高校档案管理中如何充分发挥档案的教育功能

房洁

（山东青年政治学院，山东 济南 250103）

高校档案管理中如何充分发挥档案的教育功能

房洁

（山东青年政治学院，山东 济南 250103）

高校档案有着无可替代的教育功能，而在高校教学中，档案的教育功能一直没有被重视，被充分利用，以至这些宝贵信息财富不能发挥其作用，如何更好的发掘和利用档案的教育功能，不断提高高校档案管理水平，为教育事业提供更多可靠、详实、完备的档案信息资源，使档案的教育功能充分发挥出来，对推动和完善高校教育活动有着积极的促进作用和现实意义.

高校档案；教育功能；发挥

高校档案是高等学校在国家教育方针指导下，通过对高校教学、科学研究、校务管理，师生集体活动积累形成的，包括文字记录、图表声像、电子制品等各种形式，有留存被查的需要，和高校发展的每个时间段的真实记录.是信息资源在高校的收集与利用的具体体现，受过去教育体制影响的原因，高校对于档案工作一直处于教学工作的次要地位，没有被重视，没有被充分利用，造成很多信息资源的缺失和浪费，近年来随着信息化、数字化进入到高校，通过档案获取知识信息已经成为高校师生学习的重要手段之一，开发档案教育资源，使其发挥育人的教育功能，达到高校教育和档案工作并重[1].

1 高校档案教育功能不能充分发挥的原因

1.1 高校档案管理思想滞后，重视不够，投入不足

由于受传统思想影响和发展时间、空间的限制，我国高校一直以来还是以抓教学，重教材，高分数等传统思想为主，忽视了学生全面发展的需要，再由于我国高校发展时间短，经验少，对档案的功能认识不够，档案管理重视不够，以至于在高校的各项投入上，图书馆、档案室资金投入不足，无法使档案走上科学的、严密的、系统的管理之路，不能使档案形成专业化、技术化、规范化，2008年海口晚报报道称：“依照新发布的《高等学校档案管理办法》，海南省17所高校，仅有1所高校建成档案馆.”因此在档案管理中也就无从发挥档案的教育功能，不能为教育活动提供更多宝贵的知识财富.

1.2 档案管理专业人员匮乏，致使档案管理工作滞后

近年来，在设有图书档案管理专业的高校中，档案管理专业的分数线相比其他专业是较低的，即便如此，该专业还是无人问津，院系中有相当一部分学生是从其他专业被调剂的低的，与此同时，其档案专业院系设置也比较小，人民大学、南开大学、四川大学每年的招生人数分别在60人、30人、50人左右.杭州市人力资源和社会保障局公布：参加2012年度浙江省档案系列初、中级专业技术资格考试合格人数为16名（其中初级12名，中级4名）[2].可见档案专业不被人们重视，参加档案专业资格考试合格人员寥寥无几，说明专业人才匮乏，青黄不接，这直接导致了档案管理工作滞后，档案信息资源开发缓慢，制约了高校档案事业建设和发展.同时影响了档案教育功能在高校教学活动中的充分发挥运用.

1.3 高校档案管理人员意识不强，档案丢失、缺失严重

在高校档案管理人员中，具有档案专业技术资格的人员寥寥无几，高校档案管理人员大多是一些退居二线的教师，非专业人员居多，对档案管理重视程度不够，规范操作不强，致使档案丢失、缺失严重，2008年荆楚网报道的“鄂州大学多名学生档案遗失事件”，2009年中国青年报报道的“14名大学毕业生档案集体丢失事件”等等，都说明档案管理人员思想意识不强，对档案的重要性认识不够，专业不强，造成档案丢失、缺失严重，特别是一些教师优质课的教案，各学科有价值的实验活动数据，学生实习中的实践活动、高校施工建设、各级部门对高校教学活动检查结果，教师任职评估材料等档案的缺失，直接导致档案的教育功能无法实现，无法发挥其应有的功能.

1.4 档案信息化、数字化应用不到位

随着全球范围内的网络信息化的兴起，将人类带入了数字化和智能化时代，高校档案建设向信息化、数字化迈进已经成为发展趋势和全球共识，由于投入资金不足，高校档案网络信息化建设还严重落后，数据库、网络检索、电子图书等还远远不能满足高校师生对知识的需要，因此档案的挖掘和开发利用，档案馆的建设都要紧紧围绕着信息化、数字化，用来满足学生对未知领域知识的需求，使档案成为师生获取知识的重要渠道和信息来源，同时信息化、数字化的广泛应用更加规范了档案管理，大大减轻了管理人员工作量，避免了操作流程上出现的失误，但目前高校由于投入的匮乏，缺少专业人员，致使档案管理信息化和数字化应用不到位，阻碍了档案教育功能的发挥.

1.5 高校教学过程中，档案教育功能融入不够

高校档案馆收藏的档案资料，涵盖了学校历年来的在各个方面的各项工作，全面、系统、准确的记录了学校在各个时期的发展建设和管理、教育、教学等情况，既是高校的历史记录又是高校的“大百科全书”，真实而清晰的反映出高校在国家教育方针政策指导下，本校的办学理念、教育思路、学校定位、教学水平、科研成果以及应用等方面的真实体现，还有在教育教学管理过程中发现的问题，经验和教训，这些都是真实存在的宝贵财富，在学生的教学中把档案融入其中，使师生对学校各个方面，各项工作都能了解，掌握，成为指导其学习的第一手宝贵资料，目前在高校教学过程中，真正重视学校档案，发挥档案教育功能的还不多，积极开发，合理利用还不够，据不完全统计高校档案利用率不到40%，在一些高校里具有文献功能的档案利用率更低，这也就造成了档案常年躺在档案馆里呼呼睡大觉，发挥不出其教育功能.

