浅谈档案文件的重要性

张馨月

档案是人类文明发展到一定阶段的历史产物。人类5000年的文明史，一代又一代，档案发挥其独特的价值和作用。对文件对象和人类记忆的延续，承担着一个承前启后的作用，并且和未来的信息相联通。通过档案记载，我们可以探索人类发展轨迹和历史发展规律，同时也可探索中华民族创造的辉煌成就，和传统文化的精髓，学习人们高尚情操的理想驱动的历史，档案持续记载着中华民族的感情经历的灾难和雄厚的实力生生不息。从某种意义上说，档案本身是属于无形资产的。无形资产是当今社会最为宝贵的财富，其中档案作为无形资产的重要载体，更是起到重要的作用。

一、档案是历史依据

档案是对事物发展进行把握和理解的主要依据之一，档案工作的主要目的是为了维护真实的历史面貌。档案能够将不断发生的事件进行真实记录，把瞬间转化为永恒，让人们能够对历史现象进行观察和研究，为事物发展的进行准确定位。

档案工作是维护历史真实面貌，研究时代发展得凭证。随着人类文明的产生和发展，社会文明程度的提高，人们对档案的各种需求和利用，也深入地渗透到人类活动的各个方面。

二、档案有重要的作用

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。档案工作，是指档案室直接对档案实体、信息进行收集和管理并提供给利用服务的各项工作的总称，也是我国档案管理事业最基本的组成部分。档案有一个独特的功能，是指人的社会活动的其他文件有不可替代的作用。它主要是指档案的认证作用和借鉴作用。

1、认证作用：档案是真实的历史反映，且具有一定的法律效应，这一点与其他文件时明显不同的。其原因是档案有证据有效力，由档案馆档案的形成本身的特点决定的。因为，该档案文件是很自然形成的，其决定了历史记录，是历史遗留的证据，令人信服的。从党史资料档案上看，它保留了党的历史上的艺术作品，如手稿，信件等。一些文件还保留各种声音和图像，所有这些都反映出档案是一个确凿的证据。

2、借鉴作用：档案作为历史记载，不仅具有认证功能，还具有广泛的参考作用。这是因为文件不仅真实记载和反映出社会实践和社会活动，也反映出人类改造自然的广度，为人们提供了理解的正反两方面的经验。档案具有高度概括的参考作，其主要特点是可靠性和通用性。档案是事件的原始记录，是获取的第一手信息。历史学家说，档案是“不添加水的历史数据”，它比其他资源的来源可靠。而且档案是在社会实践活动中直接产生的，而不是后来创作的，它客观地记录了历史，是最可靠的文件。并且，它保留了真实的历史记忆，其中一些是当事人的手稿；另一些是有权威的领导人或有关人员的签字或指示；一些是重要机关政所或个人印章的文件；一些是以照片和录像带的形式并存。

三、要加强档案管理工作

档案事业是党和国家的一项重要工作，档案部门的各级工作者，特别是领导层干部要进一步解放思想，转变观念，对档案事业的发展道路进行深入分析，努力解决档案事业发展中所带来的问题，对档案工作的发展思维要不断创新，使其向前瞻性，创造性，科学性靠近，并且在档案学发展上要满足其需求，要统筹思维，从整体的角度出发，去分析和思考档案工作，使其在服务大局中的地位更加突出，要凝聚力量，与中心工作结合起来，根据相关要求来开展工作，目的是避免档案妨碍党和国家的大局，从而促进档案工作的全面发展；要注意策略的整个思维，从根源和长远的角度思考、分析档案管理工作，而长久以往发展可及时注意眼下工作的问题，具体的问题，要站到大局上思考和展望根本发展的方向，考虑档案事业的发展具有规律性的问题，尤其是紧紧跟随互联网、“海计算”、“云计算”等目前最新信息技术，要提前做好档案管理工作的长远发展方向；要从正反两个方面进行思考、分析档案管理工作，强化优势，避免劣势，防止简单化、绝对化，片面的。

切实加强档案管理工作，确保档案安全是档案管理一直以来的工作重心，也是身为一名档案管理工作人员的第一要务。因此，档案管理工作人员要在思想上树立高度的责任感和事业心，在岗期间保证管理的档案不被损坏，不发生丢失行为，保存完好。在具体工作中，要做到五点：第一是建立健全档案安全体系，对不合理之处进行完善修订，对空白地方进行弥补，调整不合理之处，同时做好监督检查工作，确保安全管理体系健康运行。第二是营造一个合适档案存取的环境，这一点就需要考虑到选址问题，找一个安全合适的地方，配套设施要确保可以防地震、防火灾、防潮湿等，这样档案存放在里面可以是安全的。第三是利用先进的技术手段，无论是查找还是记录，都要让档案管理数字化，从而有效让档案保存，让珍贵的档案完好留存下去，服务社会。第四是不定期进行安全知识的宣传，档案管理培训工作等，提高档案管理工作人员的思想意识和日常管理技能，提升整体管理水平。第五是在实际工作中加群对馆内工作人员的保密教育工作，针对珍贵档案、机密档案、重要文件等都要特别引起重视，增强档案管理防泄密技术的提升，一定要让核心档案不丢失、无损坏。

要将对档案工作的领导落到实处，要认识到档案工作的重要地位把档案工作摆在重要位置，并将其列入重要议事日程，纳入经济社会发展规划中，对档案事业的投入方面也要加大实施力度，并着力于档案工作条件的改善，热情关心档案干部的成长与进步。在推动党和国家事业发展方面充分发挥档案部门的重要作用。各级档案部门和广大档案工作者要根据当今时代的新发展、党和国家的新要求、人民群众的新期待做适当的调整和发展，并大力推进档案事业的改革创新，努力实现档案工作的科学发展，为服务党和国家工作大局作出巨大的贡献。（作者单位：唐山市人口计生委）