合作原则视域下英语外贸函电的语用分析*

何晴霞

(三江学院外国语学院，江苏南京210012)

随着全球经济合作扩大，各国之间的对外贸易日趋密切。中国作为发展中国家更是注重外贸经营。而多数商贸活动都是通过英语外贸函电实现的，比如寻求新客户、下订单、发装货通知、托收等等，因为英语是国际通行语言，另外外贸函电也可以节省大量时间，且理论上来说，贸易双方不可能也没有必要为了每一个合同彼此见面交谈。现今，有效的商务交流方式越来越多，例如当面磋商、即时通讯软件以及电话。然而，由于书面证据的特殊需要，以电子邮件和传真形式为主的英语外贸函电在外贸领域仍占据重要地位。实际上，英语外贸函电是书面形式的磋商与当面谈判的结合，可以促进商业合作，因为每份函电都是通过发件人传递必要的信息给收件人的交流事务。目前，从语用学视角对英语外贸函电展开的研究还相对较少，因此，本文将基于合作原则对英语外贸函电进行语用分析。

一 合作原则概述

合作原则是牛津学派哲学家格赖斯1967年在哈佛讲座上提出的。他认为在进行会话时，参与者首先必须愿意合作，否则就不可能进行交谈，他进而提出在会话过程中需遵循这样一原则:“你的对话应符合你所参与会话的场景要求以及公认的该会话的目标或方向。”［1］这就是合作原则。格赖斯的合作原则主要包括以下四个准则:(1)数量准则:a.话语内容应满足当前交际目所需的信息量;b.话语内容不应超出当前交际目所需的信息量;(2)质量准则:使话语真实，具体而言，a.不说自知是虚假的话;b.不说缺乏证据的话;(3)关系准则:话语要有关联;(4)方式准则:话语要清晰，具体而言，a.避免含混不清;b.避免歧义;c.要简练;d.要有序［2］。需要指出的是，会话参与者并非完全严格地遵守这些准则，这些准则会因不同原因被违反。例如，说话人想要误导倾听者，也就是说谎或是说话人不具备提供别人期望的足够的信息量，亦或是说话人不想继续谈话。当它们被“违反”的时候，就会出现会话“暗含义”。格赖斯合作原则解释了说话人是如何在交流过程中传递语义，成功地展现了人们如何在合作原则下成功进行交流，因而在语用学以及其他领域有很大影响［3］。

二 英语外贸函电内涵及其语言特征

(一)英语外贸函电内涵

英语外贸函电是指对外贸易双方根据己方需求，为达成协议就相关信息用英语进行交流的信件、电报、电传和电子邮件等等。信件主要用于贸易双方传递核实重要信息，比如报价、签约、装货说明、凭证等，在形式上很正式，包含了一封函电的必要信息，比如抬头、收件人地址、称呼、主题或附件、正文、结尾敬语和签名。为适时省下收发信息的花费，电子邮件和传真通常用来传递一笔交易的信息，包含的信息有建立贸易关系、询盘、发盘、还盘、下单、付款、装货通知、保险、理赔等。这种函电在形式上与信件比不太正式，它包括称呼、主题或附件、正文和结尾敬语。总之，英语外贸函电在外贸活动进程中起着非常重要的作用，是交易过程中交流的盛行方式，而且贸易双方多次交换函电的情况很普遍［4］。

