高校往来款项管理的对策

●李雄平 孙宁英 肖振红 黄梅

高校往来款项管理的对策

●李雄平 孙宁英 肖振红 黄梅

往来款是高校资金的重要组成部分，虽然它的运转形式以及流动状态不同于高校的其他资产，但是它对于高校资产完整有着重要的意义。文章根据高校往来款项的特点提出了建议和措施来加强对高校往来款项的管理。

高校 往来款项 管理对策

随着教育事业的不断发展，高等学校的资产价值在不断地增加，配置方式也多样化，经济活动日益增多，高校的应收及暂付款的结算业务量也在不断增加，造成了往来款长期挂账现象。高校的往来款项是学校流转资金的重要组成部分，是处于待结算过程中的资金，其本质是不能真实反映学校资金来源和资金用途，也不能反映学校收支规模。所以，如果不采取强硬措施定期进行清理，会造成相关责任单位和个人的不负责任的态度，影响学校的财务管理环境，甚至有可能助长经济犯罪行为的发生。

往来款是指一个会计主体在经济业务活动中发生的应收、暂付和预付款等债权方面的款项以及应付、暂存和借入款等债务方面的统称。它不属于收入性质，也不属于支出性质。高校作为教育事业单位，往来款项主要包括其他应收款、预付账款、应收账款、预收账款、其他应付款、应缴税金等，其中应收款是学校资产的重要组成部分，它主要包括应收单位借款、应收个人借款、学生服务性代收费、职工个人代扣代缴款及其他应付（暂收）款等。然而，由于各种各样的原因，高校往来款项中挂账现象比较常见，存在问题突出。

一、挂账的主要内容及成因

1.在建工程方面。由于《事业单位会计制度》未设置“在建工程”科目，但在现实中一些学校使用了“在建工程”会计科目，有的学校在会计核算时该科目数额在1000万元以上，长时间没有清理。其形成原因主要有三种：一是某项工程在施工过程中，施工单位以不合规的票据支取工程进度款，财务部门以预付工程款方式记账，由于没有取得合法票据，造成工程完工也无法冲销；二是个别工程缺少完备的构建手续，虽然工程已完工并已投入使用，但由于建设手续不全，仍然没有办法进行竣工验收；三是学校在编制年度收支报表时，有的学校在年末编制报表时出现支出大于收入的状况，为编制年度决算的需要，报表编制人员根据领导的意图，就有意识的将这部分差额转到了在建工程科目，过后又没有及时调账，就导致了挂账。

2.应收单位（个人）借款。在其他应收款中，应收单位（职工）借款也是一个反映比较突出的问题，具体表现在，借款对象有学校的校办企业（公司）、教职工个人及个别校外人员等，挂账时间较长。产生的原因主要有两个：一是学校直接通过借款方式拨付资金兴办科技实体，借款资金实际上成了各类实体的流动资金，由于缺乏市场经验和管理不到位等原因，这些科技实体经营状况不是很好，出现亏损，有的甚至破产，导致学校资金无法全额收回，形成了部分呆账；二是借款时信息记录不详细、不全面、不清楚，在还款时也给销账带来影响；三是职工出差或重大疾病等原因临时向学校借款，没有按期及时归还，也形成了挂账。

3.单位为个人代扣代缴款。目前，教职工（尤其是长期出国人员工资停发）个人应承担的住房公积金、失业保险金、医疗保险金及个人所得税等都执行代扣代缴方式。学校在给教职工发放工资时代行扣缴上述款项，再加上单位负担部分一起向住房公积金管理部门和社会保障机构缴纳。在实际操作中，教职工个人代扣数与单位代缴数存在一些金额上的差异。这些差额在短时间内数额不是很大，但时间长了以后，数额也就逐步增大，尤其是时间一长，特别是人员发生变动（如人员调离、病故等），就不容易弄清当时的情况，从而形成了长期挂账。其产生原因：一是社会保障机构工作人员工作出现差错，少算或多算学校的缴款人数，造成与学校代扣金额不吻合；二是执行文件时产生的偏差；三是学校没有及时代扣上述款项，调整数额后无法按期扣回，导致出现差额。

