浅谈高校二级档案管理规范化的相关研究

刘珺

［摘要］ 本文分析目前高校二级学院档案管理中存在的问题出发，在此基础上提出改进建议和措施，希望对提高高校二级档案管理工作水平提供借鉴。

［关键词］ 高校；二级学院；档案管理；规范化；对策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 060

［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0096- 03

目前，高等教育在不断发展，向大众化的方向迈进。在这种情况下，高校的二级学院应运而生，二级学院档案管理工作也得到更多的重视。二级学院档案是指建校以来在各项主要职能活动和师生员工从事教学、科研工作及学院管理等各项工作中直接形成的，经过收集、整理的，对学院和社会有利用保存价值的各种不同形式的历史记录材料，包括文字材料、图纸、图表、实验记录、计算材料、照片、录音带、录像带、模型、样品、实物等。档案管理工作非常重要，可以说是学院教学、科研、党政管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，必须纳入学院整体发展规划。笔者基于自己近些年的档案管理工作经验，对目前高校二级档案管理中存在的问题进行分析，在此基础上提出几点对策。

1高校二级档案管理工作中存在的问题

1.1 过分依赖学校档案馆

目前，二级学院在对档案进行管理时，对学校档案馆的依赖度比较大。当下，高校档案工作管理体制的一个显著特点就是高度集中，即高校对二级学院档案工作过于集中管理。此外，许多二级学院自身管理制度并不健全，需要进一步完善。对于档案管理工作，有的档案员没有一个明确的概念。在行政上，档案员接受学院管理，在业务上也接受高校档案馆的监督领导，因此档案管理人员的工作积极性比较低，有待提高。二级学院档案管理工作得不到有关领导的重视，有的工作人员则对这份工作的重要性和意义认识不到位，认为无论是档案管理还是档案建设都应该由学校负责，对学校的档案馆过分依赖。

1.2 二级学院的档案资料存在严重流失的状况

目前，教学档案收集的难度比较大。二级学院的教师一部分来自社会招聘，另一部分则是由母校教师进行兼职授课。对于二级学院档案工作，有的教师认为无足轻重，对其重要性缺乏认识。因此，材料的归档等工作需要在管理人员的督促下完成，有的教师为了完成任务，往往缺乏统一的标准，临时突击，有的应付差事，草率整理。在这种工作方式和态度下，有的归档材料没有日期，没有单位盖章，既不齐全，也不完整，最终质量严重下滑。二级学院学校重要的文书档案收集不全。作为高校办学的一种新的尝试，二级学院目前已经产生了大量的档案。然而，人员编制也非常紧张，有的领导不是很重视，只关注上级的红头文件，对于本校的文件则比较忽视。因此，各职能部门的负责人或者具体操作人手中掌握大量的可以反映学校进程轨迹的文件，没有按时归档，最终造成档案的严重流失。虽然有的二级学校建立了资料室和档案室，也有专门的管理人员，但是在档案管理职责方面依然需要进一步明确。有的兼职档案管理员总是强调客观原因，认为自己还需要负责其他工作，难以腾出时间，因此总是将这份工作往后推，对档案材料收集工作的重视度差。有的二级学院没有配备专职的档案员，管理人员需要处理日常的事务，因此档案收集时间很容易错过，最终导致档案的收集不全。

1.3 二级学院档案管理人员的素质不高

目前，由于二级学院大多采用的是民办机制，人员编制也比较紧张，因此用人具有一定的随意性，最终降低了管理水平和效率。档案管理人员也大多数是兼职档案员，他们需要负责多方面的工作，因此很难全身心投入到这份工作之中。而有的兼职档案员则不认真履行自己的职责，可以说是形同虚设。有的二级学院兼职档案员不固定，总是变动，对于新手来说需要花一段时间对工作进行熟悉。大部分兼职档案员的专业素质比较低，接受档案专业培训的机会也非常少，有的职业观存在问题，认为这项工作无足轻重。總之复合型人才极其匮乏，这些都阻碍了档案管理工作的发展。

2二级学院档案管理的对策

为了加强对我院各类档案的综合管理，实现我院档案建设各个环节的标准化和规范化，有效地保护和利用档案，为学院的教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务，笔者结合自己的实践经验，提出几点建议和对策。

