高校校长信箱的功用分析及建设方向研究

汪庆华，蒲沿洲

（华北电力大学 校长办公室，北京 102206）

现代学校制度是一种以学生发展为核心的制度安排，现代学校制度主要是为学生更好的发展搭建舞台，系统构建学校教育的各项制度，也就是说学校管理的所有规则体系都是围绕更好地促进学生发展来构建的。学校管理者根据时代发展的要求，掌握学生的直接需求，设计和构建能反映和解决师生主体的现实问题的管理模式，实现自主管理、民主监督成为其核心要素。

校长信箱作为联接学校管理者与服务主体的纽带，是了解教职员工心声、倾听广大师生对学校改革与发展的宝贵建议和意见，及时解决学校发展过程中出现的实际问题的重要途径；是健全校务公开制度，接受师生员工和社会的监督的重要手段；是推动建设依法办学、自主管理、民主监督、社会参与的现代学校制度的有效途径。

一、高校校长信箱建设的现状

高校校长信箱的建设大致经历了两个发展阶段。第一个发展阶段是以纸质书信为载体，投放到固定地点设立的校长信箱中，由校长办公室专人负责联络并最后给予书面或是口头答复；第二个阶段是以网络为媒介，在校园网或是校园办公平台上设立校长信箱栏目，通过网络互动提出问题和解决问题的形式。这两个发展阶段大致以千禧年为分界线，之前以纸质版校长信箱为主要管理形式，而后各个高校基本上都加快建设了基于校园网或是办公平台的校长信箱建设。

从当前各个高校正在使用的校长信箱来看，其基本功能形式为提问、流转、答复和查看等四个主要功能模块，访问者登录校长信箱页面后，可以看到写信提问题、查看校长已经回答的问题、信箱使用管理办法和相关信件搜索等内容。在提问栏目有主题、姓名和内容，时间会自动生成；查看已经解决的问题则按时间顺序列出已经答复的问题，能看到主题、内容和回复内容及回复人姓名等；信箱使用管理办法则是对校长信箱的使用方法、权限等作出了规定；搜索栏目是为提问人或是查看同类性质的来信提供查询。从校长信箱来信内容来看，包含了教育教学、后勤网络、党建基建、学生奖助贷等校园生活的方方面面，涉及生活服务的如食、住、行、水、电、网等内容占70%以上，涉及学风、教风等方面的各占20%左右，其他的为校园环境、党建宣传、人事资产等；从来信主体看有学生、教师、家长和社会人员等，一般情况下学生来信占80%以上，教师来信占15%，学生家长和社会人员来信占5%左右。从来信数量来看，每日校长信箱的来信量平均约为5封左右，一年来信量约在一千封左右，周末两天的来信量明显高于工作日来信量。

二、高校校长信箱具有的功能性分析

随着高校的办学规模日益扩大，高校的管理难度也在不断加大，而且师生对高校的管理要求也越来越高，这就进一步要求高等学校要利用自身的优势加强管理的信息化与网络化建设，通过办公自动化等系统来促进校内部门之间、师生之间的协调统一，通过校长信箱等来促进政务公开和民主办学，从而提高工作效率，提升管理的满意度。

（一）校长信箱是及时发现问题并解决问题的有效渠道

校长信箱利用网络的便捷和高效，及时把师生身边发现的问题在第一时间转达到学校相关管理部门和负责人手中，高校领导以及各级部门管理人员根据来信内容，对信件进行及时回复，并对反映的问题做出及时的处理。比如一些本硕连读学生通过校长信箱询问能否提前安排住宿的问题，学校公寓管理部门在得到信件后，立即联合学工部门统计同类学生的数量，然后根据学校公寓维修安排等制定出一套方案，及时解决了上本校研究生同学假期住宿难题。同时，校长信箱也有利于克服高校管理体制上逐层逐级上报带来的低效率和行政化弊病，解决了高校管理人员不足、覆盖面不宽等问题，极大地延伸了管理范围和办公手段。

（二）校长信箱是收集师生和社会各界建言献策的平台

学校师生可以通过给校长信箱写信，把对学校各项工作的建议和意见反馈给学校管理层；关心学校发展的社会人员也可以通过校长信箱把对学校的建议传达给学校管理者。如针对当前普遍存在的严峻就业形势，学生和家长包括一些企业把对人才的需求和专业的设置等信息通过校长信箱反馈给学校，学校收集信息后，再进一步调研并作出相应调整。通过校长信箱，学生可以对学校的教学与生活管理等提出意见、建议，对校园管理的一些重大决策进行探讨、辩论，不但发挥了师生参与学校管理和公共政策制定的积极性，也进一步密切了学校与师生及社会各界的联系，对推进高校校园的和谐、民主、科学发展起到重要的推动作用。

（三）校长信箱是交流展示学校形象和发展成果的窗口

学校管理部门通过信箱答复，把学校的发展规划、学科布局、科学研究和教育教学成果等传达给关心学校发展的来信者，同时，浏览校长信箱的其他人员也可通过浏览各类信件，阅读和了解学校在科研管理、人才招聘和服务社会、招生就业等方面的新动向、新举措，不仅有利于宣传学校的优势和特色，增进社会对学校的全面了解，更有利于学校吸引优秀生源和优秀人才，有利于加快产学研一体化进程，提升学校服务社会的能力。