(二)英语外贸函电的语言特征

首先，在词汇方面，英语外贸函电中的词汇有其特殊之处，比如多义、缩略语等。英语单词的含义会随着场合的不同而有所差异，这一点在外贸函电词汇中尤为明显。许多我们为之熟悉的词在外贸表述上有其特殊含义，我们称之为多义现象。以下例子可以充分说明这一点:accept、average、balance(普通含义分别为“接受”、“平均”、“平衡”，外贸含义分别为“承兑”、“海损费用”、“差额，余额”)。另外，缩略语在外贸函电中也被广泛运用，“因为它们易写易读，且贸易双方都知道其所代表之意”，通常用于外贸合同和信件中，如ETD(estimated time of departure，预计离港时间)、B/E(bill of exchange，汇票)等。使用缩略语，一方面可以节省时间;另一方面，如果是传真函电，在缩短时间的同时也可以节省金钱。其次，在句式方面，一方面，外贸函电中存在越来越多地使用简单句和省略句这种“简化性”趋势;另一方面，被动语态被广泛运用，因为在外贸函电中适当使用被动语态可以起到增强表达效果、强调信息等作用。如“The partial shipmentwon’t be allowedaccording to the terms concluded on 8 February，2014.(根据2014年2月8日签订的条款，本交易不得分批装船。)”划线部分“won’t be allowed”用来强调不允许部分交货，所以此句中，被动语态强调的是接受一方不得有此行为。可以看出发件人适当使用被动语态可以更好地提醒收件人一方。最后，在语篇特征方面，英语外贸函电语篇具有完整、精炼、具体、准确、清晰、适当、礼貌等特点。如果没有提供完整信息，收件人不会了解发件人的意图，甚至可能会误解发件人的意思。此外，精炼等在英语外贸函电中也很重要，也就是说，在完整的基础上，越精炼越好［5］。

三 合作原则在英语外贸函电中的应用

依据格赖斯的观点，合作原则的四个准则及其附属准则都表明了对话的一些特点。接下来，笔者将对这些准则如何体现在英语外贸函电进行例证分析。

(一)数量准则

据此准则，发件人在写作中要完完全全表达出所需信息以让收件人知道发此函电的真正目的。在外贸中，直至议价结束，通常买卖双方是通过收发函电了解产品。在此过程中，函电内容的完整性相当重要，在贸易中影响很大。此准则的第一个附属要求是话语内容应满足当前交际目所需的信息量，这是英语外贸函电写作的一个导向，如下例。

例 1:…Each sweater is presently put in a plastic bag，then into cartons，8 dozen per box，GW 26 kg.Each carton is lined with plastic film and fixed by overall strapping…(……每件毛衣现都装在一个塑料袋中，然后装入纸箱，8打一箱，毛重26公斤。每个纸箱内衬塑料薄膜并被整体捆扎固定……)

在上述函电中，我们可以体会到信息完整性的重要程度。从“plastic bag，cartons，overall strapping(塑料袋、纸盒、整体捆扎)”这些词中，收件一方可以得到有关该产品的详细信息，这有助于他们做慎重考虑。反之，倘若发件一方在信件中漏了这些词，收件一方只能了解该产品的大致信息，这对收件一方来说会很难做出决定。那么买方就不得不再发送一份函电了解所需信息，或是直接找其他承包商了。在数量准则的指导下，发件人可以更好地把握数量的程度，这样既不会超出也不会少于所需信息的数量。合理的信息数量可以让收件人得其所愿，当量的英语外贸函电内容有助于推动贸易双方关系［6］。

(二)质量准则

“使话语真实”，具体而言，a.不说自知是虚假的话;b.不说缺乏证据的话。这就是说发件人提供信息时要准确，避免误导买方。下面看一个例子。

例2:Your order is highly appreciated…In the previous letter… We require the use of an irrevocable letter of credit，available by draft at sight，sent to us one month prior to shipment，and we also hope that you will agree to allow transshipment and partial shipments.(非常感谢贵方订购我们的产品……在上一封函电中……我们要求采用不可撤销信用证方式，希望贵方能在装运前一个月将即期汇票发至我方，同时希望贵方同意允许转运和分运。)

在上述函电中，发件一方明确地提出了具体的付款方式，“不可撤销信用证(irrevocable letter of credit)”、“即期汇票(draft at sight)”指明了付款方式，“允许转运和分运”指明了货运方式，如若发件人未明确表明要求，收件一方就不能准确了解对方的意思，到时就会出现混乱，责任不明。由此，我们可以看出信息准确度的重要性。反之，假若发件人只凭想象编写，篡改事实，那么就有可能犯错。在质量准则的指导下，准确的英语外贸函电会避免让收件一方产生误解。这就要求发件人在写信时提供的信息真实充分，因为这是让收件一方接受外贸函电最简易的方法。

