浅析办公室档案管理的现代化发展

邢泽英

引言：随着科学技术水平的发展与进步，社会已经步入了信息化时代，网络成为人们生活中必不可少的沟通与信息交流渠道。传统的办公室管理方法已经不适应社会的发展需求，应该充分发挥科学技术的重要作用，进行积极的改革与创新。本文主要对档案管理现代化发展过程中应该坚持的原则以及其中存在的不足进行了详细的分析与总结，并提出了相应的措施。

办公室档案管理工作主要是对信息的收集、保存于管理，可是面对信息更新速度不断提高的网络化时代，传统的档案管理方法已经无法满足社会的发展需求，这主要是因为其不仅效率低，很容易因为管理人员的疏忽而造成不必要的损失，而且还非常的给枯燥乏味。新时期的档案管理工作必须进行改革以创新，只有充分利用先进的科学技术与管理方法，才能够促进办公室档案管理的现代化发展。近年来，随着信息技术的快速发展，档案管理工作变得日益繁重，档案管理员需要花费大量的时间进行信息的分类与处理。而现代化的信息管理方法不仅能够有效减少档案管理员的工作量，提高工作效率与信息处理的准确率，还能够在做好各项档案管理基本工作的基础上对档案中的各项资源与有用信息进行深层次的开发与利用，在提高了社会资源利用率的同时也促进了社会的发展与进步。

一、档案管理的现代化发展应坚持的原则

随着社会的发展与进步，档案管理的现代化发展是一种必然趋势，也是档案管理工作的未来发展方向。档案管理在现代化发展的过程中必然会遇到一定阻碍，但也不能盲目前进，应该在坚持一定原则的基础上进行不断地改革与创新，具体内容为：

1.1信息共享原则

传统的档案管理主要就是对信息的收集、保存与管理工作，没有对档案中的各项资源与有用信息进行深层次的开发与利用，严重阻碍了人事档案真正作用的发挥。而档案管理的现代化发展过程中首先就要对档案进行科学的整理与分类，运用网络等先进手段将档案里的有益信息与资源共享，充分发挥档案的重要作用。

1.2真实性原则

办公室档案信息的真实性直接关系到员工的调动、升迁、退休等，所以为了促进各项工作的顺利进行，就要保证档案的真实性。可是，由于事业单位的人事档案管理不够严格，有些人利用这一漏洞，随意篡改档案信息，导致大量虚假档案信息的出现，严重影响了档案的真实性。

1.3实效性原则

管理的科学有效是档案管理工作现代化的主要表现形式。所以档案管理现代化应该从自己的实际情况出发，及时的引进相关领域的最新的技术和设备，将其充分运用到日常的管理工作当中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，对于有价值的资料要及时的收集和保存，从而确保档案的时效性，这样才能确保档案本身的价值。

二、办公室档案管理现代化发展中存在的不足

近年来，我国的办公室档案管理工作得到了明显改善，但仍然存在一定不足需要在发展的过程中不断完善，这样才能够满足现代化的发展需求，具体内容为：

2.1档案管理人员的整体素质较差

办公室档案管理人员的整体素质直接影响到档案管理工作的工作效果，可是现阶段我国从事办公室档案管理工作的人员整体素质较差，出现这种状况的原因主要有以下几方面：第一、单位对办公室档案管理工作不够重视，很多单位都不是很重视办公室档案管理工作，所以很少组织办公档案管理人员的培训工作，工作方案仍然停留在传统阶段，长期如此就导致这些档案管理人员无法运用现代化的管理软件；第二、缺乏严格的招聘程序，单位对档案管理人员的招聘要求比较低，所以很多文化水平不高的人都可以从事这一职业，严重影响了档案管理人员的整体素质；第三、办公室档案管理工作过于枯燥、乏味，而且工资待遇不是很好。很多优秀的人才并不是很愿意从事这一行业，只有少数档案管理专业毕业的学生走上这一工作岗位。

2.2办公室的档案管理程序不够完善

目前，我国办公室档案管理的内容单一、材料分类混乱，缺乏完善的管理体系。多数单位办公室档案都只记录了员工的基本信息，而且还存在大量雷同，因为很少有人去关注档案的详细内容以及其完善性。可是，随着社会的发展与进步，人才之间的竞争变得越来越激烈，办公室档案的内容成为了单位人才录用的重要依据，而由于办公室档案管理程序不够健全，档案内容单一、落后，不能为单位招聘人才提供有力参考，严重影响了员工的长远发展。

2.3办公室档案管理工作的规范性较差

完善的管理制度是保证各项工作顺利进行的关键，可是办公室档案管理制度不够健全，方法落后，对档案管理工作不够重视，认为办公室员工都比较稳定，很少出现工作变动，没有必要浪费太多的经理与资金在档案管理上，所以档案意识薄弱。长期如此，导致办公室档案管理越来越落后，缺乏先进性，甚至有些办公室的档案管理工作还停留在原始的人工整理与分类管理阶段，已经无法跟上时代的脚步，这就严重制约了办公室档案管理工作的健康发展。

三、实现办公室档案管理现代化的基本措施

3.1积极培养高素质的现代化人才

作为一名现代化的档案管理人员不仅要具备扎实的理论知识基础，良好的职业素养，还应该能够掌握现代化网络操作技术，熟练运用各项档案管理操作系统。所以，要想实现办公室档案管理的现代化发展就要认识到人才的重要作用，积极培养高素质的现代化人才。近年来，随着科学技术的发展与进步，办公方式与档案管理方法得到了明显改进，这就需要培养一批能够操作先进办公软件与设备的现代化人才。而对档案管理的人才培养和引进还要注重对工程技术人员、组织管理人员、技术操作和维修人员的分类培养。此外，企业还要定期对相关的工作人员进行在岗的专业技能和现代企业管理的理念培训，以此来打造一支充满活力的企业档案管理工作的专业型人才队伍。

3.2加强办公室档案管理的规范性

严格工作规范，保证审核整理工作高标准，高质量。为了确保办公室档案审核整理和目标管理达标升级工作质量，在档案审核整理工作中需要建立一系列工作程序。在档案整理过程中始终坚持材料内容要真实，收集要全面，分类要准确，编排要有序，装订要整齐，入库要美观这一原则，做到高起点，高标准，严要求。层层把好质量关，发现问题及时纠正、返工，力求做到鉴别认真、分类清楚、目录清楚，从而在材料鉴别审核上注意真实性；在材料分类上注重准确性。只有这样，办公室档案的整体质量才会有一个明显的提高。

3.3使档案管理的建筑和设备达标

从硬件设施建设方面来说，要实现档案管理的现代化，就必须要建立高标准的档案存放库，对存放档案的建筑物的要求一定要达标，要从屋子的湿度、温度、位置等各个方面来考虑，要确保档案存放的安全性和可靠性，还要加入一些可控温、控制湿度的电子信息设备等，加大档案管理的科学性，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标

参考文献

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