三、高校校长信箱发挥的作用诠释

校长信箱作为师生日常学习工作生活中最直接、最便利的表达意见、寻求帮助的平台，是广大师生员工可以依赖和信任的渠道；同时，校长信箱也是学校倾听广大师生对学校改革发展的宝贵建议和意见、发现问题并解决问题的重要途径，是推动学校民主建设和促进学校发展的重要手段。

（一）校长信箱是高校改进工作作风密切联系群众的良好途径

中共中央关于改进工作作风密切联系群众的规定》要求领导干部要到基层调研，要深入了解真实情况，总结经验、研究问题、解决困难，多到困难和矛盾集中、群众意见多的地方去。校长信箱无疑是高校中群众反映问题最直接、也是最多的地方。认真处理好校长信箱中的各类来信，切实解决来信反映的各类问题，不仅是落实中央规定改进工作作风的具体表现，也是高校领导密切干群关系、师生关系和提升管理工作的现实需要。

（二）校长信箱是高校民主办学，体现公平、公正的重要形式

校长信箱通过公开的意见反映渠道，人人都可以把自己关心的问题反映上来，而学校主管领导和相关部门也本着公平、公正、公开的原则，对每一封来信有针对性的给予回复，对于反映比较集中的问题，则有主管校领导督办并给与答复。这样广开言路、加强沟通的形式不但增强了师生间的信任感，也调动了师生参与学校管理的积极性。

（三）校长信箱是促进高校管理自律、提高办学水平的有益实践

随着高等教育的快速发展，进一步提高管理水平成为高校亟需解决的问题，而管理的提升需要管理者自觉的做到以师生为本，并依靠师生员工的自律达到服务的提升。校长信箱正是依靠师生员工来为师生员工服务的有效方式，参与者以主人翁的姿态建言献策、答复者以解决问题、服务师生为出发点，本着提升服务、提高管理的目的，不流于形式，共同创造出和谐文明的校园文化。

四、高校校长信箱建设的方向探析

高校校长信箱是高校依法办学、民主治校的重要形式，对建设和谐校园发挥着重要作用，与时俱进的建设好高校校长信箱，使其在新形势下发挥更大的作用是提升高校管理的重要内涵，不仅需要坚持不懈的强化管理、督办落实，更需要加强对校长信箱的探索研究，拓展功能、提升服务。

（一）加强对校长信箱来信处理情况的监督，进一步提升校长信箱在广大师生中的公信力。给校长信箱写信的人是基于对校长信箱的信任，希望所反映的问题或建议能尽快得到管理部门的重视和答复。因而，对每一封来信的及时答复和处理，不仅关系到来信人对学校当前管理能力的信任与否，也影响其群体对学校未来管理水平的看法。因此，校长信箱的管理部门要尽可能地加快对来信的流转批示，要积极和相关部门协商处理问题，要加大对来信的督办力度，不断提升校长信箱在师生中公信力。

（二）加强对校长信箱系统的升级维护，落实相关责任人员以保证校长信箱的正常运行。随着网络信息技术的更新发展，许多便捷的交互方式出现在人们的工作中，不断地改变着人们的工作模式。依存于网路信息平台的校长信箱也要与时俱进，在模块设计、界面友好、功能改进等方面不断改进适应新技术发展的要求做出调整，使校长信箱充满生机和活力。同时，要有专人来维护系统的稳定，确保校长信箱每日的正常运行。

（三）加强对覆盖面广、反映比较集中的热点问题的归纳，会同相关部门召开专题会等形式予以彻底解决。对校长信箱中涉及多个部门处理的问题，不能简单地由分管领导答复完事，必要的时候要由一方牵头，召开相关部门的座谈会、协调会、工作会等形式来分工解决。对一时难以解决的问题，要与来信者当面沟通并说明情况；对于处理需要较长时限的问题，要给出解决问题的具体进度表等，让提问者感觉受到重视和尊重，也能在师生中起到共鸣的效果和作用。

（四）加强对校长信箱来信的分析总结，对反映比较集中的问题和建议等可作为学校今后发展规划的依据。校长信箱的管理人员对每个月的来信要做认真的统计分析，并与对上月来信对比，找到师生关心的热点问题进行分析和总结；学期结束时可对本学期的来信总结，把建议、意见和问题归类处理，作出详细的分析报告，提交学校领导办公会或是党委中心组学习及教代会等讨论，为领导谋划学校发展决策提供参考和依据。

［1］李永华，发挥校长信箱对大学生思政教育的促进作用［J］．中国高等教育，2012（15）．

［2］王晓玲，范仁庆．加强“校长信箱”工作，努力建设和谐校园［J］．合肥工业大学学报（社会科学版），2006（6）．

［3］李平，借助网络平台拓展校长信箱的使用价值［J］．石油教育，2007（3）．

［4］陈金兰，浅论校长信箱在师生互动中的地位和作用［J］．读与写，2008（8）．

［5］李婷婷，王天兵．以主页“信箱”建设为抓手促进校园和谐发展——以北京大学为例［J］．思想教育研究，2012（10）．