信息化条件下修订《会计基础工作规范》的思考

梁朝仪,刘伽伽,白玉

(长沙理工大学经济与管理学院,湖南长沙 410007)

信息化条件下修订《会计基础工作规范》的思考

梁朝仪,刘伽伽,白玉

(长沙理工大学经济与管理学院,湖南长沙 410007)

财政部1996年颁发的《会计基础工作规范》中,部分条款已严重滞后于信息化条件下会计基础工作实务的现状。文章从六个方面分析信息化条件下会计基础工作的主要变化,包括：财务集约化管理的要求;前端业务部门的职责;会计凭证与账簿数量大幅增加情况下的打印问题;一键式会计报表对关联交易处理的要求;会计监督的范围和方式;会计电子档案的管理等,并根据这些变化提出了修订《会计基础工作规范》的政策性建议。

信息化;会计基础工作;规范

《会计基础工作规范》(以下简称“规范”)为规范信息化条件下的会计工作秩序,保证会计信息质量,充分发挥会计监督功能,为企业内部控制提供坚实的保障,提高会计工作与财务管理水平,迫切需要对“规范”进行修订。

一、信息化条件下会计基础工作的变化

信息化条件下,ERP系统业务处理与财务管理模块紧密集成,实现了会计信息与业务信息的融合,形成了一体化财务会计工作平台。会计基础工作也由此产生了重大变化,主要表现在以下方面。

(一)财务集约化管理对会计基础工作提出了新的要求

在多层级组织的集团企业,信息化实现了业务信息与会计信息的高度集成,为充分发挥总部的控制职能创造了条件,其中财务集约化管理是实现总部控制职能的重要途径[1]。对于会计基础工作而言,财务集约化管理要求统一会计组织体系,要求在会计信息的生成过程中统一业务流程、统一会计政策、统一会计科目、统一业务财务主数据编码数据。

(二)前端业务部门在输入业务数据的同时发起了会计流程

信息化条件实现了物资采购、物资收发、资产管理、工程项目管理等业务与财务信息的一体化。会计业务处理流程按照事件驱动的原理来设计,业务部门录入业务数据的同时就发起了会计处理流程,数据录入后自动生成集成会计凭证,前端业务部门客观上承担了会计原始信息的采集工作[2]。集成凭证生成后,业务部门应在规定时间内将符合规范的业务票据传递到财务部门。因此,前端业务部门的业务信息录入、票据收集与传递对会计工作效率和会计信息质量将产生重要影响。

(三)会计凭证和明细账数量大量增加

根据ERP的精细化管理思想,信息系统对于日常频繁重复发生的每一笔业务都分别生成凭证,而不是汇总凭证[2]。对于一步或需要分步骤完成的业务,如企业以银行存款支付物资采购款业务,一律被分解为收货、发票校验与付款等三个步骤进行核算,系统自动生成的集成凭证数量大量增加。

财务信息系统中,统一按照底层会计科目设置三栏式明细账,取消了多栏式明细账,导致明细账数量大大增加。以财务费用为例,多栏式明细账下只需要一本明细账,下设利息收入、利息支出、汇兑净损益、手续费、贴现利息、现金折扣、未确认融资费用、其他、结转财务费用等9个子栏目,采用底层三栏式明细账则需要打印9本明细账。

(四)集团会计报表由账到表“一键式”生成

信息化条件下,企业通过一体化数据中心和财务管理模块,实现企业内部各业务模块源头数据横向集成、各层级数据中心纵向贯通。企业通过设置报表取数关系和合并抵销规则,直接从数据中心实时提取账务数据,自动抵销内部交易数据,实现集团和各单位会计报表“一键式”生成,主要会计报表可以按照管理需要实时生成。报表数据可以直接穿透查询到最底层凭证数据,向前追溯至业务单据;年度财务决算从单一的报表编制功能逐步向提升管理、创造价值等复合功能转变;年度财务决算在线审核,决算编审效率大幅提升。

