企业工程建设声像档案的收集、整理和利用

严萍

（莱芜钢铁集团公司，山东 莱芜 276000）

企业工程建设声像档案的收集、整理和利用

严萍

（莱芜钢铁集团公司，山东 莱芜 276000）

企业工程档案反映了建设项目管理工作的真实过程，它在维护企业权益、发展企业生产、进行技术改造等方面，都发挥着重要作用。当前要做好这项工作，就要提高认识，明确责任，发动工程建设中的各个部门共同收集，还要掌握技巧，提高拍摄质量。实践证明，企业声像档案资料的搜集是前提，维护和保管是关键，利用和开发则是根本目的。因此，每一个环节的工作都需要认真做好。

企业工程建设；声像资料；企业权益；企业发展；企业竞争力

工程档案是企业档案的组成部分，反映了建设项目管理工作的真实过程，它在维护企业权益、发展企业生产、进行技术改造等各项工作中，都发挥着十分重要的作用。很多国有大型企业从“十五”到“十二五”期间的重点工程项目内容多、时间跨度大，作为工程档案的重要组成部分，工程建设现场声像档案以其特殊的载体形式，保留下了整个工程各个重要施工节点的历史瞬间，弥补了以往传统的纸质文字档案的不足。声像档案有直观形象性、客观真实性、艺术欣赏性、传播广泛性、记录不可读性、易复制转移性等特征，这些特征给档案文化传播效果带来重大影响。因此，做好声像档案的收集、保管与利用工作，尤为重要。应以何种方式做好这些工作，以更好的形式发挥声像档案的作用呢？

一、企业声像档案收集的必要性

在工程建设中，图纸能反映出来的仅仅是工程设计理念和施工目标，对于大量的隐蔽工程无法反映；施工全阶段的档案资料，能精确地反映各工序包括隐蔽工程的各种检测数据、感官质量和检查结论，但对于施工现场的复杂情况则是无法直观的反映。声像材料通过照片、录像的形式弥补了这一不足。它可以从更多的角度展示整个工程建设过程，从项目初期的方案论证，工程现场的原始地形地貌到项目的开工仪式，地基与基础工程建设，主体结构建设，装饰装修到最后的竣工验收，体现的是一个动态的过程。从这个过程中，我们可以看到一个完整的工程形象直观地呈现出来。其中施工阶段的声像材料直观地反映了工程质量，是工程档案的佐证，对于今后的工程质量的可追溯、工程的评优有重要的意义。在以前，声像的拍摄者主要以宣传部门为主，声像档案没有专人收集、整理，只能从宣传部门找到为数不多的“艺术”照片，致使大量的工程施工重要节点没有录像和照片，无法再现当时工程建设的场景，留下了无法弥补的遗憾。因此更好地发挥声像档案的作用，及时收集是至关重要的。

二、企业声像档案的收集工作的主要环节

一是提高认识，明确责任。首先应充分认识到声像档案的重要性，不仅仅是应付工程档案的要求，应将此项工作作为档案管理的重要组成部分，落实到项目管理责任制中，明确职责和任务，由上而下地推动工作的开展。

二是要加强宣传，提高对声像档案的归档意识。首先作为档案管理人员，应该不断加强对声像档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好声像档案的收集与利用工作，起到领军作用。

三是发动工程建设中的各个部门共同收集，确保工程声像材料的完整性。伴随着信息时代的发展，企业各部门的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、保存和利用。在这种情况下，如何保高效率、完整的保存好各个施工阶段的声像档案，单靠档案管理部门是不可能做到的。因此，工程档案管理部门要改变闭门造车的状况，打破工程施工各部门各自为政的局面，充分调动起工程各个组成单位收集声像档案的积极性。比如，有些部门的工作同现场的建设联系较为紧密，对工程的进度了解的较为全面。他们亲临现场拍摄收集声像材料既及时、快捷又安全。可以考虑通过上级部门制定奖励制度，把声像档案管理变成各个单位的共同工作

