浅析档案鉴定工作的方法

刘美华

摘 要：鉴定档案价值的基本工作方法，是直接鉴定法。所谓直接鉴定法，就是指由鉴定人员直接地、逐卷、逐件、逐页地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和文件标题就判定其价值，这种直接的、具体的审定方法，我们习惯上称之为直接鉴定法。

关键词：档案；鉴定；方法

直接鉴定法 并不意味着档案鉴定工作还有一种间接鉴定法。直接鉴定法是档案鉴定工作的基本方法，也是唯一的方法。提出这一名称，是为了在鉴定工作中强调必须采用达一鉴定方法。当然，这是对鉴定人员提出的要求，而并非要求领导和审批人员繁锁而又无休止地阅读每份文件。谁去直接鉴定档案，可以由鉴定委员会或小组视具体情况作出适当分工。鉴定入员应根据鉴定原则和标准，结合档案实际情况，对档案的价值作出具体判断。一般可按照档案保管期限表进行。确定每一份文件的保管期限或销毁任何一份文件都必须根据保管期限表进行。但由于保管期限表不可能包括所有各类档案，有些档案无法在保管期限表中找到确切处理方法，这时，就需要鉴定人员具体审查档案文件的来源、内容和成分，根据实际情况，参照档案保管期限表某一条款，尽可能作出合理的判断。

直接鉴定法一般是以案卷为单位进行的，如果在一个案卷内有不同价值的文件，而文件之间又有密不可分的联系，则以其中最重要的文件的价值来确定该案卷的保管期限；如果在重要的案卷中，发现个别次要的文件，则维持原状，继续保存；如果在次要的案卷中，发现个别重要的文件，则应取出另外保存，该案卷其他文件确认没有价值后可以销毁。

对于零散的或未整理的档案文件的鉴免可以与档案的整理和编目工作同时进行，一方面进行文件的鉴定，另一方面对确需保存的档案，区分不同保存的价值，分类排列、编目，编制基本的检索工具，使档案的鉴定和整理、检索、利用等工作配套。

档案鉴定工作的具体方法，就是指具体鉴定每一份或一组文件时，应从文件自身哪些方面去综合分析和判断。一般有以下八个方面：

1 分析文件与立档单位的关系

这是鉴定档案价值的出发点。分析文件的价值，首先要分析这份文件与立档单位的关系。文件有本机关形成的，也有外单位发来的。外单位发来的文件中，又有上级机关、下级机关和同级机关的文件等等。分析文件的价值，应立足本单位，本单位形成的文件是保存的重点，应多留一些，外单位发来的文件，相对来说应该少留一些，以避免各全宗档案的重复。但是，要完全消除重复也是不可能的，要不要保存外单位的文件，关键看本单位承办情况，即来文与本单位的关系，如果来文需要承办，并与本单位工作关系密切，需要一起参与活动，这样的来文仍应保存，不过，在保管期限上与本单位形成的文件有所不同。总之，相比而言，本单位文件的价值应大于外单位的文件，只有首先从文件立档单位的关系出发，才能准确把握文件的价值。

2 分析文件的内容

这是鉴定档案价值的中心环节。每份文件都是工作活动的记录，工作活动的重要与否，以及文件记录的详略程度决定了档案的价值。反之，那些反映非基本职能活动和基本历史面貌，非方针、政策性，一般事务性、局部性内容的文化重要程度相对差一些。另外，内容重复性的文件，也应该区分出来，区别对待。所谓重复性文件，是指内容完全相同或内容被包括的二种类型的文件。第一种类型，是因为普发性的文件或其他原因而出现的重份文件（文件复制本），第二种类型，是同一全宗内，几份内容相互包括的文件，比如，有年度计划，又有季度计划、月度计划等。对于后一种类型，内容被包括的文件，经短期保存以后，即可销殷；对于前一种类型，各立档单位在立卷归档时，应在保持本单位文件完整的前提下，尽量减少重复现象。

3 分析文件的完整程度

一般情况下，如果—个全宗或全宗群内的档案文件比较完整，在签定其价值时，应该从严掌握，尽量减少文件的重复。相比较而言，核案愈不完整，档案的保存价值就愈高，鉴定时就应酌情放宽，所谓“物以稀为贵”就是这个道理。档案的完整程度与保存价值呈反比关系。

4 分析文件的作者在社会上的地位和影响

文件都有一定的作者，不同的作者，在社会上的地位和影响不同，档案的价值也就不同。高级领导机关，重要部门和著名人物形成的档案，往往具有重大价值，它们所形成的全宗，其永久保存的档案要比一般单位形成的永久保存档案比例要多一些。

5 分析文件的时间

即从文件形成的时间远近和重要程度两个方面判定档案的价值。一般是：文件形成的时间距今愈久，保存价值就愈大，因为从古到今能流传下来，已属不易；今后又不会再产生，所以，鉴定时一般从宽。如果文件是在重要的历史时期中形成的，此类文件往往比一般时候产生的文件重要一些。

6 分析文件的名称

不同的文件名称，表示出文件的不同种类，具有不同的作用，因而也能反映出不同的价值。比如：决定、命令、决议等，比一般通知、来往信函价值要大，但也不是绝对的，还应结合文件的其他方面综合分析。

7 分析文件的文本

文本就是指文件的稿本。不佟的文本，具有不同的可靠程度，因而其价值也就下同。文本中有正本和副本之分，有定稿与草稿之别，在同时有正本利副本。定稿和l草稿的情况下，当然正本和定稿更加可靠，价值也大，反之则相反。在无正本或定稿的情况下，副本或草稿才相对重要一些。有些重要的法规性文件，为了了解历次修改情况，除了保存正本和定稿之外，还须保存副本或历次修改草稿。

8 分析文件的外形特征

文件上的各种外形特征也影响到文件的价值。有些文件在其他方面并不十分重要，但却在外形上有特殊之处，比如，某些文件在制作材料、方法和笔迹、图案等方面有研究价值或艺术价值；某些文件虽很平常，但经过著名人物的题词、批注、修改和签名等等，从外形上增加了文件本身并没有的特殊标记符号，因而且有了新的意义，价值就比原来的文件增大了。反之，某些文件虽然有一定的价值但在外形上已破损得无法修补和利用，也就失去了它继续存在的价值。

总而言之，文件的价值是由文件各个方面因素所决定的，应该从各个方面，全面、综合地分析文件的价值。但这并不是要求对待每一份文件都必须从这八个方面一一分析、判断，不同的文件，应根据它不同的特点，从其主要特征方面去分析。不论鉴定何种文件，都应该从文件与立档单位的关系出发，着重分析文件的内容，这是两个不可缺少的方面，至于其他几个方面是在鉴定档案价值的时候，同时参考的，而且，每个方面所概括的价值大小也是相对的，并非绝对不变的。

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