企业引进项目设备档案管理策略研究

李淑芳，刘 英

(1.山东理工大学档案馆，山东淄博255049；2.山东理工大学人事处，山东淄博255049)

引进项目是目前多数国家在国际贸易中相互引进技术设备，促进技术进步, 提高经济效益所普遍采用的重要形式之一。利用外资，引进技术是大开放战略的具体体现。我国自2001年12月11日，正式成为WTO成员国，经济逐步融入世界经济体系之中以来，国有企业从国外引进的项目越来越多，促进了我国企业经济的飞速发展。引进项目中引进的进口设备是将其从存在的地方转移到需要使用的地方，是科学知识的系统转移过程。

档案作为涉及信息、知识、专利等内容的一种软件产品，它的完整、准确程度是衡量企业引进项目工作效益的标准之一。引进项目设备档案是合作双方在当前及今后一段时间内工作运转的重要依据，从另一个侧面也能反映出一个国家、一个地区经济发展的规模和速度。所以，只有将引进项目设备原始档案收集齐全，规范化管理，才能更好地提供利用价值，长久地发挥设备的经济效益，加速企业现代化建设。

一、企业引进项目设备档案的概念和作用

(一)引进项目设备档案的概念

引进设备档案是企业在引进项目进行的全过程中伴随设备而产生，并跟随设备的整个使用寿命周期，收集、记录、积累，按照归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的具有保存价值的文书材料和技术文件。整个项目引进工作主要包含三个阶段。前期立项阶段的档案资料主要包括项目建议书及批复，可行性研究报告，出国考察和设计审查材料，技术改造方案，与外商技术交流、谈判、签约的合同、信函、会议记录，商检材料等。安装试产阶段的档案资料主要包括设备安装使用图纸，使用说明书，维修手册，设备运行、检修记录等与设备共存的随机技术资料。改进提高阶段的档案资料主要包括检验与标准，生产工艺设计，材料配方，测试与检修方法，生产管理等方面的技术资料。引进设备的同时，双方就有关引进该设备的事宜要签订合同，合同档案包括交接验收、合同生效时间、价格、交货与支付条件、付款单据、索赔条款、仲裁、税费、技术培训等。这些技术资料与项目前期形成的可行性论证、项目鉴定、批复文件，以及合同档案相互依存，相互渗透，相互联系，相互作用，缺一不可,[1]是引进项目的核心材料。

(二)引进项目设备档案的作用

企业引进的任何一个技术项目，都有对应的设备引进，设备档案伴随着设备生命周期的全过程，所以具有长期的保存价值。设备档案作为硬件技术，它的作用主要表现为以下几个方面。

1.充分利用档案资料进行分析研究，避免在安装调试过程中的重复劳动,有效节约时间和人力物力财力。

2.依据设备档案资料加强科学管理，在生产过程中作为设备维修、技术更新和改造的依据。

3.通过技术交流，掌握设备故障发生的规律，便于排除故障，确保安全生产。

4.能够保证企业科研的连续性，不会因为企业的机构和人员调整而中断。

5.在涉外事务中具有重要的现实凭证作用，作为软件技术的合同档案在对外经济贸易往来中起到维护企业权益的重要作用。

6.引进设备档案不仅是引进科学技术的一种存储形式，同时也是企业在科研、生产技术改造、提高生产力水平等方面所必需的基础工作，是保持设备在生产过程中高效率运行的技术保障。因此，就设备档案的性质而言，它兼有文书档案和科技档案的双重性。[2]

二、引进项目设备档案管理现状及存在的问题

(一)企业设备档案管理现状

目前，对引进项目设备档案比较重视的企业，能够设立专门的科技档案室，配备专职档案人员，并在项目前期就介入档案的收集和管理，结合引进技术设备档案的特点,进行系统地分类，科学地组卷，高质量地编目，有序地排列。引进项目设备档案资料的归档率高、利用效率高，为企业引进设备，引进技术,不断提高产品质量起到了一定的作用。

多数企业领导对于引进项目关注度较高，但对设备档案管理普遍重视程度不够，其设备管理模式在一定程度上受到传统管理模式的束缚和影响，尚未完全适应经济形势的需要。仍存在许多问题。[3]因而在项目进展中，由于设备档案缺乏科学整理，造成技术资料不完整，或者类目不清，无法科学地保管和统计，更不能迅速合理地利用。加之部分技术人员掌握技术要领不系统、不规范、使用不当，致使一些引进设备无法很好运转，有的被闲置库存，甚至损坏报废，给国家和企业造成了严重的经济损失。

