当前学校档案管理工作存在的问题与对策探析

卢云丰

[摘 要] 随着教育体制改革的深入和对高校管理工作要求的进一步提高，学校档案管理工作作为内部管理的基础性工作，在学校教学、科研、人事管理等方面发挥着重要作用。加强对学校档案管理工作的重视力度，提高档案管理工作的质量和效率，是目前学校改革发展中需要重点关注的问题。本文通过对目前高校档案管理中存在问题进行分析，提出了加强档案管理工作的策略。

[关键词] 档案管理； 问题； 对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 066

[中图分类号] G472.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0114- 01

1 前 言

学校档案是学校历史的载体，是开展教育活动、学校管理、教育科研工作和教育督导评估的重要资料，充分反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，是展示学校形象、提炼学校特色的重要依据。因此，做好学校档案管理工作不仅是衡量学校教学质量和管理水平的重要准则，而且能够通过开发利用档案资料，推进学校的教学科研发展，是新形势下适应学校发展和加强学校管理的必然举措。

2 当前学校档案管理工作存在的问题

2.1 学校对档案管理工作不够重视，硬件设施不符合要求

部分学校只将重点放在招生、教学和科研工作上，而对档案管理这类基础性工作不够重视，没有充分认识到档案管理工作对于学校建设发展的重要性，在档案的管理和资金投入上严重不足，部分学校没有专门的档案储存室和档案管理人员，档案柜等硬件设施严重不足或严重不达标，档案资料容易受到火灾、盗窃、发霉、鼠患等因素的威胁，造成档案的破损和丢失。

2.2 档案管理力量薄弱，管理制度不健全，管理手段落后

部分学校对于档案管理工作没有明确的制度规范和责任体系，在管理过程中随意性较大，全校教职员工对档案资料不能主动收集和移交，容易出现归档不及时、档案不齐全等现象。同时，部分学校档案管理手段落后，在档案管理工作中仍采用传统手工作业，不仅工作量繁重，效率低下，且容易出现差错，工作质量不高，信息化建设仍比较薄弱。

2.3 档案管理人员缺乏，业务素质不高

部分学校没有设置专职的档案管理岗位，管理人员大多由办公室工作人员兼职，且大部分没有接受过专业培训，业务素质不高，责任心不强，工作态度不够认真。同时，由于档案管理人员较为杂乱，在离岗或工作调动时没有做好交接工作，容易造成档案的遗失。

3 提高学校档案管理工作效率与质量的策略探讨

3.1 全面认识到档案管理工作的重要性，从制度上和硬件设施上加强档案管理工作

学校领导要高度重视档案管理工作，一方面要建立健全档案管理制度，完善档案管理机制，使档案管理符合国家要求，同时要实行岗位责任制，建立专门的档案管理小组，将每一个环节责任都落实到个人，提高档案管理人员的责任心和工作质量；另一方面，要加大对档案管理的资金投入，做好档案管理硬件设施建设，配备专门的档案管理室和档案管理柜，做好防火、防盗、防潮、防蛀等工作，防止档案丢失和损毁。

3.2 加强档案管理的规范化、标准化，提高档案管理的信息化建设水平

首先，要做好档案管理组织工作，以系统论、信息论、控制论等现代科学理论为指导，遵循档案工作的客观规律，通过科学化的管理方法、高效化的管理机构、现代化的管理工作和标准化的工作程序来促进档案管理组织的规范化；其次，要做好档案管理技术工作，在档案的记录、整理、分类、存储、查找、传递过程中充分运用现代化的电子计算机技术、复制技术、印刷技术、缩微技术和声像技术等，提高档案管理工作的效率和质量；再次，要做好档案资源信息管理工作，加强档案管理的信息化建设水平，将档案资源和档案管理过程，通过信息系统加工和计算机网络传输，实现档案资源的合理配置和档案信息资源的社会共享；最后，要做好档案保护工作，除了用传统的档案库房进行原始档案资料的保存外，充分利用新型载体如机读档案、声像档案、电子档案等，运用磁带、磁盘和光盘等新型手段加强对档案资料的保护。

3.3 加强对档案管理人员的选聘与培训，加强档案管理队伍建设

学校应注重对档案管理人员的选聘与培训工作，要求档案管理人员须档案学、管理学等专业出身，拥有充足的专业知识，档案管理业务素质过硬。要加强对档案管理人员的培训，使其熟练使用现代化管理设备与办公工具，提高工作效率和工作质量。同时要加强对档案管理人员的道德教育，使其具备良好的职业道德和责任意识，爱岗敬业，具备良好的服务意识，提高档案管理水平。

4 结 论

综上所述，随着学校教育、教学和科研工作的不断改革发展，作为记录和承载学校历史的档案，能够为学校各级档案使用者提供充足完整的信息和方便快捷的查询服务，在学校的建设和发展中发挥着十分重要的作用。因此，做好学校档案管理工作，是适应新时期教育体制改革和学校健康持续发展需要的重要之举，学校应正视自身在档案管理工作上的不足，查找原因所在，根据自身实际情况弥补在档案管理工作中的不足。学校应通过全面认识档案管理工作的重要性，从制度上和硬件设施上加强档案管理工作；加强档案管理的规范化、标准化，提高档案管理的信息化建设水平；加强对档案管理人员的选聘与培训，加强档案管理队伍建设等措施，切实做好学校档案管理工作，从而更好地配合学校教学科研等工作，促进学校更好更快发展。