高校档案管理工作现状与发展策略

2014-04-09冯秀清

黑龙江生态工程职业学院学报 2014年4期

冯秀清刘洋

(黑龙江生态工程职业学院，黑龙江哈尔滨150025)

1 高校档案管理工作具有重要意义

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、党政管理等活动中形成的对学生、高校和社会具有保存价值的文字、图标、声像等载体。高校档案不仅仅在学校管理、教学活动的开展上发挥着积极作用，在推动教学改革中更是发挥了不可替代的作用。同时高校档案也能为编史修志收集全面资料，为教学评估提供原始数据，为宣传教育等工作整理相应素材。国家教委《普通高等学校档案管理办法》中明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，并切实加强对档案的领导和管理。”由此可见，不断优化档案管理工作，完善高校档案管理体系，对高校的长远发展有着极为重要的作用。

2 当前高校档案管理工作普遍存在的问题

虽然高校档案管理对高校建设和发展具有十分重大的意义，但目前高校档案管理中依旧存在一些比较突出的问题。

2．1 管理意识薄弱，管理手段相对落后

我国高校的档案管理工作尚未形成统一标准，部分高校对新形势下档案工作的重要性缺乏认识。首先领导不够重视，从机构设置到经济投入上都难以满足高校档案工作发展的条件;其次教职工参与意识淡薄，导致一些文件资料不能及时归档，各科室档案存放分散化，造成档案积压甚至丢失，这些都一定程度上影响了整个高校档案的完整性;再次，高校档案管理工作存在着管理手段陈旧的问题，部分高校仍采用手工作业方式，劳动量大，耗时多。这些都在一定程度上制约了高校档案管理工作的发展。

2．2 管理人员素质参差不齐，信息技术应用能力相对较差

目前我国高校档案工作人员数量基本充足，能够满足日常工作需要。学历层次较之以前也有所提高，基本达到本科或以上学历。但是档案专业出身、精通档案业务、熟练运用现代信息技术的人员较少，能对档案信息内容进行深层次开发利用的高素质人才更是匮乏。随着科技发展，高校档案室

2．3 数字化建设发展滞后

高校档案多以纸质文件为主，档案形式较为单一，照片、光盘、录音、缩微胶片等数字化档案形式相对较少。随着网络技术、声像技术的飞速发展，高校档案数字化成为适应高校档案发展的大趋势。但是由于档案数字化是需要多专业配合、各部门协作的系统工程，由于领导认识不够、经费不足、基础设施建设不配套等原因，我国高校数字化档案的开发还停留在初期，在很多方面显得比较被动，制约着高校档案工作的正常发展。

2．4 高校传统档案安全管理模式亟待改善

档案安全管理作为档案管理工作中重要的一环越来越受到重视，相关部门制定了一系列制度与监督检查方案。高校档案室配备了自动报警、防火、去湿、消毒等必要的档案安全保护设备和器材。对重要档案文件实行异地备份管理，防止档案资料的丢失。但是随着近几年档案信息化发展，原本的安全管理模式很难适应新发展的要求，数字化档案管理中存在的安全问题越发凸显。如:电子档案传输中的安全性，音像档案的有效性和合法性，计算机病毒，各种人为因素对档案信息的危害问题，这些都对高校档案安全管理工作形成较大的冲击。

3 提升高校档案管理工作发展策略

3．1 增强管理意识，实现管理手段现代化

建立高校的档案管理工作统一标准，充分认识到高校档案管理工作的重要性。加强管理模式的创新就应该健全目标管理机制，制定档案管理目标，定期进行检查，并引进激励机制，将其与人事聘用和干部任免相联系，激活档案管理工作，开创新局面。转变管理手段，就要转变观念，加强管理手段的创新，就应该采用现代化的科学的管理手段，以网络技术和计算机技术作为工作平台，建立数字档案和电子文件系统，并实现资源共享。

3．2 提高档案人员业务素质和信息技术应用能力

高校要将熟悉档案基本业务、适应档案管理现代化需要的复合型人才选配到档案管理工作岗位上来，为档案事业发展注入新的活力。同时为档案管理人员尽可能多地创造交流机会，定期组织参加专业技能培训和继续教育培训，使档案工作人员在掌握档案工作的法律、法规及档案管理专业基础知识，熟练运用档案管理工作基本方法和技能的基础上，积极学习现代信息技术，能够熟练运用现代信息技术开展档案管理工作，运用信息技术，挖掘信息资源，对各类档案信息资源进行深层次整合，建立各种档案数据库，以提高工作效率，优化服务质量。

3．3 加快档案数字化建设步伐

要实现高校档案数字化建设这一目标，首先高校领导要认识到高校档案数字化的重要性，开拓思想，更新观念，在档案数字化建设方面，继续完善档案管理工作基础设施建设，加大资金投入，采购先进的计算机软、硬件系统，建立电子档案接收体系、传统档案数字化体系以及数字档案编目、存储、服务体系;完善档案网站平台的开发利用，实现档案信息资源的有效整合;同时还可利用已建成的数据库资源和网络设施为社会服务，从而获得一定的收益，弥补经费不足的问题，加快档案数字化建设的步伐。

3．4 完善安全管理保障体系

加强宣传教育，坚持科学档案信息安全观，树立正确保障档案安全的思想。高校应严格执行国家颁布的有关信息安全的法律法规，制定相应的电子档案安全管理的标准与规范。坚持利用和保密并重的原则，加大档案网络化的开放和利用力度，增强档案信息安全和网络安全意识。特别针对数字载体档案的特点，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审批手续。有效地应用身份识别认证、重要文件加密、病毒库更新防护、文件异地备份等安全技术，以确保档案信息的安全。