站段人事管理信息化存在问题分析与对策

田 红 上海铁路局阜阳工务段

站段人事管理信息化存在问题分析与对策

田 红 上海铁路局阜阳工务段

人事工作信息化管理是人事管理的基础性工作，对促进人事管理科学化，提高人事管理水平，保障人才安全具有重要意义，能为人事管理者及时提供全面、准确的信息，为人事工作科学决策提供重要依据。

人事管理；信息化；问题；对策

人事管理信息化可以为人事、人才价值的有效利用工作提高效率，改善服务质量，规范办事程序，提高服务水平，在强调管理、强调信息的铁路企业中越来越普及、越来越彰显出重要性。怎样吸引人才、留住人才、凝聚人才、充分发挥人才的聪明才智才能实现铁路企业可持续发展的战略目标。作为人事部门服务机构，如何满足各级各类人事管理需求，怎样开展人事管理信息化工作，现从以下三个方面谈谈自已的理解和看法。

1 加强人事管理信息化工作的意义

1.1 加强人事管理信息化有利于规范人事管理工作流程

人事管理工作体系庞大、内容繁杂、千头万绪，却又牵涉到每位干部职工的切身利益，不能有半点马虎和懈怠。加强人事管理信息化可以更好地理顺人事管理工作的各项流程，使得各站段通过网上审批系统，明确审批程序，规范人事管理的各个业务流程，如干部任免流程、职称聘任流程、工资变动审批等。

1.2 加强人事管理信息化有利于实现人事管理的科学转型

人事管理工作是既复杂又繁琐的例行性事务工作，其中大部分都是基于经验的重复劳动，但又是人事管理中不可或缺的基本事务，是与每位干部职工息息相关的重要事务，需要占据人事管理人员的大量时间。而如何确保在有限的时间内实现人事管理的最大化、最优化，这就要求我们要实现人事管理从传统向现代，从偏重人才管理向偏重人才开发，从微观行政事务向宏观人才战略的科学转型，就必须加强人事管理信息化工作。只有如此，我们才能将人事工作中一些必要的、常规的程序简约化、标准化，把人事部门从许多冗杂的、繁琐的事务性工作中解脱出来，促使人事部门将更多的时间和精力投人到理论思考和战略决策中，更多地关注于战略性人力资源开发。

1.3 加强人事管理信息化有利于提高人事信息资源利用率

传统的人事信息资源大都是以纸为载体的实物资源，不便携带、不便查询，同时由于保密等原因，对其利用率不高，只有在必要的时候才会使用，属于被动局限的利用。实现人事管理信息化后，各种人事信息资源以数字信号和磁信号的形式出现，在做好保密的前提下，能够非常方便地进行查询和使用。而且还能运用人事管理信息化系统，对人事信息资源进行分析整理，做好人才分析和预测，为进行人力资源战略管理提供可靠资料。

2 人事管理信息化的现状及问题

2.1 人员信息数据库状况

人事管理信息化，就是利用人员信息数据库，借助信息技术，通过网络平台，使人员数据库各项信息资源为人事人才工作，实现资源共享，提供方便快捷准确的优质服务。所以人员信息数据库是各项人事管理业务开展，或人才资源查询统计的信息源。路局把“人事信息管理系统”搭建在内部局域网上，为各站段进行横向接人，使各站段办结的人事业务可即时更新在这个系统上，实现“信息分摊更新，资源共同利用”的网上办公系统。根据这个人事信息管理系统特点，我们按路局要求设置分管人员，对每条信息的更改明确责任人，对各个操作人员均赋予不同的操作权限。发文规定人事数据信息采集入库权限，要求人事部门审批的人事数据信息由相关科室在有效文件下发5个工作日之内上报录入，数据信息得以及时更新。比如：干部提职、提级、专业技术人员评聘等工作，在发文公布的同时，把相应的信息录入数据库予以更新。信息化平台的管理功能已在人才统计中全面应用。通过系统管理软件进行人事管理，操作必须按程序进行，减少了人为因素的困扰，促进了人事业务管理规范化。现在，人员调动、岗位更换、军转或新聘(录)用人员、职务晋升、职称评聘的人员，在办理相关程序时，均无需提供纸质材料，劳动人事科在电脑上即可办理完成。另外，人事部门管辖的人员信息可以实现资源各科室共享，来办事的人员不管到哪个科，同一材料无需多次提供。

2.2 人事管理信息化存在的问题各站段人员信息数据库建设在一定水平上得到了提高，但在整个提高推进过程中，也遇到了许多在短期内难以解决的问题，在客观上导致整个信息化进程缓慢。

