新时期音乐学院教学秘书应具备的岗位意识分析

2014-03-24王茉

文艺生活·中旬刊 2014年1期

关键词：校方音乐学院秘书

王茉

（沈阳音乐学院大连校区，辽宁大连 116031）

新时期音乐学院教学秘书应具备的岗位意识分析

王茉

（沈阳音乐学院大连校区，辽宁大连 116031）

音乐学院教学秘书是为校方服务的，致力于完成对教学工作以及其他事项的管理的秘书人员。新时期下，音乐学院的教学秘书应该要具备保密意识、沟通交流意识、服务和服从意识，同时也要有视野拓展意识、参谋意识，全方位提升自己的能力，以保障工作的顺利开展。

新时期；教学秘书；岗位意识

一、音乐学院教学秘书概述

所谓音乐学院教学秘书，就是协助音乐学院系主任、教研室主任等校方管理层来完成对教学工作以及其他事项的管理的秘书人员。音乐学院的教学秘书是文秘岗位中的一种，但又不同于我们往常所说的秘书：因为秘书的工作范围更窄，工作的层级也更高。他/她除了基本的文件归档管理外，主要处理领导的日常行政事务，比如会议、接待、活动、领导分派下来的各种文件处理工作，甚至要为领导处理一些家庭琐事，但是教学秘书则主要是为整个学校的教学管理服务的，他/她的所有工作都是为提升教学质量、完善教学管理来服务的，个人色彩比较淡。

二、新时期音乐学院教学秘书应具备的基本岗位意识

除了基本业务素质外，一个优秀的秘书在心理、性格、意识等各方面也应该有所侧重，主要包括以下几点：

（一）基本岗位意识

1.保密意识

音乐学院教学秘书在上情下达的过程中，总是要比许多人更多地接触校方领导、了解学校关于教学管理资源的一些最新走向。这对于教学秘书而言是一种难得的信任，也是一种对秘书人员的额外责任。比如，校方即将举办一次音乐教学活动，但是仅仅是一个构想，还未完全成型。如果音乐教学秘书对外大肆传播，有可能会给学校带来不必要的麻烦。因此，教学秘书要谨言慎行，所获得的信息不能随意向外透露，这就要求秘书们要有高度的保密意识，避免“祸从口出”。

2.沟通交流意识

教学秘书的工作重点之一就是上情下达、下情上传。以音乐学院的教学秘书为例，他们要在系主任、教研室主任与教师、学生之间“来回走动”，争取让学院的精神能准确地传达到教师、学生的耳中；同时，对于学生、团体中出现的任何问题，也要如实汇报给领导，这都牵涉到沟通交流问题。此外，教学秘书还要灵活运用语言技巧，弱化传递方之间的矛盾和摩擦，必要时要进行解释、安抚、和缓，让工作能在大家的共同配合中进行下去，尤其是在牵涉到多方之间的利益时，必要的沟通更是必不可少，否则就很可能造成工作流程运转不畅，校方对秘书的信任感也会大大降低。

3.服务和服从意识

教学秘书的工作任务繁重、品项繁多，教师的课表安排、学生的成绩计算和查询、考试报名、课表查询、教师的出勤监督等等，无一不是音乐学院教学秘书的工作范畴。面对巨大工作量，部分教学秘书难免会口出怨怼之语，久而久之工作积极性下降，工作的质量也就越来越差。此外，教学秘书的“万金油”“打杂”形象，也会让教学秘书产生一种“低人一等”的错觉。因此，教学秘书也要树立起良好的服务意识，正确对待工作的“服务”性质，同时要绝对服从各种工作安排，以积极的态度迎接工作的挑战。

（二）新时期对教学秘书岗位意识提出的新要求

1.视野拓展意识

也许有人会有疑问，教学秘书岗位的工作不过是做做内勤、起草文件、安排课表等等，何以需要知识面呢？其实不然。教学秘书工作是依附于学校的教学管理而存在的，一个组织要想走向正轨并不断发展，就必然要有高瞻远瞩的大局观和综合平衡的各项业务能力。教学秘书就必然要提升自己的价值观念，拓展视野，争取为校方的教学管理完善献言献策。如果没有宽广的知识面，在向上级校方领导提议时，很可能会陷入思考问题不周全的尴尬境地，引起领导对自身能力的怀疑。

2.参谋意识

在新时期下，教学秘书已经不再是一个“跑跑腿的打杂人员”了，而是有更高的要求。由于教学秘书经常参与学校、院系的教学工作各项安排，与多方的深入沟通也让他们接了“地气”，他们对学校的教学现状有着更深的理解。他们就是校方管理层思维的延伸和补充，是可以在一定程度上影响校方的决策的。比如，在音乐学院的实践教学活动中，活动企划的各个环节都需要教学秘书参与，在每个环节遇到任何问题时，教学秘书除了向上级反映情况之下，还应该积极献言献策，充分发挥自己的排头兵和参谋作用，让校方获得更多的思维灵感。