档案备份的方法与策略

向刚

［摘要］ 随着社会科学技术的不断更新，人们对档案备份的方法以及策略也是越来越被看重，档案备份能够有效地预防档案数据库的丢失及损坏，为人们查阅档案带来了极大的便利，但是在实际的档案管理中还是会存在一定的问题，鉴于此，本文通过对档案备份的方法以及策略作详细的研究探讨，以期对档案的管理带来帮助和借鉴。

［关键词］ 档案备份；方法；策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 14. 073

［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）14- 0120- 02在经济社会不断发展的前提下，档案管理部门加强对档案的管理，并制定相关的制度，建立自己的档案数字库和资料查阅流程，这就为档案的查阅以及管理带来极大的便利，但是在实际的档案管理过程中，不免会发生档案信息以及数字的丢失，所以应该加大档案的管理，完善管理体系，及时对档案信息进行备份，以防档案资料的丢失，确保档案资料的完好无损。

１档案备份的分类

档案备份根据类型来划分，可以划分为增量备份、差异备份、全备份3种类型，具体内容如以下。

１．１ 增量备份

在档案管理备份中增量备份又被称之为差异增量备份，其主要是在备份数据的基础上增加新的信息的备份，每一次增加的备分量都是不一样的，恢复全部的数据时必须要有最新的全备份以及全部增量的数据。比如星期一对设备进行了全部的备份，星期二有新的数据进行备份，星期三对其备份就只进行周二新数据的备份，周一的数据已经被备份记忆，不需要重复对其备份。同样，增量备份也有优缺点，优点就是备份数据少、速度快，而缺点就是完全备份恢复系统所花的时间比较长，储存信息量少。

１．２ 差异备份

在档案备份中差异备份又被称之为累积增量备份，其是在完成全备份的基础上备份那些经常变动的数据，是增量备份的特殊案例，在恢复全部数据的时候只要对最新的数据以及有差异的文件进行备份，可以及时备份经常有变动的数据，灵活掌握其数据的变化。比如，１号进行了全备份，２号进行了新变动的文件或者数据，３号的差异备份就是备份１号全备份以后发生变化以及变动的文件以及数据，这其中含有２号变动的数据信息以及文件。差异备份也有优缺点，优点就是恢复时只需要最新的群备份以及具有差异备份的媒体文件，备份的速度相对而言是较快的；缺点就是完全备份恢复系统文件所需要的时间是比较长的，如果有较多的数据发生变化，备份所需的时间要比全备份所需的时间长［１］。

１．３ 全备份

在档案备份中全备份是指对某一时间段的档案资料进行完全的克隆复制，实际的操作中就应用备份的操作软件对其进行完全拷贝，包括所涉及的应用系统和数字资料，恢复所有系统时只需要最新的数据备份副本，这就给日常的工作中带来很大的便利。档案备份的优点就是方便查找、操作简单、防止丢失。当然不可避免地也会有缺点，其每次备份涉及的信息量比较大，备份所需的时间也就相对较长。

２档案备份的方法

根据备份系统的不同程度，可以将其划分为冷、温以及热3种类型的备份，其具体内容如下。

２．１ 冷备份

冷备份就是指在备份系统中，在没有安装或设置与正在工作所用的系统一样或者相类似的备份系统环境下，如果不能够及时装入配套的备份系统，一旦发生意外就会造成数据的丢失以及文件信息的不完整，在用户对其信息恢复时就会产生很大的阻碍，所用的设备如果是磁带、光盘或者磁盘时，恢复起来会比较麻烦，而且都是用户通过自己动手才能够恢复，仪器没有办法自己完成恢复工作，同时还不能保障恢复的质量。冷备份就是为了能够有效避免人们日常生活中可能会遇到的问题，而产生的一种能够及时对数据进行备份的备份设备，人们通过对客户端通讯线路的搜索，将其备份到备份软件中，以恢复正常的工作业务。冷备份在使用过程中的优势是所需的设备费用少、通讯费用低、通讯环境的要求较低、备份速度快、操作简单便捷，而缺点就是恢复时所需要的时间较长，独自使用时，只能恢复间断的数据，数据不能与实际相一致［２］。

２．２ 温备份

温备份技术是指在与之前所用的备份系统保持一致或者相匹配的运行环境下，配置使用了系统自带定期的备份数据的功能的环节。如果发生意外，直接开通定期的备份系统数据，就可以及时地恢复数据。温备份在使用的过程中，人们通过自主的逐项逐笔地对所需要恢复的数据进行及时的补救、修改对应的数据，终端用户通过对通讯线路的切换，就可以恢复正常的业务运转。温备份在操作过程中的优势就在于能够及时地补救所需的数据，而且通信环境的要求不是很高，能够供很多的用户使用，但缺点就是它恢复时间较慢，数据不能够保证完整性。

