企业采购的风险控制探讨

王明卓

摘 要：企业在运营的过程中必须要有采购的过程，而无论是从外部还是从内部，因企业采购带来的风险都是不可避免的，本文根据企业采购所面临的风险的来源来分析如何控制企业采购的风险。

关键词：企业采购；风险；控制

采购工作无论在产品的生产还是企业的运营方面都是必不可少的环节，无论是企业的管理者还是与采购相关的负责人、财务等部门都非常重视采购工作，因为，采购工作不单单是关系到运营和生产成本的大小，同时采购的过程中还有可能隐藏着人为的欺诈行为。随着企业管理的日趋完善，管理人员越来越重视企业采购的风险控制。

一、风险的定义

（一）企业风险

风险是指在某事件未来的发展过程中，有可能出现多种不同结果，而其中的某些结果会对事件主体产生危害的可能性。这种危害主体的可能性可以通过分析等方法加以评估和识别。换言之，风险就是指可以评估的事物发生损失的可能性。企业风险特指企业在其运营的各个环节中可能遭受到的损失与威胁。它涉及采购、生产、销售等不同的经营环节，而且是在计划、组织、决策等不同的职能领域，都可能会遇到的。

（二）采购风险

物资的采购是企业经营过程中的核心环节，是企业降低成本、获取利润的基础。企业的物资采购主要包括制定采购计划、审批采购计划、选择合适的供应商、咨询同品种价格、招标、合同签订和执行、货物验收、核算、付款等环节，由于每个环节受到不同的因素的影响，因此在采购的各个环节中都存在着不同的风险，如果相关部门或者主管对这些风险意识淡薄、风险控制不力，那么企业采购的过程中也就容易滋生暗箱操作、弄虚作假、以权谋私、舍贱求贵、收受回扣、以次充好等现象，在企业的内部还容易出现不必要的积压，造成浪费。

二、企业采购的风险

（一）采购风险产生的原因

复杂多变的市场环境，使企业在经营中面临更多的不确定因素，给企业的发展带来了更大的机遇和挑战。这些客观存在的不确定因素对企业的生产经营产生了直接的影响，是企业发展过程中的最大隐患。这些风险主要有采购计划编制依据不充分和方法不科学造成的风险，供应商的选择造成的风险，采购价格的风险，采购合同引起的法律风险，物资仓储和物资储备的风险，采購人员职业道德造成的风险以及预付款产生的风险等。

（二）采购风险的分类

采购风险包括人为风险、经济风险、自然风险等，按照采购风险产生的原因主要可以分为采购内因型风险和采购外因型风险。

1.内因型风险

（1）计划风险。企业的采购部门要按照年度生产计划和销售计划来制定不同部门的物资采购计划。在这一过程当中，采购部门要进行全面、广泛的市场调查，来确定物资的价格和数量。而一旦市场的环境发生了变化，就会对物资的采购计划产生影响，致使采购计划与实际需要产生偏差，甚至发生较大的偏离。即便市场的环境没有发生变化，采购计划的制定也需要经过缜密的市场调研，采购计划也不可能和市场的情况完全一致。这些都是采购过程中的计划风险。

（2）存量风险。物资的采购不仅要保证企业在运营过程中的需求，还要尽量的降低企业因物资存储而占用流动资金。所以采购存在着多方面的风险，第一，如果采购量不足、不及时，就会影响产品的生产速度和销售，从而减少企业的收入、影响企业的信誉度，甚至会使企业丧失固定的客户群，给企业带来严重的损失。第二，如果存量过多、物资积压，就会占用大量的流动资金，这样非常容易形成大量物资废弃的风险，减少企业的利润、增加企业的损失。因此，控制合理的存量非常重要。

（3）合同风险。合同风险常常具有一定的隐蔽性，而且是蓄意人为的恶意事件。骗子利用各种伪造、虚假的证明骗到货款后立即消失，或无故终止、更改合同，会给企业造成严重的损失。

