高校人事档案管理的现状与对策

史晓燕等

摘要：针对当前高校人事档案管理工作中普遍存在的问题，以内蒙古医科大学为例，介绍了人事档案管理工作的现状，指出人事档案管理工作中存在的问题，提出了转变人事档案管理意识、加快档案管理信息化建设、提高人事档案管理人员素质等解决问题的对策。

关键词：高校 人事档案 现状 对策

高校人事档案是人才信息的重要载体，它记录和反映着教职工很多方面的内容，比如个人成长、思想发展历史、员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等，总而言之就是人事档案能够概括地反映出员工的个人全貌，是员工个人信息的储存库，是了解和评价干部的重要依据，是选拔、任用、管理、教育、监督干部的重要基础[1]。因此，人事档案管理水平，直接影响着高校的人才选拔、任用，关系到学校教学水平的提高和科研层次的提升，制约着高校的人才培养的质量水平和长远发展战略的实施。

1 我校干部人事档案工作的现状

目前我校人事档案工作的现状是：一般是组织人事部门负责直接管理高校人事档案，并且配备了专门的档案室和相应的基础设施。人事档案管理工作应该严格按照上级部门的要求执行，档案管理主要工作集中在查、借、阅等日常工作和审核、编目、分类等基础业务，档案的信息化建设水平不高，人事档案的服务基本能满足需求。

内蒙古医科大学（以下简称我校）成立于1956年，是一所以医学为主，集理学、管理学、工学、文学于一体的多科性高等医药院校。经过50多年的建设和发展，已成为一所具有鲜明办学特色的地方高等医药院校。学校干部人事档案主要由专业技术人员、管理人员、工勤人员和退休干部的人事档案组成。我校从1999年初开始对全校教职工的人事档案进行全面的收集、整理和装订，目前管理干部人事档案1700多卷，人事档案库房面积70平方米。从2012年开始，根据中组部有关文件精神，组织专人对全校教职工的档案基本信息进行集中审核整理，目前正在完成人事档案目录电子录入工作。这些数据对于人事管理的实际运用来说具有非常重要的促进作用，尤其是在学校开展中层干部调整、岗位设置和信息采集等工作方面，这些数据起到了很重要的作用，也充分体现了人事档案在学校管理和发展中的重要性。同时，为适应人事档案信息化建设需要，2013年档案室购置了空调、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等数字化设备。

2 高校人事档案管理工作存在的问题

2.1 档案意识不强，管理不到位

人事档案“说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉”的现象[2]，这种现象在高校的管理工作中非常常见，尤其是在人事管理工作中该问题更是普遍存在，造成这种现象的原因主要是因为档案意识不强，管理不到位，没有充分的意识到人事档案的重要性。高校管理工作中人事档案的开发利用不够，形成人力、物力和财力上投入不足，基础设施建设不完善，不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

2.2 传统的手工操作方式制约了人事档案的利用效率

随着信息、网络技术的发展，传统的手工操作方式受到了极大的挑战，大多数高校开始借助于信息技术开发和建设干部人事档案管理软件，但由于人事档案的基础工作都停留在手工操作阶段，数据库建设起步较晚，难度较大。另外，档案管理人员计算机水平有限，仅仅能实现档案目录的数字化，分类、编目、检索还是手工完成，极大的影响了档案的提取和利用效率。

2.3 高校人事档案管理人员配备不足，业务水平有待提高

高校人事档案管理人员多由负责其他工作的人员兼职担任，没有足够的时间和精力对人事档案进行细致的管理和深入的研究。大多数档案管理人员没接受过系统的档案专业理论和技能培训，业务水平较低。另外，随着档案管理要求的提高和教师队伍的壮大，人事档案的数量增长较快，导致档案管理任务重，工作量大，档案查询、借阅频繁。而人事档案管理人员配备不足、极大地影响了人事档案管理水平的提升。

3 完善高校人事档案管理的对策

3.1 转变档案管理观念，加大支持力度

为高校人事档案管理工作营造良好的工作氛围。高校干部人事档案管理是高校管理工作的重要组成部分，必须把人事档案工作纳入学校工作日程。档案工作不仅是保存，更重要的是利用，要充分发挥人事档案资源对高校人事人才工作的信息支撑作用。要加大支持力度，设立人事档案建设专项经费，为人事档案管理工作的开展提供便利条件[3]。同时，高校人事档案管理工作的成效，很大程度上取决于学校的重视程度，因此，要做好人事档案管理工作，必须积极争取学校对人事档案工作的关注，加大支持，使高校人事档案工作能够与时俱进、开拓创新。

3.2 加快信息化建设，提高人事档案管理效能

随着信息化进程的不断深入，传统的人事档案管理方式越来越不适应时代发展的要求。为充分发挥档案管理工作在信息社会中的重要作用，必须将信息技术与档案管理技术紧密结合起来，研发人事档案管理软件并加以推广应用，充分利用计算机检索系统，加快对人事档案信息资源的分类提取和检索，提高档案管理工作的效率和社会效益。与传统实体档案相比，数字电子档案更易于保存、查询和提取，有效提高人事档案利用率，降低档案管理成本，促进人事档案的信息化管理。

3.3 建设一支高素质的人事档案管理队伍

随着网络、信息技术的快速发展，高校人事档案管理的内容以及档案载体对人事档案管理人员提出了新的挑战。首先，认真学习党和国家档案管理方面的政策和规定，严格按照有关规定进行档案资源的开发与利用，做到坚持原则，依法管档[4]。其次，人事档案管理人员必须努力学习档案理论、知识和技术，创新档案管理方式和手段，不断提高档案业务和信息化管理水平。第三，加快知识更新，努力提升网络信息技术和人事档案管理软件的应用水平，拓展知识面，创新档案管理载体，把档案管理人员培养成为熟悉档案业务知识，掌握现代信息管理技术、计算机网络技术的复合型人才[5]。为高校人事人才工作的发展提供信息服务支持，使人事档案工作具有突出管理职能的同时走上服务化的道路。

4 结束语

高校人事档案管理是一项长期而重要的工作，我们要坚持创新思路，与时俱进，增强档案意识，加快档案管理信息化建设，不断提高人事档案工作的质量和水平。

参考文献：

[1]纪朝彬.高校人事档案管理的深化与发展[J].山西青年，2013.

[2]廖惠娥.高校人事档案管理工作现状与对策[J].东莞理工学院学报，2012年12月第19卷6期.

[3]王璐，韩建华.高校档案管理现状、问题与对策研究场[J].产业与科技论坛，2013年12卷第1期.

[4]李新仓.聘用制视野下高校人事档案管理研究.兰台世界[J] 2013年2月中.

[5]刘冬梅.高校人事档案管理工作意义、研究现状与创新[M].吉首大学学报（社会科学版），2011.

作者信息：史晓燕（1979-），女，内蒙古四子王旗人，馆员，研究方向：人事档案；马丽霞（1981-），女，呼和浩特武川人，副科长，研究方向：人事档案。