高校学报档案信息化管理刍议

杨春风，陈海燕

（西南石油大学学报中心，四川 成都 610500）

高校学报档案信息化管理刍议

杨春风，陈海燕

（西南石油大学学报中心，四川 成都 610500）

随着信息技术的迅速发展，高校学报档案的管理工作也应当适应时代要求，运用信息技术来管理学报档案以及相关信息资料，提高学报利用效率，这是现在高校学报档案管理工作发展的必然趋势。针对这一现状，对高校学报档案的信息化现状进行分析，探索目前学报档案管理信息化程度不高的主要原因，提出完善学报档案管理的信息化资料，提高相关管理人员的计算机应用能力，进一步借鉴社会化的模式，加强体制的创新等措施。

高校；学报；档案管理；信息化；标准化

学报是高校教学、科研水平的反映，而且随着国家对高校教学质量和科研成果的逐渐重视，学报的重要性越来越凸显出来，“2008年8月由国家教育部颁发的27号令《高等学校档案管理办法》“出版类”档案中写着：“主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。”可见，高校学报具有重要的档案价值，是一项重要的档案资料，应该很好地加以归档和管理[1]”高校的学报档案管理已经成为一项十分重要的工作，运用现代信息技术来处理、保存学报档案，更深层次的挖掘利用效率，从而提高学校科研和教学的整体水平，已经是当前高校管理工作的当务之急，不容忽视。

1 高校学报档案工作的重要性

高校学报档案是当前学报管理工作的不可缺少的一部分，也是学校档案管理的重要组成部分，其重要性毋庸置疑。首先，我国高等学校的中心工作是教学、科研，学报是学报教学科研成果的重要载体，学报档案作为一种重要的信息资源，具有信息含量大、内容新、传递快等特点，是科研成果顺利进入市场的基础和前提,对学校今后从事科学研究管理研究具有重要的参考借鉴作用[2]。其次，加强学报档案管理对高校接受教育部本科教学评估中有着重要的现实意义；再者，高校的学报档案管理可以让各级相关部门系统地了解高校的教学成果和科研创新能力、制定相应的教学、科研决策提供了可靠的信息资源；最后，高校学报管理对学报的办刊质量也具有不容忽视的重大意义。

2 高校学报档案工作信息化的发展趋势

在高校学报编辑、出版、发行的过程中，逐步留存了一系列具有保存价值的档案资料，这都是高校学报管理工作的重要凭证。随着网络技术的发展，网络信息化管理模式已经逐渐普及，在高校的学报管理中，尽可能地运用先进的科学管理具有十分重要的意义[3]。首先，运用信息化的手段可以更进一步完善学报档案资料；其次，从使用期限上开看，数字化的手段可以延长凭证的保存时间，最大限度地发挥档案的价值；最后，高校档案网络化的前提是标准化。标准化是资源共享的捷径,可以避免学报人力、物力的重复浪费，方便了相关部门的参考、查询，把一些难以找到的资料变成大家可以共享的数据资料，因此，为高校学报档案管理提供完善的信息化管理模式，提高这些档案资料的再使用价值，已经成为目前迫切需要解决的问题。

2.1 目前学报档案管理中存在的问题

高校学报档案的信息网络化管理是当前发展的必然趋势，但如何做好这一工作，如何将信息技术与本校的学报档案管理模式结合起来，利用互联网、局域网、计算机、扫描仪、数码产品等实现对档案资源的收集、存储、检索和管理，是摆在学报管理人员面前的一大难题。针对现状分析，目前的学报档案管理中还存在如下问题以及不足之处：

