《安徽中医药大学学报》远程稿件处理系统作者模块介绍

曹 健，姚实林，张 倩

(《安徽中医药大学学报》编辑部，安徽 合肥 230038)

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《安徽中医药大学学报》远程稿件处理系统作者模块介绍

曹 健，姚实林，张 倩

(《安徽中医药大学学报》编辑部，安徽 合肥 230038)

为了更好地适应网络时代期刊出版的需要，提高办公效率，《安徽中医药大学学报》编辑部启用了北京勤云科技发展有限公司的远程稿件处理系统。3年来，本系统经过不断的个性化设置，运行良好，极大地方便了作者投稿、专家审稿和编辑加工。对其中作者模块的使用方法及使用注意事项进行介绍，旨在方便作者投稿。

远程稿件处理系统；采编系统；作者模块

期刊网络稿件采编系统(以下简称“采编系统”)是指以期刊社或编辑部内部局域网和Internet为基本平台，以数据库为中心，实现作者、编辑、审稿专家、编委四位一体的协作化、网络化稿件处理平台[1]。该系统可实现作者在线投稿和管理稿件，专家在线审阅稿件，编辑在线审阅及编辑稿件等功能，可明显提高办公效率，节约时间，加强编辑与作者、审稿专家之间的联系。

2011年12月，为了更好地适应网络时代期刊出版的需要，提高编辑部的办公效率，《安徽中医药大学学报》编辑部启用了北京勤云科技发展有限公司的远程稿件处理系统。3年来，经过不断的个性化设置，本系统运行良好，极大方便了作者投稿、专家审稿和编辑加工。兹对其中的作者模块使用方法及其注意事项进行介绍，以方便作者投稿及管理稿件。

1 注册和登录

作者在浏览器输入网址：http://xuebao.ahtcm.edu.cn，进入本刊采编系统首页，点击左上部“用户登录区”中的“作者登录”，即可进入到注册和登录界面。已有账号的作者可以直接输入账号和密码进行登录，没有账号的可以根据提示点击“新用户注册”进行注册。本刊采编系统默认以电子信箱为用户名，以后有关稿件处理的各种通知，如退修通知、录用通知都会发送到注册的电子信箱。作者需要设置账号密码，填写真实姓名、通信地址、工作单位、邮编、手机号码等信息，其中带“*”者为必填项目。通信地址务必填写详细，手机号码务必准确，尤其是在读研究生需要填写有效的通信地址，以免影响以后与编辑部的及时联系。

各项信息填写完成后点击“提交”，系统会提示“注册成功”，注册成功后系统会自动发送电子邮件和手机短信提示作者注册成功。作者首次登录后或间隔较长时间再次登录后，会跳转到个人信息更新页面，如有个人信息变动，可以直接修改，如无，可以直接点“下一步”跳过该页面。

2 在线投稿

作者登录后，可在“投稿工作区”看到本刊的投稿注意事项。作者在了解投稿注意事项后，即可以点击左侧“稿件管理”中“投稿”选项，进入投稿页面。如作者是首次投稿，应先查阅本刊网站首页“投稿须知”(此为超链接)；如作者事先已了解本刊“投稿须知”，可直接点击“下一步”。点击后进入“版权转让协议”页面，点击“同意”后，进入“文件上传”页面，进行稿件的上传。页面最上部是关于投稿的一些说明，作者投稿前应仔细阅读。本页面主要有两个功能区，一是稿件上传区，点击“插入全文”→“选择文件”，找到稿件所在磁盘位置，打开稿件，点击“上传”，即可实现稿件的上传。所上传的稿件大小以2 M以内为宜。若稿件占用的磁盘空间过大，上传和下载的时间就会较长，可导致服务器拥堵，从而影响他人对本刊网站的访问。对于占用磁盘空间过大的稿件，应将文中图片打成压缩包，再以附件形式上传(投稿时“文件上传”界面对此有详细说明)。二是附件上传区，可上传与稿件相关的文件，如稿件中原始图片、投稿介绍信和项目任务书首页复印件、原始数据等。建议作者投稿时能一次性上传这些文件，以增加稿件被录用的几率。如需要上传的附件超过2个，可点击“添加其他附件”以增加上传附件的数量。如暂无需要上传的附件，可点击“下一步”，进入“填写稿件信息”页面。此页面主要包括稿件信息的填写和作者信息的填写。稿件信息的填写内容主要是稿件的中英文标题、中英文关键词和中英文摘要等，本刊未将这些设为必填项目，但作者宜填写完整，将原稿中相关内容复制到需要填写的位置即可。另外“拟投栏目”是必填项目，可通过下拉菜单选择。需要说明的是，原先将稿件信息的填写设置为元数据自动提取，但有些作者在稿件信息自动提取后而不认真核对，常常会出现错误的稿件信息，故元数据自动提取功能已被关闭，需要作者手工填写稿件信息。作者信息主要包括姓名、出生年月、工作单位、通信地址等，这些就是作者的注册信息，作者仅需再次核对。如果作者有多位，建议将其他作者信息也补充完整。另外，第一作者若不是通信作者，可以点击“添加更多作者”来添加通信作者。参考文献检测的方法：将稿件中参考文献复制到“参考文献”框内，然后点击“参考文献检测”，系统会自动将作者提供的参考文献与中国知网、万方知识服务平台等数据库中文献进行比对，对录入有误的参考文献会给予提示。另外，页面底部还提供了文献类型和电子文献载体标志代码的规范格式供作者修改时参考。以上操作完成后，点击“下一步”进入“推荐审稿人和回避审稿人”页面。因为本刊有一支学科门类较为齐全的审稿专家团队，所以作者可直接跳过这一步。作者若认为自己稿件的学术水平较高或比较前沿，一般审稿人驾驭不了，可以推荐审稿人，以供编辑送审稿件时参考。最后，一定要确认投稿。对前面几个操作步骤进行检查，若发现有错误的地方，可以点击“上一步”一直返回到出错的那一步；若投稿过程中没有错误，应点击“完成”以完成投稿。作者投稿成功后，会收到系统自动发送的收稿回执。