２．３ 热备份

热备份系统在备份工作中所处的位置是联机状态，其可以通过高速的通信线路把数据运送到备份系统中，确保备份系统与所用备份系统的一致性，也可以定期在备份系统中恢复应用系统的数据信息。如果在使用过程中发生意外，不要补救就可以通过备份系统直接对其恢复，进行正常的运作。在温备份使用中的最大优势就是恢复迅速、恢复数据完整、数据发生丢失的几率几乎为零，而缺点就是设备的投资较大、通行费用高、运行环境的要求高、管理手段复杂。

３档案备份的有效措施

档案通过真实的数据记录，实现备份功能的记忆性。换句话说，档案备份就是为了能够确保数据的完整性，维护数据的正确性。所以在对档案进行安全备份时，就应该依据系统和实际情况，最大限度地确保备份所需的内容、时间以及方式。

３．１ 异质备份

异质备份就是指在档案信息备份的过程汇总发生的变化，换句话说就是，不同档案信息间的转化备份。比如纸质版的资料与电子版资料间的转化备份，国家档案管理部门就要求将电子版的档案资料进行纸质化的或者胶片化，将其进行备份，异质备份是档案备份过程中重要的实施策略，通过应用资源体系、利用体系以及安全体系，确保档案数据的完整性和安全性。

３．２ 云备份

云备份是档案管理中数据资源备份的重要环节，随着科学技术的不断发展，档案信息化的管理被人们广泛地应用，进而促进档案数字化的快速发展。云备份中档案数据资源对其储存容量、安全性能、可靠性能以及存储的载体提出了更高的要求。其中，云备份的优点就是高储存量、高利用率、高安全性能、成本低等，同时还可以实现档案自动化管理以及备份。云备份采用并行的分布加工方法，把档案数据资源分布储存在媒体中的各个备份点中，这样不仅能够实现档案数据的安全性，还能够有效地提高档案数据的备份效率。

３．３ 异地备份

异地备份是档案副本存放的重要策略，其是国家社会文化的重要财富，确保档案信息的安全，是档案备份管理的中心环节之一。在新中国成立以来，条件比较艰苦，科学技术很落后的环境下，周恩来就提出，档案要进行不同地方的存储，每份重要资料都要印制3份，党中央一份、中央特科一份、共产国际中心一份。异地备份不仅能够很好地避免文件的丢失，还能够有效地防止自然灾害对其的不利因素，如水灾、水灾、地震等不可预知的因素，异地档案备份是化解档案数据信息资料的一种有效的不可替代的措施。

异地档案备份一定要保证储存档案资料的距离超过３００千米，不能够在同一河的流域范围内，也不能是同一电网工作的范围内，更不能是同一地震带上，这样就可以有效地避免自然灾害对其的影响，在以上这些原则的基础上，可以采取以下几种方式对其进行备份：①储存档案资料的部门间应该要保持联系，主要集中在省级和副省级城市的档案资料管理之间；②组建专门的负责小组，严格保管备份档案；③构建专门的独立的异地档案管理基地。异地档案备份受很多因素的影响，阻碍档案备份资料的数量，一般情况下，都是储放比较重要的档案，而不重要的档案则被忽略，且不能够合理的保管。

３．４ 备份登记制度

完整的档案备份体系能够确保数据系统的正确性，制定档案备份的相关制度，能保障档案备份工作的顺利进行。制定完善的备份体系，对构建信息化和安全化的档案备份体系是非常重要的环节。５年前，浙江省就响应时代发展的需求，率先制定的相关的档案备份登记管理，即县级以上档案管理部门，对本区域内相关重要的档案资料进行登记，并且由同级档案管理部门对其进行定期的备份，对纸质或者电子版的文件以及数据进行及时的克隆复制，形成完整的备份。

档案登记落实是一项不容忽视的环节，是构建档案数据信息以及文件的核心部分。换句话说就是指应用网络的优势对档案数据进行储存记忆，实现不同操作间断，多种储存信息的方式，对其进行集中的拷贝，通过数据的集中、物理的集中、服务器合并以及整合的手段，对各种各样的档案资料进行整理、优化，进而确保数据信息的完整性和安全性。

总而言之，在现代化建设的发展过程中，档案备份的方法以及策略越来越受到人们的重视，但是在实际的备份过程中，还是会存在一定的问题，唯有此方法才能够实现科学合理的档案备份管理，进而提高档案备份的安全、可靠性。

主要参考文献

［１］蒋建峰．档案备份的方法和策略［Ｊ］．档案与建设，２０１２，１５（８）：６９－７１．

［２］高国华．档案备份的方法与策略［Ｊ］．兰台世界，２０１３，１０（１２）：８１－８２．