2 高校档案如何充分发挥其教育功能

2.1 重视档案建设．适当提高资金投入

要使高校档案应有的作用和功能充分发挥出来，必须离不开领导、教师、管理人员对档案建设的重视与和大力支持.不能只停留在固有的物质条件下．在软、硬件建设上加大资金投入，为高校档案工作施行科学化、系统化、规范化的管理提供强有力保障，各高校按照《中华人民共和国档案管理法》中的要求,建好档案馆或档案室，日常工作由校办主任亲自领导，档案馆（室）负责统一管理全校的文书档案、财务档案和科学技术档案.业务上受上级档案管理机关的指导、监督和检查.为学校教育教学及各项工作提供服务，只有这样才能高校档案的教育功能才能发挥.

2.2 培养素质水平高，专业过硬的档案管理者

高校档案工作的任务是收集、整理、保管和统计学校的全部档案，编制检查工具，并积极提供利用，为学校各项工作服务.而要做好档案的收集、整理、保管等工作就需要有专业的档案人员来完成，高校教师在勤恳工作教书育人的同时还要认真学习档案管理知识，通过档案专业资格考试，逐步成为合格的档案管理人员，高校领导要在这方面给予投入和大力支持，使档案工作向专业化迈进，施行专业化管理，才能为高校教育教学工作提供更多、更好、更完备的档案资料，发挥档案的教育作用.

2.3 重视规范化管理，落实《档案管理法》

高校在档案管理上通过软硬件设施的投入到位，专业人员到岗，才能真正使档案管理步入正轨，才能规范化管理，同时要认真贯彻《档案法》，广泛宣传档案的重要性，结合学校实际，建立和健全学校档案管理制度.这样才能使高校档案体现出学校工作和教学活动的真实记录，是本校的宝贵财富高校各部门在教学及其它各项工作中形成的各类档案，都是档案教育功能的表现和真实反映.高校档案蕴藏着丰富的教育资源，学校在开展教育教研活动时都可以从档案中寻找到好的素材和经验，档案的教育功能是隐形的，只有师生在教育活动中才能挖掘出来，因此档案的规范化管理，使档案具有时间性、参考性、可查性，只有这样才能随时随地的为高校教学活动提供宝贵的信息资料，也只有这样，才能充分发挥出档案的教育功能来.

2.4 高校档案要为教师提供更多的学习资源

“学高为师，身正为范”高校教师的思想觉悟、个人修养、学识水平直接影响着教学活动，对教师的教育，一是新教师的培训，二是师德操守教育，这些在档案中都有着丰富可利用资源，因为档案记载了历年来学校出现的师德模范、乐于奉献、刻苦钻研、一生奉献在三尺讲台上的先进事迹和优秀个人等，同时档案还保存着一代一代教师的教学经验、科研成果、实验数据等等，教师通过对本校档案的学习即了解了本校的发展历史又可以充实、提高自己思想觉悟，掌握更多的知识，更多的经验，才能更好的完成高校教学任务，达到教书育人的目的，因此要发挥出档案的教育功能，高校教师要定期不定期的学习本校档案，发掘出有利于教学工作的信息资源，把档案的教育功能充分发挥到教学活动中去.

2.5 档案管理向信息化、数字化大步迈进

快速提升以科学、高效的档案管理.作为重要信息资源的高校档案．其价值越来越被社会所认同，高校档案开放式的网络化管理和服务日渐成为师生的渴求．高校档案向信息化、智能化建设的步伐要加快，只有这样才能尽可能的在档案使用过程中降低时间，节约空间，避免出现差错.如传统的管理方法对学生的入学档案、学籍管理、毕业、就业必须经过“归档”后才能利用．现在通过网络数字电子档案就能随时查找掌握情况.因此档案管理信息化、数字化是高校完善教学活动，提高教学质量的必由之路，

2.6 高校档案随时融入到教育教学活动中去

高校教师在学生的教育教学中把档案融入其中，是高校档案教育功能的最好体现和利用，如对新入学学生，通过对本校档案中学校发展史的学习，使师生对本校发展有着深刻的认识和了解，从而提高新生对学校的热爱，对历年来模范教师的崇敬，同时也培养了新学生对所学学科更高的兴趣和求知欲.高校档案要融入教育教学的各个方面，所谓“温故而知新”这样才能让师生对高校的各项工作都能了解，掌握，成为指导学习的第一手宝贵资料，即避免了教学过程中出现弯路，发现问题还能够及时找到解决办法，可谓一劳永逸.可以说把高校档案始终融入到教育教学中去，才能使教育功能发挥的淋漓至尽.

教育功能在高校档案管理中充分发挥其作用，有利于高校教育、教学和管理工作的提高，有利于人才培养和学校建设发展，有利于高校教育事业的不断发展和完善.只有不间断的挖掘高校档案的教育功能，与时俱进，才能使高校档案管理工作更好的为教育教学活动提供信息资源，也只有这样才能充分发挥出档案的教育功能.

〔1〕李殷青冯建和开发高校档案教育功能浅谈[J].大众文艺（理论）,2008（4）：77-78.

〔2〕陈一红.提高高校档案教育功能见解[J].办公自动化,2011（8）：18-19.

〔3〕卢丽明.信息时代民办高校档案管理[J].兰台世界,2008（5）：45-46.

〔4〕冯惠玲.档案学概论[M].北京：巾国人民大学出版社, 2006.293.

〔5〕崔海莉“学高为师,身正为范”——上海师范大学档案学系原主任丁光勋教授访谈[J].档案管理,2011（7）：35.

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1673-260X（2014）02-0162-02