4.内控制度不健全、不完善，不定期清理往来账。学校的应收账款过多，时间跨度偏长，清欠难度很大。“其他应付款”项下，有长期无人追索的款项长期挂账。财务人员由于没有做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题及解决方案；由于学校没有借款、报销的控制办法及相关规定，造成财务人员与相关人员进行往来款清理没有相关政策依据，从而影响往来款的及时清理。

二、产生的影响与后果

往来款项涉及到学校日常经济业务及管理活动的各个方面，其管理的好坏直接影响学校会计信息的质量和领导的决策。笔者认为，以上学校往来款中存在的种种挂账问题，已经对学校的财务管理造成了一些不良影响，产生了一些不良后果。

1.资产流失。高校的资产属于国有资产，作为单位资产的其他应收款、应收账款等也是国家的资产，有的学校领导对资产流失的危害认识不够。尤其是新任领导对前任发生的往来款项不是很清楚，尤其是清理呆账、坏账怕影响到自己的业绩，怕得罪人，都不愿意清理呆、坏账。特别是长时间延续后的挂账，有的学校无论是领导还是所在部门都无法说清它的来龙去脉，自然不会积极主动的去清理，从而导致国有资产的不断流失。

2.造成会计信息失真、不全面。学校基建工程已完工很长时间，但由于没有及时办理竣工决算手续，工程支出长期在预付账款挂账，严重影响了单位收支规模，无法反映真实的收支情况；特别是有的学校年末将收大于支的部分记入往来款项，造成年终收支平衡的虚假现象。往来款项成了学校调节收支的“水池”，造成了学校会计信息的失真性和不完整性。

三、对策与建议

1.重视基础记录，完整准确的反映会计信息。加强往来账簿的记录或登记，如借款日期、付款日期、借款原因、借款人、借款部门、往来单位名称等，便于清理往来款项。

2.加大宣传力度，增强资金使用部门主动还款、冲销借款的意识。财务部门自身如果不及时清理其暂付款，会使得资金的借用部门也缺少及时还款、冲销借款的意识，最终影响到高校的内部财务管理环境，损害了学校利益。

3.根据不同暂付款的特点，如时间长度、金额大小等，设置清理重点，以使得高校的坏账及时冲销。高校的暂付款在不同期间有着其自身的特点，如购买机器设备和办公用品时，其资金占用的时间是不同的，尤其是在购买一些金额较大的设备时，其安装、调试到最终的验收合格，可能会跨越不同的会计期间，那么，此时财务人员就不能过于及时的要求相关人员来冲销借款4.应由专门的会计人员来负责往来款项的管理，从而加大催还力度，并且还可以根据暂付款的特点选用不同的催还方式，最终达到及时收回或冲销的目的。目前，高校催缴往来款项主要有以下三种方式：一是电话方式。现在催还暂付款的方式基本上是通过年终电话找经办人来落实，费时费力。而且年底日常核算工作非常紧张，工作量也是最大的时期，此时抽人逐笔催还暂付款难度较大，联系到经办人也非常困难。所以，建议把电话方式放在对日常暂付款的催缴中，这样，不仅可以减少相关工作人员的工作量，还能及时与经办人取得联系。二是发放催还通知方式。定期按部门打印催还通知书，并发放到各学院及部、处、室，催促经办人到财务部门结算。不仅形式正式，还使得经办部门或人员能及时了解该部门的资金使用和暂付款情况。三是利用网络催还方式。定期将未结算的借款记录放到校园网上，经办人可以通过校园网查询并及时办理结算。这种方式的显著特点就是方便、快捷，覆盖范围广，减少工作量，改经办人被动接通知结算为主动上网查询后结算。

5.完善内控制度。学校各级领导要不断加强对财经法规的学习，要重视往来款项的管理工作，尤其是对长期挂账更要引起高度重视。高校要根据《行政事业单位内部控制规范》的要求，制定符合学校要求的往来款项内部控制制度，在时机成熟时，推行岗位责任制，明确部门的责任；严格执行财经制度，建立定期清理往来款项制度，对往来款进行定期检查清理；建立健全责任追究制度，“哪个”借出的款项，“哪个”签的字，“哪个”负责到底，对不符合规定的借支款项和利用往来款核算收支及虚列支出，应追究有关人员的责任。

（作者单位：云南农业大学 云南昆明 650201）

（责编：吕尚）

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