(五)会计监督范围和方式发生了改变

信息化条件下,业务数据输入系统后,中间的数据处理都是根据系统的程序指令自动完成,直到“一键式”生成会计报表,系统中固化的会计政策、记账规则、报表系统参数及取数关系的设定等因素直接影响会计信息质量。因此,会计监督范围应当包括会计信息系统规划、设计和实施的全过程。

在监督方式方面,会计监督可以依托一体化信息平台,建立财务稽核规则库,对重要经济事项和重点业务环节实施财务在线稽核。并将财务稽核发现的共性、重大问题提炼形成关键监测指标纳入财务风险预警体系,实时在线监控,形成现场稽核与在线稽核相结合的新模式,提高财务稽核工作效率,会计监督重点由事后监督向事中控制、事前预防转移。

(六)电子档案成为会计档案的重要组成部分

会计电子档案是指通过计算机硬盘、光盘等介质存储以电子数据状态保存的会计信息,如会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和数据库。由于储存在物理介质上的会计档案信息和数据必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中才能够读取和利用,因此与会计电子档案相关系统软件,如操作系统、数据库系统、ERP系统等,也属于会计档案管理的内容。一般来说,信息管理部门负责会计电子档案的归档和保管工作,对在线的数据通过系统实施归档,对历史数据定期备份,并对信息系统维护、安全负责[3]。

二、修订“规范”的政策性建议

(一)将财务信息系统中标准业务流程与内嵌规则的制定列入“规范”内容

在信息化条件下,会计核算过程主要根据系统的标准业务流程与内置规则进行,标准业务流程与内嵌规则的制定直接决定会计信息质量的高低。在修订“规范”过程中,有必要增加有关会计标准业务流程、财务信息分类标准、财务信息编码标准及财务与业务信息集成标准、财务主数据管理方面的内容。要求企业按照安全性、实用性和整体性的原则,统一制定财务信息分类标准、财务信息编码标准及财务与业务信息集成标准。建立统一财务主数据管理平台,并建立财务主数据动态维护机制,按照统一的审批流程和权限,做好财务主数据维护,确保财务主数据规范、统一与完整。

(二)明确前端业务部门在会计基础工作中的相关职责

在信息化条件下,集成会计凭证由业务事件驱动产生的,只要业务流程按规范运作,数据录入正确,集成凭证就是正确的,因此ERP系统中集成凭证的质量不只是依靠财务部门的审核来保证,而是需要由业务部门与财务部门共同负责审核业务的真实性。修订“规范”过程中,应具体规定业务部门在信息采集、凭证审核与传递方面的职责:(1)业务完成后,及时收集业务单据,对业务单据的真实性、准确性、完整性、合规性负责;(2)及时录入业务信息,对录入信息与业务单据的一致性负责;(3)在规定时间内将作为记账依据的所有单据提交到财务部门。

(三)对会计凭证与账簿分类提出打印规定

会计凭证除了书面凭证外还有大量的凭证借助电子介质形式存在。系统自动生成的原始凭证、集成凭证,在其确认、审核、传递、保存等环节,与纸质凭证具有同样真实、可靠、安全、完整的特点。打印出来的凭证来源于系统中的电子凭证,如全部打印,将浪费大量资源。账簿方面,取消多栏式明细账也存在明细账数量巨增、打印的浪费问题。

我们认为:《中华人民共和国电子签名法》明确了电子签名与手写签名和盖章具有同等法律效力[4],ERP系统提供了强大的在线查询功能,在保证数据准确及账实相符前提下,以满足存档与审核的需要为优先级,参考财政部《企业会计信息化工作规范》(征求意见稿)的有关要求以及会计基础工作的特点,在修订“规范”时可规定,企业内部生成的原始凭证、记账凭证和明细分类账,同时满足下列条件的,可以不输出书面资料:(1)所记载的业务由企业信息系统自动生成,属于本企业频繁发生的日常业务;(2)会计信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制;(3)企业对相关数据建立了电子备份制度,能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响; (4)企业对电子备份建立了完善的索引体系,可及时在企业信息系统中查询和输出[2]。

