价值链下的中小货代业务操作流程优化

江清华

（闽南理工学院，福建 石狮362700）

货代行业在我国属于新兴行业，发展的时间晚，速度快。行业在1984年之前由中外运公司垄断，94年之后放开市场，开始发展起来，2004年审批制取消后出现第二次飞跃，就有登记在册的近5011家，而大量没有登记的中小民营企业还有35000多家。因此从总体上看，短时间迅速发展起来的货代企业大都规模小，竞争能力弱，有实力的大规模货代企业屈指可数。如何经受住这场考验，中小货代企业要好好审视自身的问题，从价值链的角度分析操作流程中可改善，可优化的环节，从而使企业得到持续发展。

一、价值链分析与业务流程优化

美国哈佛商学院教授迈克尔·波特 （Michael E·Porter）认为，企业的价值创造是一系列活动组成的，这些互不相同但又互相关联的生产经营活动，构成了一个创造价值的动态过程，即价值链［1］。价值链分析运用系统性方法，通过价值分析找到增值活动与非增值活动，并通过消除、精简非增值活动和强化增值活动来达到优化业务流程与形成企业竞争优势的目的。

二、货代业务操作流程现状及问题

1、中小货代业务操作流程现状

具体业务操作流程以CIF货整柜在厦门港的操作为例：

（1）寻找货主并接受货主的询价和委托。各业务员通过各种方式寻找货主，并提供市场部谈判回来的价格报与货主，双方达成一致，货主与业务员确定委托申请。

（2）货主发托运单给操作员。接受委托后，货主直接把托运单发给操作员。托运单的内容包括：发货人的公司名，电话，联系人；收货人的公司名；货名；柜型／柜量；毛重；体积；出货时间；报关方式；拖车方式；付款方式等。如果以上有操作不清楚的或内容填写不完整的，操作员可以直接跟货主联系。

（3）操作员向船公司订舱。订舱时要根据不同的船公司开展不同的订舱业务，有些需要到船公司网站上订舱，而大部分的订舱都是通过船公司挂靠的船代公司网站 （外代或联代）上订舱。订舱时可以直接根据网站上的订舱格式填写内容，也可以按规定的订舱格式上传订舱单。提交或上传成功后，获得船名、航次、订舱单号等信息的订舱确认。

（4）操作员安排拖车。操作员下载订舱确认，备注拖车信息：S／O号，船名、航次，柜型，柜量，装货时间，工厂的地址，联系人，联系电话等发给合作拖车行。

（5）操作员安排报关。操作员联系货主提供报关资料。报关资料主要有：贸易合同、装箱单、发票、报关委托书、核销单，特殊货物需要的其他文件如产地证、配额证、许可证等等。再加上订舱确认单一起发给合作的报关行报关。

（6）操作员填写公司内部工作单。收到货主托运单或订舱成功收到订舱确认单就可以填写公司内部的一份费用单 （注明这票货的基本信息及费用明细）。

（7）操作员录入货运信息到公司内部货代系统。将每票货物的订舱资料，录入到公司的FMS货运系统，以便缮制提单和帐单，同时方便财务的统计和日后查找之需。

（8）操作员与船公司、货主核对确认提单。与客人确认提单的内容、提单的发放形式。

（9）财务部与船公司、货主结算费用。

（10）财务部把提单、发票发放给货主。

（11）操作员和业务员共同追踪货物运输情况。

2、中小货代业务操作流程存在的问题

（1）对操作员要求高，依赖强。从以上的货代操作流程可以看出，整个操作过程，操作员前前后后贯穿始终，是最繁忙的角色。在大型的比较规范的货代公司，操作员一般都有按航线或按客户类型进行明确的分工且操作人员多，操作员的工作会轻松点。但在大部分的中小货代企业，由于操作人员有限，往往是一两个操作员负责全部业务员的所有类型、所有航线的客户，这种情况下，单据一多往往会手忙脚乱，还会因为不同航线的不同操作要求而把操作员弄得焦头烂额，疲惫不堪又容易出错。

另外，由于业务员大都不了解操作，对操作的依赖性非常强。所以很多业务员不但不能分担操作员的工作，还需要经常咨询操作员货物的操作进展情况，从而进一步增加了操作员的工作负担。