（4）验收风险。采购的物资入库之前，要对数量、品种、规格、价格和质量等多方面进行审查和验收，在物资验收的过程中，要严格保证物资的质量。

（5）供应商确定风险。由于对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发的详细情况等缺乏了解而造成的风险。

（6）道德责任风险。道德责任风险属于人为风险，是由于工作人员缺乏足够的责任心引起了合同纠纷或者因为工作人员的假公济私、收取和接受回扣以及谋取私利而产生的风险。

（7）人员素质风险。人员素质风险就是采购人员缺乏基本的采购业务技能和法律常识而造成的风险。

2.外因型风险

（1）技术进步风险。技术进步风险就是因为社会技术进步导致产品贬值，企业生产的产品在竞争中被淘汰或者因为新项目的开发时间比较短，采购的设备已经落后或者使用效率不高而产生的风险。

（2）价格风险。物资采购的过程中出现的价格风险主要有以下两种情况：一是供应商垄断商品价格并投标价格，从而给采购者造成损失；二是采购时价格合理，但采购完成后，价格下跌，造成采购风险。

（3）质量风险。产品的质量多体现在采购过程中的质量控制上，如果供应商提供的物资与产品生产要求不符，就会使产品达不到质量标准，进而给采购企业造成严重损失。如果物资的采购人员及验收人员不能及时识别物资质量或没有按照要求检查物资，就会造成劣质产品的出现。

（4）意外风险。意外风险是因为自然、经济政策、价格变动等因素造成的风险。

（5）合同欺诈的风险。合同欺诈风险是因为合同主体的虚假、发票虚假或者作废产生的产权虚假，此外，还有签订空头合同和合同陷阱等风险。

三、采购风险的控制

企业在生产和经营中，对于原材料、低价值的易耗品、工程物资等采购在生产成本和工程成本所占的比重越大对采购风险的控制就会越好。企业在日常采购的业务中，主要通过以下的方法对采购风险进行控制。

（一）完善物资采购的管理机制

物资采购的制度主要包括计划、采购、招标、供货商和质量管理等诸多环节的制度。要加强企业采购的风险控制，就要建立健全物资采购各环节的管理制度，以明确的规章制度对物资采购进行有效管理，从而规范物资采购的过程、降低物资采购的风险。

1.企业的相关部门应该结合自身的发展状况和需求，科学设计采购的需求计划，且在编制的过程中，不能显示指定的供应商。在年度生产经营计划之中，可以根据企业发展的需求制定采购计划。同时，也可以综合考虑库存状况合理地安排和制定采购计划。采购的计划应该归入预算管理之中并通过专业人员审批之后执行。

2.相关的企业可以设立采购申请管理的制度，并且根据采购的相关物资或者接受劳务的主要类型，确立相关的管理部门；与此同时，可以赋予其自主申请的权利，明确不同部门以及不同工作人员的职责和权限。企业还可以设置专门的审核部门审核采购的需求，并对同类别采购申请进行归类，对其进行统一的购买。相关的申请部门还要严格按照预算进行申请，对于超过预算之外的采购项目要首先对预算进行调整，经过审批之后再进行采购方面的申请；要注重相关申请内容的准确性、完整性和合理性，对不符合规定的采购计划申请可以让其调整申请采购的内容或者不批准。

（二）明确采购的价格

价格是影响采购的主要因素，采购相关部门要对市场同种物资的价格进行调研和对比，建立物资的物价参照体系，并随市场的变化而更新，在物资采购的过程中根据所建的参照体系，同时综合物资的质量、供应商的信誉、资质、售后进行综合的评估，最终选择性价比较高的物资进行采购。

通过完善采购的定价体制，利用不同的方，科学合理地确立采购的价格。对于要求比较高、标准化程度比较高、计划性比较强的并且供应价格比较稳定的物资采购计划，可以经过招标、联合谈判的方法实施框架协议。同时企业相关的采购部门应该对重要物资成本以及市场价格变化进行大致的了解。并在此基础上制定价格数据库，定期分析重要物资在市场中的需求量以及价格走向，并将其合理运用于采购工作中。

