浅谈档案利用数据统计与实际效益

娄从梅

摘要：收集和管理档案的根本目的 ，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中 ，存在着传统式的被动服务形式和不重视档案利用信息反馈的问题 ，严重影响着档案信息资源的开发与利用，以及信息的反馈。据此 ，笔者重点对档案利用数据统计与档案实际效益作以探讨。

关键词：档案数据统计实际效益

一、当前，在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

（一）局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案馆（室，下同）编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，影响所获得的社会效益和经济效益。統计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。

（二）在档案馆查（借）阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查（借）阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。

（三）有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。

（四）编研工作的滞后，跟不上档案信息资源的开发利用。因此，档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。然而，各地各级档案馆编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利用。

二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫。

（一）有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

（二）有利于档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，对于保管期限已满的档案，就要对它们组织再次鉴定，判定销毁与否。而档案利用实效的统计情况，是再次鉴定时必须考虑的一个重要因素。对于那些利用频率高、周期长的档案，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，利用周期短的档案到期后即可进行销毁。

（三）有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过档案利用实效的收集和统计，可以进一步了解社会利用档案的需求以及利用者的心理，从而改进我们的服务方式，拓宽档案提供利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。

（四）有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度。通过调查和统计档案利用实效，将一个又一个的利用实例筛选与整理出来，并编印成册，发至单位领导和各个业务部门，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作如何重要强得多。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更有一个有实际意义的宣传和教育，通过档案提供利用产生实际效益的例证，使他们了解档案，并支持档案工作。

（五）有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，因为，收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆的工作与实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了社会效益和经济效益，这就是你工作的实绩。

三、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益

（一）认真做好查（借）阅登记工作。在提供利用档案的过程中，档案管理人员要督促需要者将查阅档案的目的填写详细，应填明查阅档案具体是为那一项工作、哪一项工程服务、这些档案将起到的什么样的作用、取得怎样的效益等内容，这样便于收集提供实效的线索和确定有否必要进行跟踪调查等，为利用实效统计工作积累素材。

（二）建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会直接产生效益，而要通过在工作中发挥的作用来体现出档案的实？际价值，因此，为了及时取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户，以利用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，加强与用户联系，改进我们的工作和服务。

（三）加强对档案利用情况的信息反馈。可以采取利用者填写档案利用信息反馈表，实地调查和电话等手段，加强对档案利用情况的信息反馈。主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。通过收集随时了解和掌握利用档案所产生的实效。

（四）及时编发档案利用实效汇编。档案部门应每年编发档案利用实效汇编，宣传档案的利用效果和产生的社会与经济效益。利用实效汇编是将利用者反馈的利用档案产生的实际效益等信息，通过编辑成册并再次反馈给社会，这样可突出宣传档案的作用和价值。特别将产生重大效益的实例送给有关部门的领导，使他们认识档案作用，充分支持档案部门的工作。

（五）实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，便于编写。

综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的重要性，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。转贴于 233网校论文中心 http：//www.studa.net