（2）流程操作中，由于信息不畅，给操作员增加很多无谓的重复劳动。操作员的工作本来就繁杂琐碎，再加上信息的不畅，一票货物的操作，从订舱开始到货物追踪，操作员对一票货物至少要填写或录入3次，这无疑给操作员繁重的工作雪上加霜。操作员从订舱开始接管货物，收到货主的托运后，到船公司或船代网站输入该票货物的订舱信息，这是第一次填写信息；接受到货主托运单或订舱成功后，操作员要纸质填写一份公司内部工作面单，这是第二次填写信息；货物的操作信息最后还要要录入到公司内部的货代信息系统，以便后续工作查询和结算，这是第三次填写信息。还有些操作员为了便于货物追踪及对自身的工作提示，还会建立一个简要的工作表格，罗列操作过的每一票货物的操作进程，这又是一次信息填写。这些不断的信息重复操作，不但没有体现价值增值，也造成操作员无谓的繁忙，是工作流程不顺的表现。

另外，由于公司内部操作系统不开放，操作系统里的信息无法与货主、拖车、船代共享与对接，只能供内部查询和结算等使用。如此，操作员输入系统的信息，需要再另外和货主、拖车、船代进行QQ、电话联系。所以在货代公司里，操作员一天的工作就是不断的输单，打电话、接电话，而这些都是完全可以通过完善信息系统来改善的。

四、基于价值链的中小货代业务操作流程优化策略

1、培训业务员，把客服的功能转给业务员

对业务员进行货代操作培训，让业务员了解操作流程，这样做有诸多益处：首先，对操作员的咨询、依赖减少，可部分减轻操作员的负担；再者，业务员了解操作，就可以把简单的客服职能转移给业务员，如检查货主的托运单信息填写是否完善，单据提交是否齐全，货主的一些简单的问题咨询能说明解释，从而让操作员从繁忙的电话沟通中解脱出来；最后业务员在一定程度的货代操作流程了解基础上兼客服职能，对业务员的业务开展，提升货主的信任和满意度也是非常有益的。

2、对公司使用的货代信息系统进行完善升级

（1）系统要能体现各种流程操作

如今的信息系统大都从功能结构出发进行设计，而没有考虑与流程操作的结合，从而导致信息系统的应用只是很初级的发挥数据存储的功能，不能很好的为工作服务。操作员录入系统的数据只发挥存储和公司内部部门间信息共享查询的功能，具体实际操作流程是脱离系统去完成的，那么就意味着操作员对一票业务进行两次操作。按流程进行改善之后，操作员全部的业务操作都按系统设定好的流程来操作，不但减少无效，不增值的工作环节，按流程操作也在一定程度上提示操作员每一票货物的操作进展及下一步的工作安排，操作员就不需要再填写公司内部的工作面单和自制工作提示，节省了工作时间，提高了工作效率。

（2）系统要具有一定的开放性

目前的货代信息系统基本上是仅供公司内部人员使用，不具有开放性，系统是个信息孤岛。这样的系统严重影响了公司内部和外部的信息沟通，也是货代人员一天电话不断的根本原因。如果系统实现了一定的开放性，打破信息孤岛，流程的操作将更加流畅。如货主在一定的权限内可以登录货代系统查询到货物操作的流程进展，甚至系统具有提醒货主下一个流程需要准备配合货代操作的事项；货代操作员可以直接通过系统下载相关表格，再上传到船代进行网上订舱；订舱成功后操作员可以直接通过系统通知拖车安排装箱，系统同时提示拖车开展工作等等。开放的系统减少了一些无谓的电话沟通，也进一步减轻操作员的工作负担。

总之，中小货代的业务流程改善具有特殊性，不能与大型的货代企业相提并论，在业务流程改善过程中要结合中小货代企业的实际情况，从价值链的角度分析，区分在流程操作中哪些是增值的、必要的环节，哪些是不增值、无效的工作。

［1］劳本信·价值链分析与价值分析相结合下的业务流程优化［J］．江苏商论，2009（2）：102－104．

［2］陈彩凤·国际货运代理［M］．北京：北京交通大学出版社，2010．

［3］张莉娜·国际货运代理实务［M］．天津：天津大学出版社，2011．

［4］乐鸿，陈俊·IE技术在货代业务流程优化中的应用［J］．工业工程，2011（5）：116－120．

［5］郝媛·基于SOA的海运货代业务模型分析及其系统实现［D］．哈尔滨大学硕士学位论文，2009：6－13．