民生档案资源建设与无偿献血档案的规范管理*

丁 莹

(徐州市血液中心 档案室,江苏 徐州 221006)

民生问题与广大人民群众的日常生活和工作直接相关,也是党和政府执政治国的重要着力点。民生档案工作是开展民生工作的重要基础,也是当前档案学界关注的焦点问题之一。国家档案局发文对我国档案工作提出了“两个转变”和“两个体系”的要求,将民生档案资源建设提升到一个新的高度,明确我国档案资源应更多地为普通百姓服务。民生档案资源建设对于维护公民合法权益,解决日常生活和工作中可能遇到的一些问题都有着积极作用,是改善和保障民生的重要前提。各档案部门应提高对民生档案工作的认识,紧紧围绕改善和保障民生问题,加快民生档案资源建设的进程,为人民群众的衣食住行、医疗保障、就业、学习等日常事务提供更好的服务。

一、民生档案资源建设

(一) 民生档案资源建设存在的问题

资源分散是当前民生档案资源建设存在的主要问题之一。民生档案是一类与民众日常生活和工作的多种档案的集合,可以依据民生档案的内容将其划分为三个层面。第一个层面的民生档案主要涉及公民的基本生存状态,主要内容包括最低生活保障、住房保障、义务教育等。第二个层面的民生档案则主要是涉及公民的个人能力提高和发展的机会,如高等教育、职业培训以及就业等。第三个层面的民生档案是一类保障公民基本权益的档案,内容涵盖有公民的选举权、劳动权等。民生档案的内容涵盖公民日常生活和事务的方方面面,存在着明显的广泛性,其内容也具有较高的动态性。随着社会的不断发展和居民生存状态的变化,民生档案会不断被赋予新的内涵。基于民生档案的广泛性,其来源也相对更加分散,包括政府部门、基层单位以及企事业单位等,各类民生档案分布于不同的形成单位,既不利于进行管理,也不便于提供给人民群众利用。

从目前的整体情况来看,民生档案资源的馆藏量较少,内容也不够丰富。随着全社会对民生问题的关注和认识不断深化,各级档案管理部门都积极开展了民生档案资源建设,对馆藏民生档案进行了梳理和分类。这些努力已经取得了积极的效果,民生档案的馆藏量不断增多,种类和内容也日益丰富。但是,与广泛分布的民生档案总量相比,当前民生档案资源的馆藏量仍明显不足,档案内容也较为单调。总体来说,综合档案馆中的民生档案目前仍处于资源匮乏的状态。

民生档案资源的信息化程度低是另一突出问题。档案资源信息化是我国档案管理工作的重要内容。通过扫描或录入等方式,建立民生档案资源信息化数据库，可以方便对民生档案资源进行管理,既有利于公民通过网络进行查询和检索,也便于各档案馆实现民生档案资源的共享。由于民生档案资源存在分布广、种类多、内容杂等特性,积极推进民生档案资源建设的信息化进程是解决民生档案管理难的有效途径之一。而目前我国各档案馆的信息化程度并不够高,数字化资源也比较少,给民生档案资源建设和利用带来了不小的难度。

此外,目前各档案馆还存在民生档案资源管理水平不一的问题。由于民生档案广泛分布于职能各异的多个部门和单位,而各部门和单位对民生档案的重视程度存在着显著的差异,这导致当前民生档案资源管理的混乱。管理水平的差异给民生档案资源的整体管理带来了额外的难度,也在一定程度上影响了民生档案资源建设工作的整体质量。一些重要的民生档案资源可能由于管理问题出现分类混乱、遗失、损坏等情况,不便于集中管理和利用。

(二) 民生档案资源建设的对策

民生档案资源建设关系到国计民生,建立覆盖广大人民群众的民生档案资源体系和服务广大人民群众的民生档案利用体系，是档案部门贯彻落实科学发展观的具体体现和重大举措，也是新时期档案工作的首要任务。针对当前我国民生档案资源建设存在的问题,笔者认为应该从以下几个方面着手,使民生档案资源更好地服务于人民群众。