3 稿件管理和查询

投稿成功后，作者可以随时登录本刊采编系统，查阅稿件的处理进展，进行稿件的管理。也可以根据电子邮件和手机短信的提示，登录本刊采编系统进行稿件的管理。

对学术水平较差而不能录用的稿件，编辑会直接作退稿处理。当稿件经过“三审”后，对一些学术价值较高，行文比较规范的稿件，编辑会优先予以录用。对一些有录用可能而尚待完善的稿件，编辑会退给作者修改，一直到符合发表要求为止。作者除了收到系统自动发送的收稿回执、稿件审回的电子邮件通知外，有时还会收到编辑的退修通知。当作者收到通知后，即可登录系统查看稿件状态，并进行处理。

作者登录后，可以随时查询稿件的处理进展。①如果稿件状态是“新到稿件”，则说明该稿件虽然投稿成功，但编辑尚未对稿件进行初审。②如果“稿件状态”是“直接退稿”“不宜采用”“改投他刊”的，说明稿件初审时未通过，编辑已作退稿处理。可以点击查看“审稿意见”，了解稿件被退的原因。③如果稿件状态是“评审”，说明稿件的学术水平尚可，已经被送给同行专家进行评审。④如果稿件状态是“评审已审回”或“评审意见部分返回”，说明全部或部分同行专家已完成了对稿件的同行评议，审稿意见已经发给责任编辑，等待责任编辑的处理。⑤如果稿件状态是“复审”或“终审”，说明稿件被送给同行专家进行复审或终审，此时作者需要等待稿件的复审或终审结论。⑥如果稿件状态是“修改后再审”“修改后发表”“修改后终审”，说明责任编辑已经组合了多位同行评议专家的审稿意见，将稿件发回给作者修改。作者应在“稿件管理”菜单中点击“待修改稿”，找到相应稿件，查看修改意见，然后下载“待修改稿”。作者一定要下载“待修改稿”，不要在以前版本的基础上修改稿件，因为这里下载的待修改稿件常包含审稿人及编辑的修改之处和针对稿件中相关问题的批注。作者应综合考虑这些修改意见，修改后再点击“上传修改稿”，进行修改稿的上传。作者应根据系统提示一步步完成修改稿的上传。修改稿上传完成后，“稿件状态”会变为“已修回”，这时作者需要等待编辑的处理。⑦经过同行评审的稿件，若符合录用要求，责任编辑会对稿件进行录用处理，“稿件状态”即变为“已采用”。对于已采用的稿件，责任编辑会通过系统以电子邮件形式发出论文录用通知书，并指派自己或其他责任编辑进行编辑加工。⑧责任编辑完成了稿件的编辑加工，退给作者修改和校对后，稿件状态会变为“一修”“二修”“三修”等(在对系统进行个性化设置时，一共设置了一修、二修、三修、四修、五修共5个编辑阶段)。作者在收到一修、二修、三修、四修甚至五修通知时，应按电子邮件说明登录本系统，在“稿件管理”菜单中，点击“待修改稿件”进行稿件的修改以及修改稿的上传，操作方法同上。作者还可以查看“处理历史”，系统对稿件的所有处理过程包括处理时间、处理类型、处理人以及处理内容都有详细的记录，有助于作者及时了解稿件处理的全过程。

4 版面费管理

作者在收到系统发送的关于录用通知的电子邮件后，就可以缴纳论文版面费了。作者可以通过邮局汇款或者支付宝在线支付。若通过支付宝在线缴费，请在“稿件管理”菜单中点击“版面费管理”，找到应交纳版面费的稿件，然后点击“在线支付”，核对相关支付信息后在线支付，系统会自动跳转到支付宝支付接口页面，完成版面费的在线支付。若代别人支付版面费，应在留言里注明第一作者姓名，以便核查。若通过邮局汇款，作者在成功汇款后，需登陆本系统，在“稿件管理”菜单中点击“版面费管理”，找到应交版面费的稿件，点击“汇款信息登记”来登记必要的汇款信息。

总之，网络采编系统的应用大大提高了编辑部工作的自动化、信息化，真正做到了无纸化办公，提高了工作效率。作者、审者登录后可以查看责任编辑的电子信箱和QQ号，这样在使用过程中若发现问题，均可通过电话、电子邮件或QQ与责任编辑及时联系，及时解决问题，实现了编者与作者、审者的及时互动。

[1]李明.期刊网络采编系统的应用[J].电脑知识与技术，2012，8(34)：8332-8336.

曹健(1980-)，男，硕士，编辑

G237.5;TP319

A

10.3969/j.issn.2095-7246.2014.06.028

2014-05-23)