（三）建立准确的物资采购预算

物资的采购计划要各个部门根据自己部门的生产计划和销售情况共同参与制定，制定后根据市场的环境进行修订，然后交给企业财务部门进行审核，再落实采购，在采购的过程中既要防止资金的闲置与积压浪费，又要保证物资的供应。

（四）选择和平等地对待供应商

通过建立合理的供应商评价体系，加强对供应商资质和真实性、合法性的审查，制定采购清单，建立和健全供应商的网络体系，新增加的供应商信息都应当加入到供应商网络体系。企业还可以委托相关的中介公司对供应商的资质和信用进行全面的调查，相关部门要以公平、公正以及竞争的新原则来加强对供应商的选择。与此同时，要与供应商签订质量保证协议。企业也可以建立供应商淘汰制度，对于其提供产品的质量、价格、及时性、资信以及经营状况等对供应商进行考核和评价，提出淘汰供应商的信息，在考核之后要对其进行合理的调整。

供应商的选择要有完善的评价标准，要从物资质量以及企业需求等方面综合考虑，要采取公开竞标的方式选择供应商，杜绝暗箱操作、指定代理。

（五）物资验收要严格把关

企业要根据自身的实际情况制定相应的验收制度，并对所采购的物資进行严格的验收。如果验收不合格或者在验收的过程中出现一些突发的情况，要立即终止验收并第一时间通知企业相关部门，有关部门要对问题迅速做出处理。

通过对采购验收计划的不断完善，对不同的物资进行验收，相关的工作人员也要依据采购合同以及质量检验部门所出示的质量检验证明，关注采购合同、发票等原始数据，确保所采购的数量、质量以及规格型号核对一致。对验收合格的物资，在填写到库单据时，将单据传送给财务会计部门。在物资入库之前，采购部门要对质量保证、商品的检验证书或者合格证书等文件进行仔的检查。在验收的过程中，如果含有技术性比较强、大宗的货物或者稀有物资，要建立专门的试验对其进行测试，必要时还要通过相关机构或者聘用的专家进行验收。如果在检验过程中存在异常的状况，例如没有采购合同或者超额采购物资、毁损物资等现象，相关的检验机关要及时把具体情况上报给企业管理的相关机构，便于查出原因并对这些问题进行及时有效地处理。对于不合格的物资，还要办理接收、退货以及索赔等相关的事宜。对于延迟交货者因为生产建设而带来的一些损失，要依据签订的合同进行赔偿。

（六）签订和规范采购合同

合同在签订之前，对虚拟签订协议的供应商进行资格以及信用状况的风险评估，框架协议的签订要应用竞争的制度，有效地保障供应商对合同的的履行能力。可通过模拟签订采购合同，对合同条款进行准确的描述，明确合同双方的权利、责任和利益。依照规定签订相关的采购合同，对影响比较大、涉及比较高的专业技术或者含有比较复杂法律关系的合同，与相关法律人员进行谈判，在必要的时候还可以外聘专家参与到采购的工作中。在重要的物资验收量与合同量之间允许存在差异的范围，并对此做出统一性的规定。

企业在采购的过程中，要订立规范的采购合同，可安排专人对合同进行管理，在合同中明确规定双方的权利和义务，以及违约的行为和代价，出现问题依法办事。

结语：企业采购关系到企业的利润和产品的质量问题，加强企业采购各个环节风险控制，为企业的生存和发展提供强有力的保证。（作者单位：吉林省三河矿业开发有限公司）

参考文献：

[1] 郑智清.试论企业采购的风险控制（J）.行政事业资产与规格，2013，12（28）.

[2] 赵泽莲.企业采购风险控制探索（J）中外企业家，2013，10（15）.