浅谈福建安诺集团有限责任公司合同管理

岳彩霞

摘要：合同管理是防范企业涉外经济事项的必要手段，在合同管理过程中目前还存在着诸多不足之处，本文拟从我公司目前合同管理现状出发，探讨在合同管理过程中如何加强内控制机制建设以及合同执行后评价制度等项工作，借以防范企业经营风险。

关键词：公司 合同 管理

一、目前公司在合同管理过程中存在的问题

《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》对合同管理流程进行了专门、详细的规定。旨在帮助企业规范合同双方当事人的经营行为，维护自身合法权益，防控交易过程中的法律风险。

本文拟从实际出发，浅谈合同管理在我公司实际生产经营过程中存在的一些问题。

（一）市场调查不足

企业在经营过程中涉及的合同比较繁杂，涉及的事项也各种各样，但在合同订立前，普遍存在市场调查不足的现象。这里存在的问题主要是对合同当事双方不了解，没有充分了解对方的资质或民事权力能力和行为能力，或者是真实代理权问题。实际造成合同执行过程中出现资质虚假、转包、非法代理等现象的发生，给合同执行带来很大风险和隐患。

解决这类问题，也非常简单，那就是“现场了解”，但在实际过程中出于成本费用考虑，往往做得很不到位，道听途说、网上询查、或者仅限于电话沟通等。这样造成的后果很可能是对公司对当事人的真实情况和能力的误判。

从我集团各分公司的工程招标和采购过程来看，在这方面我们也同样存在着一定的不足，比如在非主要材料及促销物料的采购中，过多的依赖一般性的了解和网络信息，往往忽视实质性的调查，以致部分采购物料存在资料问题。设备采购过程中个别存在的厂家业务人员私自承接业务的现象，造成这种现象的原因是我们在业务沟通过程中不够细致所致，没有通过正常业务联系渠道进行业务沟通，结果可能导致我们在售后服务方面不能得到厂家的支持。

（二）合同谈判环节把握不足

初步确定合同谈判对象后，承办部门应本着公正、公平的原则明确双方的权利义务，以及违约责任等事项。

这里存在的主要问题一是信息不对称条件下的不当让步；二是权利义务等条款过于宽泛不够细致；三是违约责任不明确，随意示好。

解决这类问题，一要加强市场了解，特别是价格信息的了解，在目前同质化趋同的市场化环境下，价格的把握还是比较容易的；二要关注合同核心内容，条款和关键细节，涉及质量、技术标准等条款绝不能让步；三要加强纪律约束，防止泄密、舞弊等现象的发生，避免人情合同。

目前，我公司在这方面存在的不足之处主要还是一般性的交易合同方面，随便使用对方的格式合同，对一些技术性的条款没有充分表达己方意见，同时也存在着对质量标准的认识不清，进而造成保修、退换货等方面的障碍。

（三）合同执行过程中的几点不足

首先是合同传递不及时或部门的单方面留滞问题。

由于公司内部门协调问题，合同的签订、执行、监督部门往往不能第一手掌握合同材料，进而形成事后合同，造成内控失效，合同监管执行不到位的后果。主要体现在工程施工合同方面。在平时的签单过程中可以看到个别零星工程没有合同没有设计，工程结算时才匆匆做个合同去应付，事前没有合同作为支撑，对于可能存在的质量问题没有一个明确的约束条款，5%的质保金根本解决不了质量损失造成的风险。这一点应从加强内部协调与监督机制入手予以解决。

其次，合同执行部门执行意识不足的问题。

在合同执行过程中，由于双方各自的原因往往会出现这样或那样的问题，在此情况下，执行部门应及时根据合同条款向对方发函督促履约，决不能以漠视的态度任事态发展，造成履约风险。

二、合同管理过程中的内控建设

加强合同执行部门与财务部门的沟通与协调，在实际生产经营过程中，合同执行部门与财务部门往往是各行其是，在合同的执行管理上协调沟通不够，特别是存在应付账款或保证金的情况下尤为如此。

合同执行部门也应加强应付款和保证金管理意识，保证企业权益和防范履约风险，维护企业信誉。

最后，应建立合同执行后评价制度。

公司审计部门应根据合同以及合同履行台账进行相应的审计评价工作，从合同的调查、谈判、文本起草、审核、签署、履行等环节着手，分析评估合同履行中存在的不足，并提出整改意见，防范经营风险。在此方面，我公司目前的内部制约机制还不够健全，后评价制度的建立应该说还有一段路要走，但从内控制度建设的角度来看，我们必须建立起相应的审计评价机制，从过程管理上防范不规范的做法及不规范的合同可能给企业带来的风险。endprint