2.1.1 管理人员的业务素质有待于进一步提高

一方面，学报编辑部的主要工作是编辑、出版、发行，因此也大多数编辑人员把精力重点到学报质量上，对“存档”工作意识较为淡薄，认为不是“正事”只要做好编辑校对工作就行了。长此以往，造成了管理人员对学报档案管理规范不了解，工作不积极的现状。这一状态在很大程度上使学报档案工作成了整个编辑出版工作中最薄弱的环节。另一方面，学校档案管理部门作为一个教学辅助单位，长期得不到学校的充分重视，往往由非专业人员构成，因而在工作难免存在不少问题。首先，这个部门的工作人员常常不是学习档案管理专业的人员，对这一领域的专业知识掌握不足，在这一岗位上也不能及时得到相应的正规培训，大多都只能做做收集原始资料、整理档案等初步的工作，对学报档案简单地进行整理分类、建档保存的基本操作，缺乏进一步对其进行综合开发利用的专业素养[4]。其次，由于服从学校的人事安排等原因，高校的学报档案管理普遍存在管理人员变更频繁、长期不固定等弊端，这样往往会导致学报档案的资料管理工作缺乏一致性，学报档案残缺不全、时间上缺乏连续性等，最终的结果就是等到要调用数据时难以找到原始资料，无从查证。

2.1.2 管理人员的思想观念亟待转变

由于高校的主要任务在于教学和科研，因此学报档案管理人员往往会认为自己是教辅人员，工作即使再努力，也不会得到领导重视。这种思想观念的存在也很大程度上影响了相关工作人员的工作热情，经常出现人员“在岗并不爱岗，在职并不尽职”的现象。这种情况常常会导致两方面的问题：其一，相关人员难以安心本职工作，忽视本职工作的重要性，容易产生职业倦怠情绪。其二，在岗人员缺乏上进心，因而也就缺乏钻研业务的精神动力，学习新知识的动力不足，难以适应日新月异的知识更新。这一职能部门的主要工作是将学报档案整理归类并编写卷综等存储备查，可以说，人员观念的陈旧保守和不思进取是高校学报档案管理存在的最大问题，在思想上习惯于传统的简单管理模式，业务上依赖于手工操作方法，对信息化管理认识不足。由于许多人员还没有充分认识到档案管理信息化的重要性，收集到的档案资料长期束之高阁，很少有人问津，既没有很好地分档归类，信息化处理文本信息、学报档案信息更是无从谈及，难以充分发挥档案资料的价值[5]。就现状来看，许多高校学报档案管理工作囿于种种原因，大多仍然停留在收集、分类、归档、保管等基础层面上，无论是档案管理计算机软件的开发应用以及从业人员的业务培训方面都存在巨大的发展空间，同时也具有较大的难度，有待进一步提升。可以说，提高学报管理的整体水平已经是当前高校管理工作的当务之急，不容忽视。

2.2 信息化学报档案管理的优势

学报档案的信息化管理，有助于宏观信息的掌握及领导阶层的决策分析。只有正确的数据资料才能导向科学合理的决策。随着国家对高校科研成果的进一步重视，学报档案的重要性也得到近一步体现。学报档案是学报发展历史演变轨迹的一种定格；所以，学报管理工作要得到不断的改进与完善，就少不了档案作为支撑材料和参考依据[6]。学报资料都有作为档案保存的价值。从学报档案的性质来分析，信息化管理具有重要的优势。（1）学报档案具有一次性建立、长期使用的价值。学报管理部门为学校建起信息化的学报档案，学校即可多次、长期使用。（2）学报档案的信息化管理更有利于科学管理。数字化和信息化的档案资源的在存储和调用方面的优势是传统的纸质文本所无法比拟的。（3）系统完善的档案也便于数据分析，在需要时，可以为校方及更高层领导决策层提供更为全面真实、准确可靠的数据资料。在网络技术迅猛发展的大数据时代，高校可以利用高校学报资源与当地政府、企业加强联系，积极拓宽融资渠道。例如，帮助地方政府、企业出专刊,为学校的信息化建设寻求足够的资金来源。这一切，都依赖于学报档案的信息化管理。由此看来，运用信息技术来处理、保存学报档案已经是一种势在必行的发展趋势，这一举措有利于提高档案资源的利用效率，使学报档案管理的整体水平得到明显提高。