(二)问题的成因

1.有些企业没有设立专门的科技档案室，档案管理制度不健全，设备档案缺乏科学性的专业化集中统一管理。有的单位把项目前期形成的论证报告、项目设计书、项目批准书、立项批复文件等文书档案归入上级行政部门，设备档案则被随意挂靠给一个从属单位管理，引进项目设备档案资料连最起码的齐全与完整性都无法保证，更谈不上规范化、科学化管理。

2.很多企业的档案管理人员还是以一种静态的方式对档案进行管理，设备档案管理存在滞后性，造成了很多重要设备档案资料归档后没有系统性，不符合引进设备档案管理具有动态性、补充性的特点和标准。甚至有的资料与设备本身脱节，比如设备安装记录不完整，数量不等，或者计量单位不规范，不能准确有效地反映出设备的基本数据。特别是档案管理人员进行变更调整后，致使企业对复杂的设备档案管理工作难以进行处理，也对日后的档案利用、设备更新、索赔等工作造成了很大的困难。

3.多数企业负责设备档案管理的人员没有经过专业的训练，档案意识不强。对设备档案的收集和管理过程不熟悉，归档、编目、立卷不规范，因而不能准确、高效地提供利用。

4.企业档案人员没有在项目前期介入档案的收集和管理，失去了引进设备档案的前期管理，致使有些设备在后期的项目进行中才发现有的与图纸不符，有的图纸上有零配件而设备本身却没有，有的说明书与实际操作情况不符，等等。造成安装、试产中、以及后期维护的困难。

5.由于引进工程项目周期长，特别是一些对应的外文技术资料没有及时翻译，或者翻译不准确，致使设备投产后不能及时运用、消化。有的设备外文技术文件材料借出时间过长, 有丢失、删节、破损现象，甚至有的技术人员把涉外文件材料据为己有。

6.受档案管理人员业务素质的局限,对跟踪管理、积极开发利用引进项目设备档案,很少作进一步研究，直接影响着引进技术设备档案在项目建设中实现价值的最大化。

三、如何对引进项目设备档案加强管理

为做好引进项目设备档案管理工作，档案部门要从工程项目立项前期就介入接收、收集技术资料，将设备档案管理工作的各个环节都程序化，一直到竣工、验收，实行全过程跟踪管理。为加强对引进项目设备档案管理，笔者认为应采取如下应对措施。

(一)制定引进项目设备档案的分阶段收集方案

1. 立项阶段。这部分内容主要包括立项的专题报告、项目申请书、可行性研究报告、项目设计书、项目批准书、立项批复文件等。

2.签约阶段。从项目批准到签订合同期间的所有活动所形成的资料，包括谈判纪要、技术座谈、出国考察、委托书、协议书、确认书、报价书、合同等文件材料(及其附件、批复文件)，以及与外商来往电函、外事活动照片等。

3.交付使用阶段。这是引进项目合同实施的关键性阶段, 是引进项目设备档案的核心，也是对引进技术资料在数量和质量上的验收和测试。卖方会提供设备安装、使用操作说明书及全套与设备共存的随机文件、开箱记录、装箱单等一系列关于发货的单据等。要在完全熟悉、消化引进技术资料的基础上，根据本企业的生产现状,进行合理的改造、更改，使引进技术软件合理转化,以顺利地适应并运用于生产。

4.安装调试阶段。此阶段是现场收集档案、设计图纸、更改图文资料的最重要阶段。包括设备安装调试资料，有关检测数据，性能鉴定，验收记录，索赔、分析评价材料等。这些也是今后设备保养、检修、生产装置改造、更新的基础资料和依据。

5. 交接验收阶段。竣工鉴定、验收形成的文件，有设备试产记录，产品检验报告，卖方提供的修改或补充资料，如考核产品测试、买卖双方签署的交接证书及文件等。企业提供的验收报告以及政府或有关部门批准的中外双方交接验收的主要依据,也是对引进设备的生产能力、质量水平进行综合考核的有效凭证。

6. 其它应归档的材料。如上级有关指示、决策、简报、会议记录、录音、录像、照片、图表等。外文资料的翻译原稿、翻译整理件等。同时也包括设备引进过程消化、改进阶段产生的对设备进行必要的改进、更新产生的文件材料。

