浅析卫生监督机构的档案管理及注意事项

2014-03-17蒋立辉

办公室业务 2014年23期

浅析卫生监督机构的档案管理及注意事项

市场经济体制的确立，使得我国卫生监督机构的档案管理进入新的发展阶段，做好档案管理工作，能够推动我国卫生体制的发展与变革。本文先是对卫生监督机构档案管理中存在的问题进行概述，又详细阐述了卫生监督机构的档案管理的注意事项。

卫生监督机构；档案管理；注意事项

卫生监督机构①严重影响我国人民的身体健康，属于社会主义法制建设中不可或缺的组成部分，是在我国国家卫生行政部门授权的一种卫生监督机构。随着我国卫生体制的不断完善，我国的卫生监督机构也发生了很大变化，档案管理也随之发生变革，进入新的发展阶段。卫生监督机构如何在市场经济背景下发挥作用，做好档案管理是非常重要的。笔者结合多年的工作经验，对卫生监督机构档案管理与注意事项进行阐述，以推动我国卫生监督机构档案管理的发展。

一、卫生监督机构档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识浅薄，且利用效率较低

随着我国《档案法》的实施，卫生监督机构建立三级档案管理网络，但是在实际应用中，领导干部没有认识到档案管理的重要性，普遍认为档案管理可有可无，造成有的工作人员为了方便，将档案材料放在办公桌上，造成档案材料的缺损与损坏。单位领导忽视档案管理，导致档案管理工作的不规范，规章制度落实不到位，档案利用率不足②，对档案工作的开展造成不良影响，影响档案管理质量。

（二）档案管理人员素质参差不齐

档案管理工作人员的素质对档案管理的质量与水平产生直接影响，且我国档案管理工作人员的配备极为随意，不存在专业的档案管理人员，均是办公室文秘兼职完成的，因此在人才选拔与培养过程中，只过分关注工作人员的继续医学教育与专业技能，并未将档案管理纳入考核范畴，因此也就严重缺乏档案管理的专业技能的培训，缺少活力与创新，造成档案管理一直沿用经验，档案管理专业知识更新较慢，导致档案管理质量较差。

（三）档案管理制度有待完善

在实际档案管理操作中，未存在完善的档案管理制度与工作岗位职责，有的虽然有规章制度的存在，并未将其纳入岗位责任制与岗位考核中③，因此部分工作无据可依，导致档案管理的效率较低，档案管理的研究不足，严重影响档案管理的目标。

二、卫生监督机构的档案管理的注意事项

（一）提高档案管理人员的意识，加强宣传

卫生监督机构依法进行档案管理，是对我国档案法的一种体现。卫生监督机构的领导干部需要给予档案管理足够的重视，并与实际相结合，做好档案管理领导班子的调整，提高档案管理的力度，并将档案管理的长远目标与卫生监督机构的工作目标相结合，以明确岗位责任制④，并与工作人员的日常考核相结合，真正实现认识到位、措施到位、组织到位。卫生监督机构将培养专业的档案管理人员归进本机构的人才培养的范畴，提高宣传力度，并积极开展继续教育、外出参观学习、培训班等多种形式的活动，提高档案管理人员的意识与专业知识水平认识到档案管理的重要性。

（二）重视档案管理人才队伍的建设

为了保障卫生监督机构档案管理工作的可持续发展，重视人才队伍的培养非常重要，因此在市场经济背景下，卫生监督机构要重视档案管理人才的选拔与培养，重视管理人员的作风、政治面貌以及责任心等，定期进行档案管理专业知识的培养，从而提高档案管理人员的档案管理专业技能，例如：收集、鉴别、归档等。卫生监督机构的领导要重视档案管理人员的福利待遇，并对管理人员生活中遇到的难题进行解决，从而将管理人员留在档案管理工作中，充分发挥以情留人、以待遇留人的作用，积极为档案管理人员创造条件，提供深造的机会，以此提高档案管理人员的工作主动性与积极性。

（三）完善档案管理制度

在档案管理工作开展的过程中，最重要的就是完善档案管理制度，为档案管理工作的开展提供便利，使得档案管理工作有法可依，例如归档制度、档案利用制度、登记制度、档案收集、档案保管等制度，完善档案管理制度，并以书面文件的形式进行传达⑤，最好做到档案管理中每个步骤都有与其相对应的制度存在，使得档案管理的收集、积累、整理以及形成等多种操作中都有据可依、有理可循。做好档案管理人员的日常考核，严格按照制定奖惩制度执行，保证档案管理中的考核结果与卫生监督机构中的考核同步，提高档案管理人员的重视程度。