(四)将合并范围内单位间关联交易的记账要求融入相关条款中

合并范围内单位之间发生关联交易时,相关单位应先通过往来类科目和对象进行核算;对于不同类型的业务以及同一种业务,收入或成本的确认与收款或支付均不能反映在一张记账凭证上;对于发生关联交易冲销或调减的,应明确规范通过红字在原业务发生方向进行冲销或调减;发生内部关联往来余额重分类调整的,关联交易双方应同时进行账务处理;发生关联交易,应通过凭证协同和集团对账实现自动抵销,为编制“一键式”报表奠定基础。

(五)体现会计监督范围扩展、方式更新的特点

会计监督起点前移到会计信息系统的规划和设计环节,监督内容包括财务信息系统业务流程及集成规则的制定与优化、明确规定测试财务信息系统准确与合法性程序和方法。监督内容还应该向前端业务延伸,加强对前端业务信息质量考核。修订“规范”过程中,应该充分体现会计监督起点前移及范围扩展的现实,并对各环节的监督职责、监督流程、监督方式、前端业务人员协助会计监督的职责规定等方面写入相关条款中。

在线会计监督能充分发挥会计的事前、事中监督职能,在多层级组织中可以提高会计监督的穿透力,深化财务集约化管理。信息系统为会计系统运行过程进行实时在线监督提供了条件,在修订“规范”时应提出在线会计监督的要求。

(六)强化会计电子档案管理的相关规定

信息化条件下,各种会计资料以会计电子档案文件形式存储在计算机或者其他专用电子存储介质。电子介质的易复制性和易更改性,对其进行保密和监控的难度加大,会计电子档案还极易被通过网络或者其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时也加大了会计电子档案被篡改、破坏和泄密的风险。针对目前“规范”在会计电子档案管理方面相对薄弱,在修订“规范”过程中,可参考国家标准局颁发的《电子文件管理标准》,及时将企业信息系统中的原始凭证影像、业务单据、记账凭证、会计账薄等整套会计档案转化为不依赖原庞大复杂系统的易读形式,纳入专门档案管理机构和专业档案管理系统来进行归档和保管[5]。根据会计电子档案的数字化、便于查询、统计分析和报表制作等特点,对其在复制、查阅、借出、归还等各环节来进行规范,确保会计档案的安全与完整。

[1]卢平凡.试论财务集中管控模式下会计机构及职能设置(系列三)[J].会计之友,2011(4):115-117.

[2]财政部.企业会计信息化工作规范(征求意见稿)[S].2012-12.

[3]王颢.信息化环境下会计档案管理初议[J].会计之友,2012(9): 81-82.

[4]中华人民共和国电子签名法[S].2004-8-28.

[5]孙红雁.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计,2012(19):124-126.

ReflectionsontheRevisionofTheSpecificationsofBasicAccountingWorkundertheConditionofInformationalization

LIUChao-yi,LIUQie-qie,BaiYu
(SchoolofEconomicsandManagement,ChangshaUniversityofScienceandTechnology, Changsha,Hunan410007,China)

InTheSpecificationsofBasicAccountingWorkissuedbyMinistryofFinancein1996,someofthetermshavealreadyseriouslylaggedbehindthecurrentstatusofthebasicaccountingworkundertheconditionofinformationalizationage.Thisarticleprovidesananalysisofthemajorchangesofthebasicaccountingworkinthenewerafromsixaspects,namely,requestofintensivefinancialmanagement,responsibilitiesofthefrontlineoperatingdepartment,theprintingissueundertheconditionofaccountingdocumentandgreatincreaseofaccountbooks,requirementofone-clickaccountingstatementforconnectedtransaction,scopeandmodeof accountingsupervision,andmanagementofaccountinge-record.Inaddition,policysuggestionsaremadefortherevisionofThe SpecificationsofBasicAccountingWorkunderthenewcircumstances.

informationalization;basicaccountingwork;specification

F232

A

1672-934X(2014)05-0090-03

2014-07-25

梁朝仪(1973-),男,湖南新化人,长沙理工大学经济与管理学院研究生,湖南省电力公司财务会计处处长。