高校新建档案馆功能建设研究

高校新建档案馆功能建设研究

本文以高校新建档案馆功能为研究对象，介绍了新时期高校档案馆应具备的各种功能，为将要建设和已经开始建设档案馆的高校提供一些借鉴和参考。

高校；新建档案馆；功能建设

随着我国高等教育事业的发展，目前很多高校都建设了具备自身馆藏特色的档案馆。各高校档案馆在建设之初，除了要考虑到档案馆建筑结构的实用性外，还要考虑到档案馆功能建设的科学性。要建成一个现代化、多功能、适于高校教学、科研、管理和发展的档案馆，要具备以下功能：

一、储藏功能

高校档案馆的第一功能就是对高校各部门在教学、科研、管理等活动中生成的一切具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料进行保管和储藏。

（一）实现储藏功能的空间要求

高校新建档案馆首先要保证档案库房、办公区域及阅览区域三部分独立分开，再根据在校生的人数达标档案库房面积。新建档案馆的高校应根据自身的情况按比例增加档案馆库房使用面积，并预留出足够的档案库房空间，以备未来发展之用。

（二）实现储藏功能的对象要求

高校档案馆管理的对象就是高校各个部门在工作中所产生的各种类别和载体的档案，主要包括党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会共计十个类别。另外，声像载体档案也是高校档案的重要组成部分。高校档案工作者要将档案收集齐全，并按照全宗管理原则，对其进行科学的整理和保管。

（三）实现储藏功能的数字化要求

高校档案馆要进一步完善馆内的数字资源，加快档案数字化进程。首先，要逐步完成对原有纸质档案的数字化，另外，还应采用先进的数字化档案管理软件，对新生成的档案进行数字化归档，逐步实现信息存储数字化、信息传播网络化、信息资源共享化、利用服务多元化。

二、宣传教育功能

《高等学校档案管理办法》明确指出：高校档案机构应充分挖掘档案资源，采取多种形式，积极开展档案宣传工作，以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。而高校档案馆的宣传教育功能主要包括两个方面：

1.高校档案馆要对档案馆本身进行宣传介绍，包括馆舍结构、馆藏情况、功能介绍、规章制度、软硬件设施、服务指南、档案法规、工作动态等等，并在学校校园网主页上设立档案馆专栏，并通过设置各种链接让师生们对本校档案馆及档案工作有一个全面的了解。

2.高校档案馆肩负着对学校的历史和现状进行宣传的重任。有条件的高校可以在档案馆的基础上创建校史馆，使之成为爱国主义教育和校史教育的重要阵地，将高校档案馆变成爱国主义的教育研究中心，增强广大学生和教师对学校的了解和热爱。

三、服务功能

高校档案馆的服务功能是通过提供利用档案，为学校的各项教学、科研及管理工作服务得以实现的，这也对高校档案工作者提出了更高的要求。

（一）创新档案服务理念

高校档案工作者要强化主动服务意识，认真研究利用者的利用方向，由原来的实体管理向信息开发和服务方向转移，提供内容丰富的档案信息资源为高校的各项工作服务。

（二）丰富高校档案馆馆藏，优化馆藏结构，提高馆藏质量

高校档案部门必须加大档案收集力度，逐步建成门类齐全、结构合理、具备自身馆藏特色的高校档案馆，以满足学校乃至社会对档案馆的利用。

（三）加强档案信息化建设，实现互联网时代馆藏资源的共享

利用计算机技术及网络技术，实现服务手段的现代化，使利用者能快速、准确、便捷地查找到所需档案信息，提高档案的查全率和查准率。

（四）提高档案工作者的素质

高校档案工作者要进一步提高理论水平和业务能力，提供优质咨询服务，努力探索高校档案服务创新途径，为师生及社会提供优质服务。

四、编研开发功能

高校档案馆的编研开发功能是以高校档案馆馆藏的档案信息为编辑研究对象，以学校和社会对档案信息的利用需求为目的，通过研究各种载体的档案内容，对档案信息进行甄选、鉴别、研究、编辑，最终生成各种具有参考价值的文献资料，最终满足学校教学、科研、管理的利用需求，为学校和社会提供信息支持和利用。

1.各高校要加强档案编研方面的人力资源建设。档案工作者要加强学习，苦练内功，强化技能，不断提高编研工作水平。

2.各高校要立足于本校档案资源，充分利用档案馆馆藏档案资料，挖掘有用信息，实现对高校档案资源的深层次开发。

3.各高校要提高编研产品的质量。编研产品的选题要从学校的实际出发，紧贴学校中心工作，撰写出具有较高理论水平和实用价值的档案编研精品。

五、学习功能

高校档案馆的学习功能是依托档案馆的以上四种功能提出的，是以上四种功能的延伸和升华，也是高校文化属性的一种体现。

1.高校档案馆要经常性地举办各种主题的档案展览和档案编研成果展览，使参观者能直观地汲取到有用信息并身临其境感受到档案的价值，从而提高档案的保护意识。

2.定期举办档案知识讲座，对在校师生进行信息检索、利用等相关内容的培训，使高校档案馆真正成为高校的信息中心以及师生交流的平台，进一步拓展了档案馆传播知识和开展社会文化教育等多种功能。

六、总结

综上，高校档案馆的储藏功能是基础，宣传教育功能是重点，服务功能是中心，编研开发功能是关键，学习功能是拓展。高校档案馆的此五种功能相互支撑，相互促进，共同构建了一个全方位、多元化的高校档案馆功能体系。新建档案馆的高校要开发好档案馆的各项功能，为高校的教学、科研、管理服务，更好地发挥高校档案馆的作用。