从水利工程档案的特点谈资料整编

王黎平

（长江工程职业技术学院，武汉 430212）

水利工程档案是指在工程建设全过程中，包括水利工程项目提出、立项、审批、勘测设计、施工、监理、竣工验收等各建设阶段过程中，所产生的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种归档保存的历史记录。它是水利工程建设、管理、安全运行和充分发挥效益的重要依据。

1 水利工程档案及特点

常规的档案管理，具有被动性和相对滞后的特点，业务部门和档案管理部门各自为政，就某具体的工程项目而言，资料档案涵盖面小，资料相对简缩，业务部门往往缺乏主动性，档案部门被动等待，容易形成资料积累残缺不全，给整理归档工作带来了困难，使得形成的档案材料保存和利用价值不高。

水利工程档案除了与其他档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，由于在水利工程建设过程中，涉及到多个领域，导致水利工程档案种类繁多，内容丰富，具有以水利为中心的多学科、多专业的综合信息，从而形成了水利工程档案特有的多元性和综合性等特点。

1.1 内容上涉及面广

在进行修堤筑坝、建闸开渠等工程建设时，必然会牵涉到农业、工业、移民、环境、水文、交通、生态等多个方面因素，而工程建设本身则离不开建筑、电力、机械等行业，由此而形成的水利工程档案是涉及面广综合性很强的信息资料。

1.2 历时周期长

根据不同的工程规模，不同的环境条件，所确定的水利建设工程周期长度亦不同，一般的农田水利工程和中小型水利工程，通常仅需几个月完成，而大型的水库、水电站、防洪堤工程建设从规划设计、前期准备、施工建造到最后竣工运行则需几年乃至十几年才能完成。

1.3 文书、科技档案一体化

水利工程本身是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，然而，在建设过程中，会涉及征地移民，工程事故等法律法规，因而形成业务性文书与科技档案联系密切，具有文书、科技档案一体的特点。

1.4 独特性

不同用途的水利工程投资规模，水文气象，地理环境，人文自然和施工条件均无相同之处，其资料档案无雷同，具有独特性。

2 水利工程档案的作用

水利工程档案是水利工程建设与管理工作中的一个重要组成部分，真实的反映了工程建设质量及工程的最终成果。水利工程档案与其他档案一样具有服务性和参考性。它是控制检验水利工程质量的重要依据和环节；是未来水利建设重要的信息资源；是水利管理工作决策的重要依据。

水利工程档案是工程历史的记录，来源于工程建设全过程，不仅对工程建设过程中的工程质量评定、事故原因分析、工程纠纷、工程建设阶段与工程竣工验收等环节具有重要作用，而且在工程建设完成后的日常运行和管理工作中，也是不可或缺的真实依据和基础条件。借助档案，人们可以查寻所需要了解掌握的资料与情况，在贯彻和落实工程质量终身负责制方面，档案起着重要的凭证作用。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案参考利用价值和原始凭证作用。

3 水利工程档案资料的收集整编

水利工程档案是全面、真实、准确、客观、科学反映项目实施的过程和内容，指导项目实施，确保项目实施的质量安全、资金安全、工期安全和生产安全。其完整性、准确性、系统性尤为重要，必须做好工程项目建设过程中的资料收集和整编工作。

3.1 资料整编的意义

档案资料的归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段、施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。主要是书面文件、图纸、通知、照片、信函、表格等。

水利工程档案的整编工作是将各单位、部门或个人手中的文件、图纸、资料等归档集中，并且由专人负责按照规定标准进行整理，把分散、杂乱的工程档案归纳集中、条理化进行统一管理。使水利工程档案标准化、正规化。

3.2 人员要求

从事水利工程档案资料管理人员应该具备相关专业知识和技能，应该比一般单位的档案人员更具全面的条件。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，熟知与水利工程相关的一些专业类别档案，掌握不同类别档案的分类整理。

有的施工企业为了降低用人成本，采用不懂专业的兼职或临时聘用资料管理员，既不了解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，不切实际地将资料作后补的现象应该坚决杜绝。

3.3 资料收集方法措施

对于施工周期短，形成档案材料快的工程，专职或兼职档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。

对于大型及跨年度工程周期长的水利工程，因其自身的复杂性和时间性，决定了档案收集和管理工作的多样性特点。档案管理部门应当始终保持与兼职档案员及监理、施工单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，以确保工程档案的连续性、完整性。

对某些人员分散、临时机构较多的施工单位，因具体工程区别对待，实地追踪收集、分阶段收集和强制性收集相结合的总体思路，坚持水利工程“五不验收”中的“档案不合格不验收”原则，使归档的资料真正具备原始性的特点，以减少档案资料因人为因素造成不必要的流失。

3.4 资料整理归档

收集资料和整理归档，是档案工作的基本流程。把繁杂的第一手资料归整梳理为统一的有机整体，不仅需要档案工作人员具备一定的业务素质，善于分门别类，去粗取精，去伪存真，更要有明确的规范指导具体的工作进程。

工程项目资料的收集要自始至终，贯穿工程的全过程，直至项目的竣工、验收，交付使用。因此，对每一个工程项目而言，不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程，必须高度重视各个阶段档案资料的原始记录、保存与管理。

在项目的开始阶段，要落实文件资料管理的责任者，明确任务的要求，随时登记收集，做好安装报告、施工日志、竣工报告等材料的记录工作。

在水利工程兴建活动进行中注意对原始记录、阶段小结，设计计算等材料的形成和积累中间的监督、检查和指导，特别对薄弱环节，多做督促和检查，及时发现问题，指出问题并且帮助纠正。如发现无材料或材料不齐，应及时补救。

对施工时间长，施工期间人员变动大的水利工程，资料杂乱，容易遗失，因此，对资料的收集要及时。在管理上采取分类方法，应该按项目的立项、可行性研究、设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步整编归档，分类管理。使资料归档及时、清晰、完整、明了，为查询、借阅、利用工作提供方便。

水利工程档案的完整、准确是保证水利工程质量的关键，水利工程档案部门应抓好最后的验收环节，工程竣工验收时，对应当归档的水利工程文件材料，按要求进行验收，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，不合格不予验收，不能上报，这样才能保证材料的齐全和完整。只有水利工程档案收集得完整、准确，才能更好地发挥它的凭证、查考作用，才能使水利工程档案更好地服务于水利事业，为水利事业的发展起到积极的推动作用。