浅析文书档案管理中存在的问题及对策

2014-03-17全红华

办公室业务 2014年23期

关键词：文书工作文书事业单位

浅析文书档案管理中存在的问题及对策

文书档案管理的优劣，是单位档案管理水平中，关键的衡量标准。文书档案管理工作，在单位的管理过程中发挥着重要的作用，单位的发展，需要把文书档案管理工作做好，因此文章讨论了如何保证文书档案管理的完整性与准确性。

文书档案；管理；对策

事业单位文书档案管理水平的优劣，对文书档案资料的质量、完整性和利用效果有着直接关系和影响，只有对文书档案管理工作进行管理，包括科学化和规范化，方可真正实现管理的价值，切实发挥文书档案的作用。

一、企业文书档案管理现状

（一）对档案管理工作认识不充分

目前，在文书档案的管理方面，事业单位还存在着许多问题，必须要先具备一个清醒的认识，加强文书档案管理工作的开展。虽然文书档案的管理不能给事业单位带来直接效益，对事业单位的可持续发展但从长远意义上来讲具有重要作用。很多事业单位忽视事业单位的文书档案管理工作的重要性并没有明确这一点，对企业管理制度的有效实施具有极大的制约性，对事业单位的发展严重阻碍。第一，事业单位领导者在这方面不够重视，总是要求事业单位效益的最大化，只追求短期的短暂效益，忽视事业单位的长远发展，对事业单位文书档案管理工作投入不够。第二，在这方面事业单位员工也不够重视，员工也是单纯的认为这一工作是个冷门，事业单位文书管理工作没有技术含量，因此没有绩效，造成工作不上心工作效率低工作质量低，没有积极性，这样很容易出现管理上的错误。

（二）文书、档案链接混乱

文书和档案在文书档案管理工作中是两个不同的工作项目，它们在一定程度上，相互区别也相互连接并相互影响。文书工作是完成档案工作的必要条件，所有的档案工作都是以文书工作的顺利完成为基础的。正因为如此，它们互相又制约者、影响着，所以两个工作能够有效完成的重要保障前提是两个工作的链接顺利，其意义是很重大的。但很多事业单位还存在着许多问题，在文书工作和档案管理工作中文书和档案的衔接不当，这是这些问题中最主要的部分，因为文书工作的不规范不准确，造成档案管理工作混乱是经常的，对文书管理工作的正常运行有严重影响，对文书档案管理工作的效率降低了，严重影响档案的质量。

（三）员工质量不高

很多事业单位聘请的档案人员，大都缺乏专业的档案管理知识，很多人在入职前都没有经过专业的工作培训，在档案分类档案管理的认识上，是比较模糊的且操作也不够熟练，个人专业素养缺乏，工作效率、工作质量都得不到保障。并且随着社会的不断发展信息化的不断普及科技的不断进步，对事业单位掌握的有效信息要求也越来越多，需要事业单位文书档案的管理工作也要向着信息化的方向发展，在具备专业的文书档案管理知识和数量的工作技巧以外，还要求文书档案的管理人员，在管理时要运用好计算机操作。

二、文书档案管理工作加强措施

（一）完善工作程序及管理制度

按照规范程序和制度严格来办理公文，确保合理有效的工作并在文书档案管理中建立管理程序和管理制度。建立工作程序和管理制度时，为了避免途中会再次有人员发生误差因此要详细的说明，让制度操作性强简捷明确。不管任何人员在档案工作操作过程中，且都要严格执行规范制度，对公文审核签发的制度更好执行遵守，禁止发无效公文并禁止滥发文件等。仔细阅查审核档案和公文，公文文体格式要标准正确，确保文件附件齐全，签发手续要完善等等方面，进行下一个流程前需要都符合签发标准，然后为了避免文件发生问题，在签发前还需再次复核若是出现修改文件内容的情况，需要进行严格的复审程序以防纰漏。

（二）搞好文书工作和档案工作的规范

衔接文书与文书档案管理工作二者之间相互关联，档案是文件的源头，文件是档案的基础。文书工作的好坏是先决条件也是文书档案管理的水平的前提。文书和档案工作一体化还要进一步完善效果，所以文书人员具有较强的档案意识是必要的，对档案管理人员的指导和监督虚心接受，对相关的法律法规认真遵守，通过认真执行完善的立卷归档制度在实际工作中确保文件收集完整，确保档案及时和准确，通过划分组合科学分类，形成有机的联系的文件材料。应严格执行档案归档管理制在度档案管理部门的执行，紧密关注文件资料的收集整理和接收工作，严格按照规定认真核对新接收的档案资料，不合格的文件严格按照要求返回，要重新进行整理再接收，档案保管期限表要定期鉴定严格按标准核查填写，必须要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续处理对文书档案的利用工作，及时催还未按时归还的档案，及时归位归还的档案，档案的保护和统计工作要认真做好。

（三）文书档案的收集工作的加强

文书档案管理的收集工作是非常重要的且需要细心。收集范围在文书档案收集工作中要明确规划，把要收集的分类划分，并统一遵循立卷管理，建立相关规范，确保文书档案的整理和案卷及组卷等的质量。要严格把关资料在审核收集过程中是否达到标准。要制作详细的规范流程，其中包括：标题制作和正文提炼及附件、还有印发科室和文件选用及发文范围、还有文号编发和标题字形等，相应的规定档案管理人员要严格执行。除了信息收集工作还要利用计算机网络等，对文书档案管理的基础性工作要认真做好，对档案部门的参谋作用要切实的发挥出来。

（四）提高档案管理工作人员的整体素质

单位应该聘任专业的档案管理工作入员，安排负责较为高级和专业资料的整理，工作中应积极把各相关部门的人员和文书档案管理人员及时沟通，进行档案法律法规和相关业务知识培训定期培养各业务部门的兼职档案员的管理意识，各部门的档案收集工作要认真指导和监督，档案收集渠道要保障畅通，档案部门的作用切实发挥起来。另外对新从事文书档案管理的工作人员，要进行岗前培训规范管理进行持证上岗制度。