1 强化民生档案资源前端控制管理 所谓前端控制管理是指在民生档案生成时(或之前)就对该民生档案进行全程规划,管理档案文件的从形成到归档整个过程[1]。强化民生档案资源前端控制管理旨在对各类民生档案进行规范化管理。鉴于民生档案资源分布的广泛性,实行前端控制管理是极为必要的。由于民生档案的形成单位较多,职能也不尽相同,档案管理人员的业务水平参差不齐,推行民生档案资源前端控制管理要求各单位按照一定的规范对各类民生档案进行管理。高级档案管理部门应提高对民生档案资源的重视程度,并充分发挥业务优势,派遣专业人员对下级档案管理部门的民生档案资源管理工作进行指导,包括民生档案资源的归类、保存、管理以及检索工具的建立等。另外,随着档案数字化的进程不断加快,电子档案的数量和种类必然不断增多,对这类档案进行前端控制管理也是极为必要的。总之,强化民生档案资源前端控制管理可以有效提高民生档案的质量和有序性,便于进行集中管理和利用。

2 推进民生档案资源共享 民生档案的信息量丰富,但由于其分布较为分散,不便于人民群众的查询和利用。一些部门或单位出于自身对相关民生档案的需要,并没有及时将这些档案移交至档案馆;基层单位对民生档案资源的重要性认识不够也是影响民生档案资源建设的因素之一。推进民生档案资源共享可以为广大人民群众提供方便。公民可以通过计算机网络查询相关档案信息,避免因不确定档案存放地点而四处奔波。采用数字化手段,建立民生档案资源数据库是未来民生档案资源建设的重要内容。目前已经有多个地区的档案机构采用这种方式,实现了民生档案资源的便民利用。不过,民生档案资源的数字化目前仍面临不少问题,如档案的录入规范、数据库的扩展和检索工具的研发等。

3 建立完善的民生档案法规制度 完善的民生档案法规制度是推进我国民生档案资源建设的必要支撑。虽然近年来国家档案局等部门陆续发布了一些关于民生档案工作的文件,在一定程度上完善了民生档案的法规制度。但是,由于民生档案资源的复杂性和多样性,现有的法规制度并不能覆盖到民生档案资源建设的方方面面。因此,档案部门应协同其他政府部门,建立完备的民生档案法规制度,推进我国民生档案资源建设不断标准化和规范化。明确民生档案资源的收集范围和归档职责,确保馆藏民生档案资源内容的丰富性。

二、无偿献血档案的规范管理

无偿献血档案是民生档案的一种,对其进行规范管理无论是对进一步探索和发展无偿献血工作,还是对无偿献血者个人,都有着重要意义。我国的无偿献血事业在长期的发展过程中积累和收集了大量珍贵的无偿献血者档案。这些档案既是献血者个人身体健康状态的记事本,也反映了特定时期内我国无偿献血事业的发展情况[2]。目前我国无偿献血者档案的管理比较混乱,缺乏相应的规范,不利于无偿献血事业的发展。笔者就无偿献血者档案的规范管理提出几点看法。

(一) 增强档案管理意识,建立健全的档案管理制度

意识淡薄,制度不够健全是导致无偿献血者档案管理混乱的重要原因。档案管理人员应首先从思想上认识到无偿献血站档案的重要性。各血站可以通过培训、组织学习等方式提高档案管理人员对无偿献血者档案的认识,增强档案管理意识。另一方面,血站还应该根据自身实际情况,建立健全的档案管理制度,明确相关工作人员的岗位职责,并对具体的档案管理工作制定相应规范[3]，确保每一个无偿献血者档案都具有完整的内容和规范的形式,并按照一定规则进行分类保存。

(二) 加大硬件投入,改善档案管理条件

随着计算机技术和信息技术的发展,档案管理的工作方式也逐渐产生了变化。尽管目前数字化档案仍存在易篡改、法律依据性不高等缺陷,但其在查询检索方面的巨大优势使其越来越受到人们青睐。各血站应加大硬件设施投入,包括服务器、计算机、扫描仪和打印机等,为无偿献血者档案管理提供必要的条件。

综上所述，民生档案资源存在分布广、种类多、内容复杂等特点,这给档案的管理和利用带来了许多难题，形成了不小的挑战。民生档案资源建设是一项长期工程,需要我们根据形势的发展不断改进和完善,使民生档案资源能更好地服务于人民。无偿献血者档案作为民生档案资源的一种,对其进行规范管理既是促进我国无偿献血事业发展的需要,也是保障献血者合法权益的要求。

参考文献:

[1] 张林华,刘欣璇.论民生档案资源建设及利用[J].档案学通讯,2009(5)：80-81.

[2] 姚惠琴.无偿献血档案资料管理与开发应用的思考[J].国际医药卫生导报,2005(20)：124-125.

[3] 赵广德.无偿献血档案规范化管理的思考[J].科技资讯,2012(32)：229.