上述6个阶段是设备引进过程中资料收集和归档的范围，也是引进项目设备档案管理的重要基础性工作，对于了解引进项目全过程和日后生产运行过程中处理可能发生的有关涉外纠纷都是极为重要的。

(二)设计科学规范的归档管理程序

引进设备投入使用后，档案专职人员收集齐全档案材料，保持档案的原始凭证作用和法律价值，这是引进项目设备档案管理工作的第一步。[4]在材料收集齐全的情况下，档案管理人员要将这些档案资料根据内容、形式、载体的不同进行梳理、分类。由于引进过程中存在引进的国度不同，引进方式的不同，致使形成引进项目设备档案呈现多元性的特点。从引进项目设备档案文件材料形成的复杂性来看，有图纸、外文译稿、照片、光盘等不同的载体，具有形式的多样性。引进项目设备档案从立项到验收投产，一般经过较长的时间，各阶段的实施中不断的补充、更新，这样形成的档案内容与数量都具有动态性的特点。同时引进项目设备档案不同于一般的科技档案，具有非成套性的特征。如何将这些繁杂无序的非成套性的随机技术资料实行分类归档，高质量地编目，有序地排列、组卷，建立原始档案，这是引进项目设备档案管理的重要基础工作。

1.归档、编目。根据设备档案实体分类法，结合科技档案管理的原则，归档可针对引进项目设备档案的特点,采取必要的灵活手段。总体的目标是要体现档案价值，为近期和将来使用提供便利。具体在组卷中要尽量维护引进项目设备档案的系统性原则，按照设备档案自然形成的规律和材料之间的有机联系，进行科学的梳理，使引进设备的全部技术资料便于查找。科学的分类编号方法可以采取以下两种方式，一是依据科技档案的实体分类法，属于文字材料，包括合同在内，可归入并存放在综合类。如2013—SB11—1，属于设备随机技术资料可以按引进的时间顺序分类排列，编制档号。又如2013—SB12—1，这里二级类目代号11表示综合类，12表示设备随机技术资料。二是按引进项目设备的种类或型号编制,单独设立二级类目进行专题整理、编目,例如一级类目是引进设备类,标识采用引进设备名称的汉语拼音的首字母YJSB表示，二级类目代号的确定是根据设备的型号或种类,标识采用双位制阿拉伯数字表示,可以事先确定类别代码每两个数字所代表的类别。例如11代表机械类设备，12代表电工电子类设备等等。又如一台引进的机械类设备档案编号2013—YJSB—11—6，这个档号表示，2013年引进的第六台机械类设备档案的编号。这种编制方法能够保持引进项目档案资料原有的系统性、完整性的特点,利用起来更便捷。这种编制方法更适合规模大、资料多的引进全套生产线装置的设备。

2. 科学组卷。分类编号的方法确定后,将引进项目过程中形成的设备管理性材料进行合理排序，按问题组卷。综合文字材料按问题、时间或重要程度来排列。一般批复文件在前，请示在后；正文在前，底稿在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图纸在后。设备项目文件材料，应将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、定购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷。其余按时间顺序，如立项的专题报告、项目申请书、可行性研究报告、项目设计书、设备开箱验收报告等材料放在前面。其余设备技术资料如设备安装调试记录及保修单、商检证书、设备结构原理图、线路图、操作手册、说明书等所有随机文件按内容的构成、形成的特点、仪器设备的工作程序及重要程度依次系统排列，对号入座。形成以纸质载体为主的档案原始资料。

在对引进设备项目档案分类编目的同时也要注意保存国外原文资料的编号,翻译完成后的中英文档案资料要及时编目，组成单独的案卷，在案卷题名或卷内目录注明，也可编制一份《中英文资料对照编号表》,这样既保持了国外非成套性资料的特点,又符合国内设备档案管理的标准，对提高档案的查阅利用率都有重要的作用。

3. 确定保管期限。一般文件比如申请报告、计划、请示与批复以及在引进或购置设备过程中有关的技术商务文件的保管期限是长期；技术改造和开发过程形成的技术文件材料，重大事故的调查分析、处理意见以及设备说明书及全套随机文件材料与设备共存。

4. 归档验收。档案部门根据设备档案的规范管理进行验收。(1)归档时间：一般设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。管理性材料，应在次年3月底前完成归档任务。(2)移交手续：移交档案时，交接双方当面检查，要有移交清册，立卷人、接收人分别签字。