2.2.1 软件问题

软件是实现人事管理信息化的工具。没有合适的、稳定的管理系统软件一直是制约统计信息化发展的重要因素。多年来，各站段一直沿用路局人事信息管理系统软件，并不断进行修正改进，版本也在不断更新，但还是不够完善。

2.2.2 数据库完善问题

信息内容没有办法做到实时更新，如专业技术人员从事何种专业，就不是很准确。特别是家属人员信息数据库，在管理上做不到实时更新、动态管理，信息的更新考虑不够周全。所以数据库相关的信息内容必须是活的，是最新的，才能充分发挥数据库资源共享的作用，推进人事管理信息化工作。

2.2.3 数据库管理问题

数据库管理是一个技术性比较强的工作，需要有高素质的信息技术管理人员来完成人员信息数据库的规划、建设和管理工作。目前还没全面做到专人专职负责日常管理维护，维护水平不高，应用开发能力低下，成为人员信息数据库开发、应用于人事管理信息化的一个主要制约因素。

2.2.4 信息安全问题

信息安全是人事管理系统面临的一个重要问题：数据泄露，电脑病毒，网络攻击等等。信息化发展水平越高，信息安全面临的问题就越复杂。保障信息安全，既要保证信息内容安全，又要防止计算机病毒破坏和黑客非法人侵，确保网络和应用系统运行的安全。

3 加强人事管理信息化的建议和对策

3.1 加快转变人事管理方式

人事管理信息量大、面广，包括各站段全体干部职工的基本信息管理 (如年龄、籍贯、学历等)、职务晋升、职称评聘等信息。同时，人事信息还会经常发生变化，如职称、职务变动、人员调动等，这就要求人事管理部门不仅要处理好繁琐的信息，还要对信息进行及时的滚动更新，确保数据的准确性。使人事管理信息与人事变动保持一致。但是，在人手少、工作重、时间紧的情况下，人事信息更新具有一定的滞后性，要解决这一问题，加快人事管理信息化是比较好的方式。人事管理信息化就是在传统人事管理的基础上，以计算机网络技术为依托，借助现代化信息处理工具，实现人事管理高效化、网络化、规范化、无纸化。通过人事管理信息化，人事管理人员能从繁复的半手工工作中解脱出来，用更多的时间和精力来关注人事制度的规范化与合理性，致力于人力资源的优化组合与配置，以提高管理的层次及效率。

3.2 加强数据库建设及业务培训

目前各站段统一使用的路局人事信息管理系统已有好几年，但是这个系统所依赖的人员信息数据库仍不是很完善。因此加强完善数据库建设仍是工作的重点，加强人员信息的横纵共享，做到能全面、快捷、准确的反应出人员信息的最新情况。同时各站段要指定专人专职管理，顺应人事管理信息化工作的要求，抓好数据库管理人员业务素质的培训，提高业务及信息化管理水平，加快推进人事管理信息化工作进程。

3.3 加强系统管理及制度建设

人事信息管理系统已经成为各站段人事日常业务的唯一系统，硬件设备、网络的正常运行，是保证业务系统正常有序运行的基础，加强对计算机网络和硬件设备的保养、升级、检修及运行管理是信息化建设的保证。所以计算机的管理要建章立制，要专人专责，确保日常工作制度化、规范化，这是基础也是保障。3.4强化网络安全，保障数据的安全性

人事部门是一个涉密较多的部门，为了确保网络和数据资料的安全性、保密性，必须制订专门的信息安全保密制度，为人事管理信息系统的安全性提供保证。一是涉及机密的信息，不得在互联网的计算机信息系统中存储、处理、传递。二是要求涉及机密的计算机信息处理时，做到符合保密制定的工作规范和要求。三是计算机信息安全保密管理实行逐级负责制，要指定专人负责督促检查本单位的计算机安全保密措施。四是涉密信息必须指定专人在专用机上处理，按密级要求采取相应的加密措施并妥善处理存储介质的信息痕迹。五是树立保密意识，定期不定期检查各项安全保密措施，发现隐患及时报告并采取措施。六是做到人员信息数据库的经常性备份，并且除计算机日常性备份外还要定期进行光盘介质等形式的备份。

综上所述，人事管理信息化是人事管理的基础性工作。各站段人事部门借助于现代信息技术有效地实施人事管理信息化，对促进人事管理科学化、提高人事管理水平、保障人才安全具有重要意义。事实表明：人事信息化平台能够及时为人事管理者提供全面、准确的信息，为人事工作科学决策提供重要依据。

责任编辑：万宝安

来稿日期：2014-07-23