2.１ 合理设置机构，明确工作人员的职责

设立综合档案室，配备专职档案干部。由主管行政工作的院领导分管，院办公室主任主管，业务上受上级和当地档案局的监督和指导。综合档案室既是职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的科学文化事业机构。学院综合档案室要做好自己的工作，有所作为。（１）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。（２）制定和组织实施我院关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。（３）负责对本院各部门档案工作进行监督、指导和检查。（４）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全院各类永久、长期保存的档案及有关资料。（５）开展档案的开放和利用工作，办理档案的阅览和借用手续，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，积极开发档案信息资源。（６）严格执行国家《保密法》和我院保密规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。（７）维护档案的安全与完整，做好档案的安全防范和技术保护工作。

此外，学院各单位、各部门必须确定一位领导分管档案工作，设一名兼职档案员，负责本单位、本部门档案资料的收集和立卷工作，业务上受学院综合档案室的监督、指导。兼职档案员要做好以下几项工作：（１）配合学院综合档案室的工作，贯彻执行国家关于档案工作的政策和法规及本校关于档案工作的规章制度。（２）在本部门领导和综合档案室的指导下，实施学院档案工作计划、规划。（３）负责本单位、本部门产生形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和向院综合档案室移交档案等工作。

2.２ 加快档案管理人员队伍建设

建立一支高素质的人员队伍。对于一名档案管理的工作人员来说，首先要解决思想上的问题，转变工作观念，正确调整自己在工作中的角色。档案工作人员应努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持改革开放，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家有关政策和学院的有关规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉我院历史和档案情况，热爱档案事业，忠于职守，具备档案专业知识和相关的科学文化知识。学院各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心他们的学习、工作和生活。

2.3 学校对档案管理工作要加以重视，提供支持

档案事业所需经费，列入学院预算，划拨专款由学院办公室统筹安排。与档案工作有关的职能部门，档案装具由学院综合档案室提供：设备费用，应在其切块经费中调拨一定数额作为设备费。学院应遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。此外，要有计划地为档案室配置必要的设备，以逐步实现档案管理的现代化。

2.4 完整各项制度，提高工作水平

建立健全档案材料的形成、积累、整理立卷和定期归档制度，并将其纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，确保各类档案材料归档完整、准确、系统。学院各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置，检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收、总结档案工作。

学院实行材料形成部门、课题组立卷制度。制定学院各类档案管理细则。对主管业务部门或课题组在工作活动中形成的文件材料，由本部门或课题组指定专人负责，按其自然形成规律，进行系统整理，负责组卷并编排页号或件号，经综合档案室检查合格后再填写卷内目录，按规定时间向综合档案室移交。

归档时间和手续。原则上要求：除教学部门档案材料按学年度立卷外，其余各类可按年度归档的档案材料均按年度立卷。每学年形成的教学文件材料应于次学年第三个月（即１１月份）前完成立卷归档工作。其余各类档案材料应在次年6月份前完成立卷归档工作。院党、政领导已阅批完毕的我院文件材料，由院综合档案室定期（每年寒、暑假前各一次）清理、归档。

凡由学院、学院各单位、各部门与其他单位分工协作完成的项目由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

对于个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本部门的兼职档案人员，然后转交综合档案室集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

3结束语

档案管理是一项复杂的、需要耐心和技巧的工作，同时也是高校管理工作的一项重要内容。由于档案管理人员的素质较差以及档案管理工作本身难度大，目前二级学院档案管理存在一系列问题和漏洞，严重阻碍了高校的长远发展。因此，如何优化高校二级学院档案资料管理的措施，让高校二级学院的档案管理走上健康有序的发展轨道是本文主要探讨的问题。

主要参考文献

［１］吴甘霖．高校独立学院档案管理工作初探［Ｊ］．吉林广播电视大学学报，２０１２（２）．

［２］孙承毅．高校二级学院教学档案规范化管理刍议［Ｊ］．兰台世界，２０１３（３）．

［３］岑淑儿．高校二级学院档案管理初探［Ｊ］．浙江档案，２０１４（２）．

［４］吴久华，牛敬荣．做好高校档案工作，发挥兼职档案员作用［Ｊ］．机电兵船档案，２０１１（１２）．