(三)关系准则

尽管此准则最为简单，但其在指导英语外贸函电写作中占据重要地位。此准则可以理解为，在谈话时，说话人需要在逻辑上紧跟主题，切忌谈论与主题无关的话题。在外贸函电写作过程中，发件一方必须确定所谈论的话题，要紧跟主题且要有逻辑性，以便合作双方继续交流，达成目标，否则，交流则会中断。

例3:A:We have been told Citibank Hong Kong that you are a well－known agricultural export company in Taiwan，and want to expand business here…we want to order your wax－apple，hope you’ll send by air the sample，price list and catalog to us…(甲方:我们已被香港花旗银行告知贵方是一家知名台湾农产品出口公司，且想在我国拓展业务、扩大市场……我们欲订购贵方莲雾，希望贵方能将样本、价格表和目录发给我们……)B:Your letter of intent has been received，the sample，the price list and catalogue required by you have been airmailed…(乙方回复:贵方欲订购莲雾的函电已收到，我方已按贵方函件要求将样本、价格表和目录航空邮寄给贵方……)

上例中，发件人给买方提供“样本、价格单、目录”都是符合对方要求的，符合关联准则，此举有助于促进双方间的交流。简而言之，此外贸交易中，买卖双方都希望与对方顺利交流。关系准则要求信息必须紧跟主题，在此基础上，发件人需要注意函件的逻辑，传达所需信息，避免不必要的信息。从上述例子可以看出，关联准则的指导可以让英语外贸函电的写作更为得体［7］。

(四)方式准则

此准则还包括四条子准则即a.避免含混不清;b.避免歧义;c.简练;d.有序。方式的好坏也会对英语外贸函电的效用产生重大影响。

your letter of December 27…Here，we list some of the discrepancies that exist in your letter:1)the payee name should be“Wuxi Feed Equipment Import and Export Corporation”instead of“Wuxi feed import and export companies，”which is the name of another company in Wuxi;2)in view of the impossibility for us to follow the exact number in the L/C，The number and amount shall be pre－labeled“about”.(我们已收到您于12月27日发的信函……在此，我们列出了贵方函件中存在的一些不符:1)收款人名称应为“海南饲料设备进出口公司”而非“海南饲料进出口公司”，后者是在海南另一家进出口公司的名称;2)鉴于我方难以按照合同中的确切数量运货，请在贵方的L/C信用证付款方式中数量和金额前标注“约”。)

这是一封简单的由发件人写的函电，直截了当地点明了对方的不足之处，希望对方予以改正。此函电不仅省时，且帮助收件一方更好地明白函电的最终意思。简洁明了的字眼也为收件人节省了不少时间。方式准则要求发件人写作时注意简明有序，在此准则的指导下，发件人应选择简易的词句达意，避免含糊不清。

从以上分析可以看出，通过合作原则对英语外贸函电进行分析有着非常重要的实践指导意义。合作原则及其数量、质量、关联和方式准则为英语外贸函电写作提供了较好的标准。有了合作原则的指导，发件人能够将其初衷更好地传达给收件人。反过来，在收件人更好地了解了英语外贸函电的含义后，其与对方的交流会更活跃、更通畅，从而推动双方贸易的长远发展。希望本文能为从事英语外贸函电工作或学习的人员提供全新的视角，帮助其拓宽视野，进一步丰富、深化对它的认知，提高其实践能力。

［1］陈媛.基于Grice“合作原则”解读当代美国情景喜剧的幽默［J］.长沙大学学报，2013，(2).

［2］张雪梅，王怿旦.立法模糊性的语用分析——从合作原则视角探究［J］.辽宁工业大学学报(社会科学版)，2011，(6).

［3］王怿旦，张雪梅.从合作原则看新闻语篇中的模糊限制语［J］.中国报业，2012，(1).

［4］郑继正.英语外贸函电语篇教学探析［J］.上海海关学院学报，2009，(4).

［5］柳仕超.外贸函电语用失误的案例评析［J］.长春理工大学学报，2011，(4).

［6］胡玄.从认知语境视角浅析外贸函电英语的语言特点［J］.鸡西大学学报，2011，(9).

［7］李颜萍.外贸英语函电用语的词汇特征［J］.佳木斯教育学院学报，2010，(10).