5. 装具统一标准。引进项目的档案整理按照档案管理的标准立卷后，需经项目总负责人和技术负责人审阅，并在每卷档案的备考表中签名。选购具有防尘、防虫、防腐的无酸纸的档案盒装好编排上架。最后编制统一的检索工具——案卷目录。

6. 保证设备档案的保管环境。档案保管要有专用库房并保持适当温湿度,对一些不宜长时间暴露在光线下的档案需要进行防光处理。同时要具备防火、防潮、防盗等“十防”安全措施。

7. 建立计算机管理系统。在以纸质载体为主的档案原始资料体系的基础上，建立一个引进项目档案网络信息化管理系统。中英文两个版本是引进设备档案与其他档案的主要不同之处，对外商提供的一些电子档案文本要请懂专业的人员帮助整理、翻译。卖方提供与纸质对应的两套电子版图纸，所有贯穿于仪器设备的申购、验收、使用、改造、开发等各个管理环节形成的录音、录像、照片、图表等各种载体的机读文件要设置专门的保护措施，比如一些重要图纸经数字化处理，需要配备读取软硬件配置好的计算机，具体可以采用光盘形式作为设备档案归档的载体。光盘的编号和纸质档案要对应起来，在案卷题名中相互注明，便于查阅利用。在系统里可以根据密级设置利用权限，这样有关科研人员可以随时查询利用，为以后方便快捷查找利用提供了可能，避免了原件的频繁利用，也有效地保护了原始档案资料。

(三)项目竣工后设备档案的跟踪管理及其利用服务

1. 建立严格的档案查借阅制度。根据引进设备在安装和调试阶段档案使用频次高的特点，不论是外方的还是中方的技术人员，使用设备档案资料时都要办理档案借阅手续，避免资料遗失和损坏，并实行借阅档案保管责任制。工作任务再急再忙也不能忽视了档案的安全性和保密性。

2.拓展档案功能、提高利用价值。项目竣工验收之后，这些设备就成了企业自己所有的宝贵资产，企业面临着不仅仅是对引进设备技术的掌握，而重要的是成功地利用和吸收引进技术，根据本企业各种需要对原有的设备改进、更新、发展。设备档案自身不会如同设备一样创造价值,但是通过对设备档案的利用能够提高设备的性能,这就是间接地让设备档案创造出了价值。[5]这就需要处理好设备档案“管”和“用”的矛盾，拓展档案功能，开发利用、推广交流引进项目设备档案的成果，让巨额外汇和昂贵代价换来的引进技术设备最大限度地发挥效益。从而也真正体现了引进项目设备档案的利用价值。

3.跟踪管理、优质服务。引进设备技术工程项目一般周期长，从立项到竣工投产,短则半年，长则数年，在后期设备档案的作用尤为显著。在引进技术的消化和开发中，工程技术人员根据设备运行记录、检修记录等进行综合分析可制定合理的设备检修周期，确定企业设备年检计划。同时对设备的改造和开发提供可靠依据。在产品性能、质量得以保证的前提下，按最经济的方法核算、设计零部件，这样可杜绝盲目采购备品配件，减少浪费，有效地利用资金。应用推广新技术，使设备的功能最大限度地发挥。档案的收集归档是为日后设备的正常运转服务，所以要加强督促检查，及时查漏补缺，随时满足技术人员对资料的利用需求。

综上所述，引进项目设备档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，对于企业来说，设备的运转就象征着企业的运转。随着经济发展的规模和速度，企业引进设备的构造也更加精密和复杂，设备的管理、维护，以及吸收、消化的难度也进一步加大，所以设备档案管理工作需要得到企业高层的重视，同时要有相应的规章制度保证，建立健全一套完善的引进项目设备档案管理制度，依靠科学规范的建档理论、方法能使引进项目设备档案收集齐全，合理科学利用，跟踪管理，才能保证引进设备安全、稳定、长期、优质的运行，使引进项目设备档案达到为企业创造更大经济效益的目的。

[1]申金山.对引进设备档案情况的调查[J].档案管理， 1991，(4).

[2]张莉.设备档案管理存在的问题[J].科技创新导报， 2010，(12).

[3]刘亚洲，常军.企业设备管理新思路探索[J].科技资讯，2011，(15).

[4]郭敬丹.引进项目设备档案要把好五关[J].档案管理， 2002，(2).

[5]李助华.企业设备档案管理现状与对策分析[J].科技创业家，2013，(1).