新城宾馆采购管理中存在的问题及改进措施

高蓉　乔永峰

[摘要]本文以采购管理为研究内容，以呼和浩特新城宾馆为研究对象。通过调研了解，系统的整理新城宾馆的采购管理制度和方法，进而对采购管理现状进行分析，包括采购人员的分析，采购计划与流程分析，采购成本与库存控制的分析，从中寻找发现问题并提出改进意见。

[关键词]采购管理；采购计划；库存管理；采购成本

[中图分类号]F275[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2014）49-0038-02

1引言

采购作为酒店的一个重要部门，它既是酒店管理的薄弱环节，却也是酒店经营的关键环节。采购管理是商品计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对商品采购活动执行过程的科学管理。

内蒙古呼和浩特新城宾馆，是一所五星级的酒店宾馆，始建于1957年10月。自1959年10月开始运营以来，每年的营业额高达数万元，据统计，仅2011年整个企业的营业额高达九千多万元。

2采购部人员冗余

2.1新城宾馆采购部的组织结构及岗位说明

新城宾馆的日常采购业务由采购部经理负责，在经理下设置了经理助理和经理级物流师，协助部门经理完成相关工作；还设置了采购领班和库管保管，分别负责采购组和库房组的相关工作。

新城宾馆采购部目前共有员工10人，其中采购部经理1人，经理助理1人，经理级物流师1人，采购组4人，库管组3人。

2.2存在问题

从目前情况来看，新城宾馆采购经理助理和经理级物流师的工作内容几乎相同，都是协助采购经理来完成采购工作的，同时，对采购员和库管员进行考核与管理，这里却分别设置了两个不同的岗位。还有，采购员里单独设置了一个采购领班人员，专门负责采购员的考勤工作，这些现象都使得人力资源闲置冗余，还增加了成本。

2.3改进方案

将采购经理助理和经理级物流师的岗位合而为一，单独设置一个采购经理助理的岗位；采购领班的职责由采购员兼职。也就是说，整个采购部包括部门经理1人、经理助理1人、采购组3人、库管组3人。这样既有效利用了资源，又可方便人员管理。

3采购计划的制订缺乏广泛适用性

3.1物资的采购方式

新城宾馆的物资共大致分为二十几大类。新城宾馆的食品采购通常采用供货商运送方式，包括一般的紧急采购也是供货商送货，但是也有特殊的紧急采购现象。当然，该酒店也存在自行采购的现象，如：来自于锡林郭勒大草原的羊肉。其余除食品类以外的物品采购基本都是供应商送货，紧急采购的现象极少。

3.2存在问题

新城宾馆在餐饮这部分除有酒水的库存外，别的种类的食品都是每天采购的。再加上餐饮及厨房采购的品种繁杂，原材料保质期短，产、销的短暂以及价格变化大，点菜的随机性强，无法预计。因此餐饮部管理人员要根据酒店餐饮的营运特点，制订周期性的以及临时性的原料采购计划。

3.3改进措施

根据不同类别的物资制订不同的采购计划，缩短采购计划的审批时间。将物资分为物品与食品两大类别：

物品类：

（1）制订月采购计划：办公用品、宾馆的清洁用品等。这些用品要每天使用，而且保存时间较长，用量较稳定，但是需要有一定库存以便备用。像厨餐具用品要检查一下是否有损坏需要更新。因此，制订月度采购计划来补充库存就可以满足要求。

（2）制订年采购计划：园林用品、能源燃耗品等。这些用品虽然是每天使用的，但都是可以重复使用的，而且保存时间较长基本不需要经常更新，因此制订年采购计划。另外，还有一部分物资属于政府公开招标采购。如新城宾馆所有办公室的办公桌椅、计算机及打印机等。

食品类：

（1）制订每日采购计划：果蔬类、熟食类、牛奶类。由于没有库存，更为了保证新鲜程度，所以要每天采购。厨师长需每天下午6点前根据订餐情况列出第二天的计划表，然后交由采购部审批等一系列程序的进行。

