。比如某些企业在进行合并时，将档案管理部门撤销，档案管理人员不再专门从事档案管理工作，还需要兼顾其他工作，档案收集时经常会出现该归档材料没有归档，不该归档材料却归档的错误现象。

３．２ 企业档案意识不强

企业档案管理工作是企业行政管理环节当中不可或缺的一个环节，管理质量的高低可以具体反映企业的文化建设情况［２］。缺乏档案收集工作，那么档案的真正价值也就无法体现，档案收集工作一方面属于档案管理工作的出发点，另一方面还属于基础环节，对档案管理工作可以产生关键的作用。但在大部分企业职工观念里，档案工作并不是非常重要，不管是否开展作用均不大。档案意识不强，导致档案材料收集工作难度增加，同时还不利于企业行政管理工作的开展。笔者曾经采取调查问卷的形式就“档案是否应该保存”对本企业全部职工进行调查，结果接近５０％的职工认为档案对个人影响不大，即使档案丢失问题也不大，２０％的职工不懂得档案保存的作用，２０％职工认为企业没有必要对档案进行保存，仅有１０％的职工提倡对档案进行管理。

３．３ 档案人员积极性与创造性不高

档案管理人员经常认为自身工作得不到企业的重视，加上缺乏指导，造成大多数企业档案收集工作得不到关注或者处于放任自流的状态。大部分档案管理人员工作态度非常不积极，被动开展工作，甚至还有部分企业档案管理人员对工作与活动中形成的宝贵资料采取“你交我收”的工作态度，积极性与创造性比较低，由此造成大量价值高的资料得不到收集，给企业造成很大的损失。比如，我国大多数企业中，档案收集人员不会主动对企业活动的档案进行收集，只有有关人员将档案上交才开展收集工作，并且档案上交后并没有马上进行收集，而是随意摆放在桌面上，延后整理工作，致使档案常常出现丢失现象。

３．４ 档案管理制度存在缺陷

虽然我国大多数企业均构建有关的档案管理制度，但是存在的缺陷并不少。企业每年均会形成大量低质文件、图像以及音像等资料，由于没有全面认识存档资料，由此致使应该归档的文件没有被收集，而不该归档的文件却已经被收集。档案收集工作具有极强的日常性、计划性以及步骤性，但是当前大部分单位平时却不注重对文件进行收集、积累以及管理，等到年底检查时为了应付了事才对档案进行管理，由此导致在文件归档过程中出现不合理的现象，进而导致档案缺失或者卷宗存在残缺，加大将来档案利用难度。上述现象均由于档案管理部门缺乏完善的规章制度而造成的［３］。

４新时期提高企业档案收集工作质量的措施

４．１ 设置档案收集人员且维持其工作稳定

企业应该按照档案管理工作具体情况，设置合适的档案收集人员，并且保证其工作稳定，由此保障企业档案工作可以长远发展。另外，保持档案收集人员工作稳定与连续，能够为企业培养大量专业水平高的档案收集人才，一方面充分激发档案收集人员的积极性，另一方面还能够增强档案收集人员的使命感与责任心。此外，维持企业档案收集人员工作的稳定性，可以提高其专业技能与业务素质。档案收集专业性较高，刚刚参与工作的人员从上岗至掌握业务，需要花费大量的时间，因此，只有其工作相应稳定，才能充分发挥其作用，做好企业档案收集工作，为企业与社会提供服务。

４．２ 加大档案宣传力度，增强档案意识

档案收集工作要想取得系统、齐全与规范的效果，单单凭借档案管理部门的努力，难度很大，其需要相关人员的配合、理解与支持。因此，企业档案管理人员应该采取多种方式，向领导、各部门以及企业职工宣传档案工作的重要性与作用，动员整个企业的职工提高档案意识，尽最大的努力赢得领导的支持和管理部门的积极配合，从而令全企业自上而下均认识到档案工作的重要性，并且把文件材料归档作为个人的义务与职责。比如，企业可以定期举办档案展览，给员工上档案知识培训课，开展档案知识竞赛活动等，提高职工档案意识。

４．３ 构建一支综合素质高的档案管理队伍

档案工作离不开综合素质高的专业人才，所以，企业建立一支综合素质高的档案管理队伍是实现企业档案工作有序发展的重要内容。而对档案收集工作开展有效的监督指导，一方面可以充分体现档案部门的行政管理能力，另一方面还能够保障档案收集不存在缺陷。因此企业可以通过对档案收集人员进行培训的方式来增加档案收集人员的综合素质［４］。档案管理部门应该建立健全培训体系，保证培训工作可以根据相关制度时常开展，培训内容以专业知识为主，同时包含大量的职业素养与职业道德教育。即一方面保证档案收集人员可以胜任收集工作，另一方面还可以与新时期发展相适应。例如，企业招聘时招聘专业知识水平高的人才，岗前对其进行培训，参加工作后定期对档案管理人员开展培训等。

４．４ 完善归档制度

档案材料收集是否完整与齐全，主要取决于归档制度是否完善。没有规矩不成方圆，每项工作均需要规章制度，否则其质量无法保证。因此，档案部门需要根据具体情况，建立健全归档制度，定期进行考核，将任务具体落实到每位职工身上。比如：企业某个建设项目竣工进行验收的过程中，应该将全部图纸与文字资料一并移交，同时档案管理人员也需要参与到验收工作中，一旦资料存在缺陷，则工程验收不算合格或者不给其支付工程款项等。因此，企业必须建立健全档案归档制度，确保档案收集工作有章可循。

５结束语

综上所述，档案收集工作是档案管理工作中比较基础的一项工作，其对企业档案管理以及企业发展意义重大。在新时期，随着科学技术快速发展以及大量新技术被应用到档案管理工作中，不仅改变了档案传统的存在方式，同时给档案收集工作带来新的挑战。对此，企业有关人员应该全面分析新时期企业档案收集工作中的难点以及存在的问题，在此基础上制定相关的应对措施，不断提高档案意识，建立健全有关制度，提高档案收集工作质量，保证档案得到有效的管理，为企业发展做出积极的贡献。

主要参考文献

［１］黎杰，张永钊．促进国家档案资源体系建设的重要途径——广东省国家档案资源整合创新实践［Ｊ］．中国档案，２０１２，１０（８）：２５６－２５７．

［２］［作者不详］.新形势下推动档案事业创新发展的战略举措——《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》解读之一［Ｊ］．浙江档案，２０１０，１１（４）：１４５－１４６．

［３］韩李敏．正确处理档案登记备份与接收工作的关系——学习《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》的一点体会［Ｊ］．浙江档案，２０１０，２１（５）：７８－７９．

［４］周峰林．积极构建档案服务利用与信息安全的稳固后方——我省电子文件和数字档案登记备份工作全面启动［Ｊ］．浙江档案，２０１０，２０（１）：１４５－１４６．