3 信息化学报档案管理策略分析

3.1 建立健全机制促进人员素质的提高

信息化的学报档案管理模式，首要的是提高相关工作人员的业务能力。从建立相应的创新激励机制入手，从进人用人制度、工资分配制度、奖金奖惩制度等入手，将个人业务素质的提高作为考核职工的重要指标，有效激发档案管理人员的创造性，使其充分发挥潜能。管理人员的业务素质是信息化档案管理效率高低的关键，也是起决定作用的因素。只有转变观念，摒弃那种认为档案管理部门就是一个消化、安排闲置人员的部门的观念，从引进人才的业务能力开始作出明确要求，并加强在岗人员的培训，不断提高人员的档案管理知识、信息资源的处理能力，使其掌握现代信息技术，具备相关岗位需要的专业技能。

其次，学报档案信息化也是社会进步发展的客观要求，顺应现代社会发展的总体趋势，忽视不断学习就无法适应学校发展的要求。就学校的档案管理人员而言，要想适应新时期对这一工作的要求，就不能安于现状，需要正视个人在知识结构、业务能力等方面的不足，抓住时机，不断充实自己的档案学专业知识和网络化管理知识，提高档案管理的能力，才能更好地适应本职工作。应注重将计算机网络与档案管理相结合，提高个人对专业软件的应用能力，注重学报档案信息资源的收集、存储、处理、调用、分析等综合能力的培养，条件具备的人员还应该积极参与学报档案系统管理软件的开发、调试，建立稿件数据库、作者数据库、审稿专家数据库等，提供准确、快捷数据资料，给学校管理部门，档案的信息服务作用得以充分发挥。

最后，做好高校学报档案的信息化管理，尤其要重视管理制度建设。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作为约束人们行为的有效准则，健全有效的规章制度保障了我们相关工作的顺利开展。因此建立一套完整的工作制度可以规范各方面的行为，例如学报档案原始数据的收集、制作、整理、归档、保管等，电子登记簿登记内容的规范性及统一性等。有些问题在传统的档案管理过程中已经积累了丰富的经验，然而有一些问题却是随着信息化的过程逐步产生的，都需要相关工作人员的及时处理，因而有效的制度保障至关重要。

3.2 利用信息技术完善学报档案信息

高校学报档案的信息化管理，首先重视信息的标准化。关于档案管理的标准化，李杰在相关论文中指出：“是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。其内容归纳主要有以下五个方面：（1）档案信息采集标准化；（2）档案信息存储标准化；（3）档案信息管理标准化；（4）档案信息网络标准化；（5）档案信息管理软件标准化。”这五个方面是学报档案信息化管理的前提和基础[7]。与以往的历史档案不同的是，随着高校学报的发展，高校的学报档案也呈现了不少新的特征，主要表现为：在使用过程中，很多档案数据资料需要及时更新和增加是高校学报档案的一个特点。这就要求相应的学报档案数据库的管理要实现保证学报档案信息的实效性，档案信息与学报期刊发行同时更新，同时，还要利用计算机强大的检索功能，将期刊发行时间、卷数、期数等档案管理中的各个要素都作为检索条件，来编制有效的检索工具，最终实现提供高效、便捷的查询服务的目标。如果在管理上不采用信息化的手段，传统的手工编制的文本信息很难做到同步调整、更新，更无从谈及及时的资源共享。这就要求学校学报档案管理人员学会使用各种现代化的办公设备，及时收集各类档案资料，及时录入，及时更新数据，才能保证资料的时效性和使用价值。

