浅析医院人事档案管理

2014-03-20郑慧，吴玮

卫生职业教育 2014年23期

关键词：管理工作档案管理信息化

郑慧，吴玮

（甘肃省中医院，甘肃兰州 730050）

浅析医院人事档案管理

郑慧，吴玮

（甘肃省中医院，甘肃兰州 730050）

人事档案管理水平与医院整体管理水平有直接关系，对医院长远、健康发展具有重大意义，是医院管理中的重要环节之一，但目前医院人事档案管理水平较为落后。本文通过对医院人事档案管理现状的探讨，提出人事档案管理应在思想认识、制度建设、信息化建设、人员配置等方面进行优化，以适应当前医院快速发展的趋势。

医院；人事档案；管理

医院人事档案是以个人为单位，记录和反映个人经历和德才表现，在人才引进和管理过程中形成的，以备查阅的文字性材料[1]。其形成过程是医院人才体系建立过程的映射。对医院来说，要想准确把握发展契机，提升医院发展潜力，必须加强医院人事档案管理。

1 目前医院人事档案管理工作的不足

1.1 档案资料的真实性和完整性有待考证

人事档案是一种文字性记载，对个人身份、经历等方面做了详尽的记录，与个人工资待遇、组织关系紧密联系，具有法律效应，是记载人生轨迹的重要凭证[2]。在记录档案过程中，因为涉及的信息大部分是过往资料，一方面填写过程中由于书写错误或不规范等原因造成信息不准确，另一方面信息收集过程中由于时间差异导致信息不完整，使人事档案的真实性和可靠性下降[3]。

1.2 档案管理制度滞后，与医院发展不协调

现行人事档案管理标准是1991年修订的中共中央组织部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》和1996年颁布的《流动人员人事档案暂行规定》，其内容相应保留着当时经济体制的一些特点，缺乏应有的发展活力[4]。另外，人事制度改革步伐较为缓慢，不能很好地适应经济体制改革的要求，而医院人事档案管理改革步伐较之更为缓慢。

在医疗卫生事业快速发展的今天，社会医疗卫生人才需求量不断增大，人才流动性也逐渐增强，合理的人才流动不仅有利于医院人才储备的更新，还有利于医院的快速健康发展。但由于医院人事档案管理制度较为落后，档案管理未纳入考核标准，管理考核机制不健全，这在一定程度上制约着人事档案管理工作的开展，影响着医院整体管理水平的提高。

1.3 档案管理手段陈旧，信息化程度较低

人事档案可以记载每个人的成长经历和思想发展，展现个人家庭情况和专业情况等，是个人信息的存储库。因其内容涉及个人隐私，因此档案管理需要专人专管，单独存放[5]。此外，档案信息收集时间相对较长，管理工作量较大。在此背景下，利用计算机管理医院人事档案成为一种趋势[6]。但医院人事档案管理信息化水平普遍较低，传统手工录入与整理信息现象仍普遍存在，缺少完善的管理软件和网络环境，这不仅不利于档案管理的信息化进程，不利于管理水平的提高，还易出现错误，降低了档案的真实性。另外，各个单位、地区使用的档案管理软件版本不一，软件之间兼容性较差，使得数据无法汇总，信息资源不能共享，造成资源浪费严重。

2 对策

2.1 转变思想观念，优化档案管理措施

在科学技术飞速发展的今天，医院档案管理水平较以往有了很大程度的提高。但索引目录和检索案卷目录仍为档案管理的主要方法。随着人们对档案管理认识的不断提高，电子储存与检索、现代化档案管理已被越来越多的人所接纳。故首先应提高医院管理者对档案管理的认识，明确档案管理的重要性，从医院领导干部到具体档案管理人员要跟上时代步伐，更新管理理念。其次，各级领导干部应深刻领悟相关文件精神，进一步加强对人事档案管理工作的指导，突破传统管理模式，立足于人事档案资源的开发与利用，充分发挥人事档案管理工作的优势[7]，加大宣传力度和资金投入，为人事档案的现代化、信息化创造条件。

2.2 建立健全医院人事档案管理制度

管理制度是人事档案管理工作顺利进行的重要依据，能保证人事档案管理工作的正常开展。制度建设既要适应社会主义市场经济体制下的人事制度改革新形势、医改新政策，又要遵循人事档案工作自身的发展规律，正如赵红[1]提出的，实行人事档案的社会化管理体制，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加快推进医院人事档案管理现代化、信息化建设

人事档案现代化、信息化管理是一个系统工程，包括档案信息资源的有序整理、信息网络的建设、信息技术的应用、档案信息与其他各类信息的综合集成管理、档案资源开发利用的信息化等多方面内容[4]。人事档案现代化、信息化管理是医院管理工作发展的必然趋势。在人事档案管理信息化进程中，需要将计算机作为辅助工具，利用计算机、扫描仪等多种现代化仪器对人事档案信息进行录入，并把图片、视频等音像资料变成数据资料，使书面档案和数据档案并存，方便查询[3]。

信息化档案管理作为一种有效的现代化人事档案管理方式，不仅在医院人事档案资料利用上，还在医院档案工作人员工作效率与质量上发挥了不可忽视的作用。实施医院人事档案信息化管理，不仅能够有效解决传统手工档案管理模式中存在的不足，还保证了医院人事档案管理的真实性、合理性与实效性，在促进医院合理、快速发展中具有重要意义[8，9]。

2.4 加快医院人事档案管理队伍建设

强化医院人事档案管理工作，就要从强化档案管理工作人员的管理意识、业务能力、创新思维等方面下工夫[10]。首先，在档案管理者选择上要以人为本，挑选具有良好综合素质、有一定现代科技知识水平、有较强获取信息能力的高等院校毕业生，为人事档案管理工作添砖加瓦[4]；其次，对档案管理者进行定期业务培训、宣传教育，提高其认识和工作水平[11，12]；最后，加强档案管理人员职业道德建设，提高其档案信息保密意识。

总之，人事档案管理是医院管理的重要内容之一，医院在加快硬件设施建设的同时应加强对人事档案管理的重视程度，在档案工作改革、“三化”（现代化、规范化和标准化）建设和法制建设方面做出调整和改变[13]，最大程度实现档案资源共享，充分发挥其优势，以满足新形势下医院改革发展需求。

[1]赵红.浅谈医院人事档案管理的现状及规划[J].中国新技术新产品，2012（1）：250.

[2]朱静.人事档案管理现状及应对措施之我见[J].管理学家，2011（12）：405.

[3]韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务，2012（17）：50-51.

[4]魏丽珍.刍议医院人事档案管理存在的问题与对策[J].现代医院，2012，12（2）：124-125.

[5]王萍，李咏梅.医院人事档案管理的现状[J].中国新技术新产品，2009（14）：256.

[6]赵忠云，康平.浅谈人事档案的计算机管理与利用[J].卫生职业教育，2003，21（3）：9.

[7]谭子文.学校人事档案管理存在问题与建议[J].卫生职业教育，2012，30（3）：36-37.

[8]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理，2014（4）：206-207.

[9]李晏菊.医院人事档案管理的信息化建设研究[J].现代企业教育，2012（1）：167-168.

[10]王丽丽.医院人事档案管理模式创新探究[J].管理学家，2012（14）：626.

[11]罗江玉.医院人事档案管理存在的问题与对策[J].中国管理信息化，2011，14（15）：89-90.