（2）制订每月采购计划：烟茶类、海鲜类（主要是海鲜干品）、副食类、干果类、肉类（主要是冰鲜类），这些类别存储时间较长，且都有库房，供应量也较大。另外，酒水类属于随季节波动较大的食品，在冬季白酒红酒的用量较大，而夏季一般是啤酒饮料用量较大。因此，也要制订月采购计划。

4库存管理比较混乱

4.1新城宾馆的库存管理

新城宾馆对于物品的库存有很多，但是对于食品的库存甚少，几乎为零。食品类中只有酒水、海鲜干货（鱼翅，燕窝等）、高干类（银耳，腐竹等）有一定库存，其余如蔬菜类、水果类、熟食类等都几乎是零库存的。

新城宾馆采购部对库房实行定期盘点：即库管员必须做到日清——货卡、实物、账目的统一；采购部及财务部要每月各进行一次库存盘点；每一季度还要进行一次大盘点，即对所有库房进行彻底清点并做记录。

4.2存在问题

首先，新城宾馆库房的占地面积小、数量少，以至于很多不同类型的物品都归放在了一起保管。这样，可能会由于各类物资性质不同导致相互影响保存时间。其次，新城宾馆现有餐厅共20余个，库房的分散使得物资的取用有了难度，而且物资随意流出。再次，目前采用的库存控制方式为定量订货法，虽然这种方法只需对库存物品进行一般的管理，简单的记录，不需要经常检查和盘点。但它仅适用于品种数量少的物品，它并不适用于所有物品的库存管理。

4.3改进措施

（1）建立库房：建立一个地下库房，一个室外库房。

（2）采用经济订货批量法补库：经济订货批量模型（EOQ）：又称整批间隔进货模型EOQ模型，是目前大多数企业最常采用的货物定购方式。该模型适用于整批间隔进货、不允许缺货的存储问题。

5采购成本偏高

采购成本控制的好坏直接关系到一个酒店的经营业绩。由于材料成本占营业成本的比例很高，在新城宾馆中食品原材料成本占其销售额的30%～35%，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个酒店不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。

5.1存在问题

其一为人员的冗余导致成本的增加，其二为供应商单一供货，没有竞争意识。

5.2改进措施

（1）人员裁减。

（2）改进供应商激励制度，降低采购成本。

（3）可以向厂商直接订购商品。

（4）有部分存储期长的，宾馆有条件存放的，如海鲜干货类、酒水类可以根据需求采用经济批量采购，从而降低采购成本。

（5）把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机，为酒店节约资金，创造经济价值。

（6）通过付款方式的选择，降低采购成本。如果酒店资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。

6结论

通过对新城宾馆采购管理过程中人员分配、采购计划、库存管理等方面的现状进行分析与研究，发现目前新城宾馆的采购管理存在很多问题：采购部人员闲置且没有针对性的考核制度，导致员工工作懒散；各岗位职责不分明，员工推卸责任；采购人员之间权限混乱，容易出现乱用权利的现象；采购计划不分情况而定，更没有明显的年度、月度、每日计划，不仅增加了采购成本，而且影响了效率；库存方法不当导致成本增加。针对这些问题，综合运用所学理论知识从新城宾馆的实际情况出发，提出了改进建议，为提高企业的经济效益提供更好的方法。

参考文献：

[1]百度百科.采购管理[EB/OL].[2013-01-02].http：//baike.baidu.com/view/1079491.htm.

[2]焦兰.采购供应过程的成本精细化管理[R].北京：财政部财政科学研究所，2011.

[3]徐万军.酒店业成本管理研究[J].现代商业，2012（2）：47-48.

[4]薛瑜.浅谈酒店餐饮业采购成本的控制[J].经济研究导刊，2011（22）：2-14.

[5]何兵.对我国酒店业成本控制问题的探讨[J].时代金融，2011（18）：2-14.