高校学报档案要实现真正意义上的信息化管理，还需要注重数据信息的及时性。一方面在于信息的采集，要求利用扫描仪、数码相机等将原始资料转化成数字化档案资料，数字化存储是档案信息化的基础，要使档案信息能够及时实现数字化转换，这就要求学报档案的管理人员能够熟练操作各种现代化的设备、仪器，及时采集各种档案资料，制作并录入电脑中，形成数字化学报档案[8]。只有这样，才便于利用计算机进行分类、检索、分析，建立起完整、准确的档案数据库。另一方面要注意信息的维护和及时更新，档案管理的关键在于数据库资料要随着学报状况的变动而同步更新，最终达到通过互联网及校园局域网等实现对学报信息的统一管理。原始档案经信息化处理之后，再利用计算机建立数据库，利用校园网来实现数据信息的传递与共享，这就要求必须建立完整的学报档案的电子数据，便于专业人员能够对这些数据进行加工、整理、运算、分析，运用现代信息技术来管理，最大限度地提高学报档案的利用效率。学报档案信息要为高校的管理者提供科学的决策依据，以便决策者能够从多角度对相关数据进行分析，以便相关职能部门能够及时获取信息、准确把握科研和教学的发展成果，为管理部门的科学决策提供资料。

3.2 利用校园网真正实现信息一体化

随着信息技术的深入发展和计算机网络的普及，网络资源日益朝着丰富和多样化的方向发展，“信息集成自动化程度将迅速提高，电子化、数字化、网络化是未来全球信息服务发展的基本标志。”[9]网络技术的发展和普及也使高校办公自动化得以现实，因此在高校学报档案管理工作中，有必要利用先进的数据库以及网络技术实现高校学报档案信息的资源共享，利用数据库和网络技术实现区域内的信息共享和数字化输入输出，在保障信息安全和资料保密的前提下，实现和国家主管机关、各院校之间的信息自由交流、查询、下载，这将是高校学报档案管理发展的必然趋势。要真正实现这一目标，高校学报档案的管理就必须要注重两个方面的问题：其一是要遵循国家标准，并借鉴社会上相关行业的管理标准和经验，不能因为自己是高校，就忽视了行业内信息化的发展；其二则是要借用学校其他部门的技术力量，办公自动化要与档案信息化建设同步进行，档案部门自身的力量难以解决信息技术问题，因此，搞学报档案管理不能闭封自守，要打破高校档案工作的僵化封闭局面，尤其是注重利用现代化的设备和信息传输技术，实现档案资源共享。

在充分满足学报档案管理基本要求的前提下，在校园网上及时公开学校期刊出版、发行情况，这一做法，有利于全校师生对本校学报资源的关心和了解，也有利于增强师生各方对学校科研和教学成果的关注和关心，对于构建和谐校园、促进关爱学校等校园文化的建设，将起到不可估量的作用。

4 结语

高校学报管理工作不再是是一种简单的服务工作，在如今迅猛发展的信息化时代，学报档案管理工作具有较高的专业性，也要求相关管理人员具有相当的业务素质，在实际工作中既有适应学校发展又有解决实际问题的工作能力。如何让高校学报档案管理朝标准化、信息化、规范化的方向发展，为高校的进一步改革和教育事业的发展提供优质服务，也是值得全体管理及相关研究人员深思的重要论题。

[1]李青.广西高校学报档案信息化[J].河北理工大学学报，2011，（7）：62-64.

[2]李捷.地方高校学报档案管理现状研究[J].中国出版，2009，（11）:102-103.

[3]全国档案信息化建设实施纲要电子公文归档管理暂行办法(国家档案局第6号令)[R].

[4]陆小宇.高校档案信息化建设的现状及对策[J].中山大学学报论丛,2007，(6):229-231.

[5]赵菁菁.知识经济时代高校档案管理模式初探[J].长沙大学学报,2007，(4):26-27.

[6]黄梅浅.谈如何加强高校学报档案管理工作[J].乐山师范学院学报，27，（7）：138-140.

[7]李杰.浅谈网络信息时代的高校档案管理工作[J].科技资讯，2009,（20）：252.

[8]翟红.论高校档案信息化建设[J].重庆工商大学学报, 2004,21(3):157-158.

[9]刘利娟.论信息咨询服务发展的趋势及对策[J].辽宁工程技术大学学报,2004,28(6):643-644.

责任编辑：邓荣华

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1672-2094(2014)04-0162-04

2014-06-10

杨春风（1973-），女，湖北荆门人，西南石油大学学报中心编辑，硕士。研究方向：编辑学。