四是掌握技巧、提高拍摄质量。具体的拍摄人员应该了解拍摄的目的和主题，要从画面上就能体现出所要反映的规定内容。如要反映工程的进度变化，最好有固定的参照物，在同一位置定期拍摄；如要体现钢筋的间距，应在画面中放尺测量间距，以求准确显示。目前，各工程项目部一般均配有摄影器材，因此照相一般由项目部工作人员就可完成，而录像多为档案室工作人员及宣传部门的负责人。项目人员熟悉工序、了解工程，所缺乏的只是摄影技巧，多多练习方可找准感觉，就能拍摄出合乎要求的图片；专业人士擅长取景构图，但对工程缺乏了解，拍摄前应充分沟通，明确主题和要求，拍摄前还应有熟悉声像档案的人员陪同，避免出现画面唯美却言之无物的问题。

三、企业声像档案的维护和保管

结合实际，创造条件，力求妥善保管。声像档案要求恒温、恒湿。它的保管标准比其他档案要求更高更严格。在保管中特别应注意以下几点：

一是声像档案要独立成卷，使用非磁性材料制成的柜架单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，还应充分利用现代化科学手段，将照片数码底片多做备份。

二是采用优质的档案装具。照片装册后立即放在箱柜中，录像带、光盘要装进特制的底片袋、光盘盒。

三是声像档案库房的地面、墙壁及天花板涂层应既不吸尘也不产生尘埃。尘埃量应保持在每平方厘米不大于10个尘埃的标准，颗粒度不大于10μm。

四、企业声像档案资源的利用和开发探讨

声像档案的保存价值在于利用，只有积极开发声像档案的利用价值，为宣传和今后生产提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出录像和照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。

一是用现代化网络软件整理工程声像档案。利用照片直观、形象、真实的特点，可通过照片展示。例如：在工程建设中，我们分阶段获取的照片，然后用幻灯片的形式把照片分时间段再以工程局部区域划分整理出来，并且把各个重要接点的照片旁边标注加以说明。这样，既可以作为宣传材料，又可以把照片很清晰的归档。

二是声像档案与文书档案结合利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体，但这两种不同载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。单一的照片档案有时表达的内容不够全面、详实，如工程×年×月×时开工、×月×日厂房开始施工等重要时刻，能够在提供照片、录像档案的同时，加以相关的文书档案，即把时间、地点、内容配与相应的照片，将会更好地提高声像档案的利用价值。

三是开发声像档案，服务企业发展。声像档案作为档案信息资源之一，如今已被企业广泛利用。（1）工程管理部门在工程投标、项目课题论证等方面利用我们档案部门整理的声像档案采用了图文并茂的PPT和彩色胶印的方式方法，有效地展示了雄厚的竞争实力，为该部门在激烈的市场竞争中承揽了多项高科技的工程项目。（2）施工单位在申报创优工程时所制作的工程概况纪录片，借阅并参照档案部门整理的比较具有代表性的声像档案，可为工程顺利通过创优评奖提供有效的服务。（3）档案部门利用声像档案形象生动的介绍了和展示企业建厂几十年所经历的重大历史事件，很好地宣传了企业的创业经历、科技实力和企业成就，提高了企业的社会知名度和社会美誉度。

综上所述，声像档案的收集与整理是一项枯燥、寂寞的工作，需要工作人员默默无闻、不计报酬、与世无争的工作作风和态度来支撑。因为所有形式的档案的出彩之处，只能等到有了“利用”的机遇，才能显露，也方能引起大家的关注，声像档案亦是如此。做好工程声像档案的收集、保管工作是整个声像档案管理工作的前提和基础。通过我们的艰苦努力，确保企业的每一项工程建设完成后的声像材料作为档案永久保存，为本企业以及其他企业未来的工程建设留下宝贵的历史参考资料，这是具有重要意义和应该重视的工作。

因为企业工程档案反映了建设项目管理工作的真实过程，它在维护企业权益、发展企业生产、进行技术改造等方面，都发挥着重要作用，所以当前要做好这项工作，就要提高认识，明确责任，发动工程建设中的各个部门共同收集，还要掌握技巧，提高拍摄质量。实践证明，企业声像档案资料的搜集是前提，维护和保管是关键，利用和开发则是根本目的。因此，每一个环节的工作都需要认真做好。

（责任编辑：张希宇）

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2095—7416（2014）06—0065—02

2014-12-26

严萍，女，大学学历，莱钢集团公司办公室档案科干部。